Déclaration de télétravail obligatoire dans le contexte de la crise du Coronavirus

Actuellement, le télétravail reste obligatoire dans toutes les entreprises et pour l'ensemble du personnel, sauf si la nature de la fonction ou la continuité de l'entreprise, des activités ou de la prestation de services le rend impossible.

Dans le même temps, le gouvernement a décidé que le contrôle du respect du télétravail devait être renforcé. En conséquence, à partir d'avril 2021, tous les employeurs devront soumettre à l'ONSS un nombre limité de données pour chaque mois (déclaration de télétravail). Cela doit se faire via un outil sur le site web de l'ONSS. Les entreprises des secteurs fermés obligatoires qui n'exercent actuellement aucune activité sont exemptées de cette obligation d'enregistrement.
 

1.    Le nombre total de personnes occupées dans l'entreprise (par unité d'établissement) le premier jour ouvrable du mois

D'une part, vous devez indiquer le nombre de personnes employées dans l'entreprise le premier jour ouvrable du mois. Votre entreprise compte-t-elle plusieurs unités d’établissement ? Vous devez ensuite l'enregistrer par unité d'établissement.

Vous devez non seulement déclarer le nombre total de personnes que l'entreprise emploie, mais aussi les flexi-travailleurs, les intérimaires, le personnel d'un autre employeur qui travaille structurellement dans l'entreprise, les personnes qui travaillent structurellement en tant qu'indépendant (par exemple le gérant, le conjoint collaborateur), etc.

2.    Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise qui exercent une fonction qui est incompatible avec le télétravail. 

D'autre part, vous devez également indiquer le nombre de personnes ayant une fonction incomptable avec le télétravail. Si l'entreprise possède plusieurs unités d’établissement, cet enregistrement doit également être effectué par unité d'établissement. Il s'agit plus précisément des personnes qui ne peuvent pas faire de télétravail, même partiel ou occasionnel. Les employés qui peuvent télétravailler à temps partiel ou à temps plein n'ont pas besoin d'être enregistrés.

La détermination d'une fonction qui est incompatible avec le télétravail est faite par l'employeur en concertation avec votre service de prévention (interne ou externe) et, à défaut, avec la délégation syndicale ou en concertation avec les travailleurs. 

Les personnes qui sont exceptionnellement présentes, par exemple parce qu'elles doivent collecter du matériel ou imprimer certains documents, peuvent le justifier et ne doivent pas être incluses dans le nombre de fonctions incompatibles avec le télétravail. Cela s'applique également aux membres du conseil d'administration et aux personnes qui font partie de la hiérarchie (par exemple, les contremaîtres, les chefs d'équipe,...).
 

La déclaration de télétravail décrit la situation au premier jour ouvrable du mois. Vous devez présenter cette déclaration au plus tard le sixième jour civil du mois :

• La situation au premier jour ouvrable du mois d'avril 2021 doit être communiquée au plus tard le mardi 6 avril 2021. -    Cela a été reporté au 18 avril 2021. 
• La situation au premier jour ouvrable du mois de mai 2021 doit être communiquée au plus tard le jeudi 6 mai 2021 ;
• La situation au premier jour ouvrable du mois de juin 2021 doit être communiquée au plus tard le dimanche 6 juin 2021.

En d'autres termes, vous devez effectuer cette déclaration sur une base mensuelle.
 

L'inscription se fait via un outil en ligne fourni par l'ONSS et accessible en ligne sur 
https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/coronavirus/index.htm

L'ONSS propose également une FAQ en ligne avec un aperçu des questions fréquemment posées sur la nouvelle obligation de déclaration du télétravail.

Important à savoir : vous pouvez donner accès à l'outil à une personne autorisée afin d'enregistrer les numéros par établissement. En outre, il est possible d'apporter des modifications à la déclaration, de sorte que la dernière déclaration transmise remplace les précédentes.
 

Avec cette obligation d'enregistrement, le gouvernement ne veut pas pénaliser les entreprises, mais les sensibiliser à la nécessité du télétravail. En outre, il veut se faire une idée du nombre de fonctions incompatibles avec le télétravail dans les entreprises belges. Les services d'inspection sociale utiliseront ces données comme point de référence lors de leurs contrôles. Ceux qui ont une fonction de télétravail mais qui sont toujours présents dans l'entreprise doivent encore pouvoir le justifier (par exemple au moyen d'une attestation de l'employeur).

Toutefois, les employeurs qui ne se conforment pas à l'obligation d'enregistrement ou qui ne le font pas à temps courent un risque. Ils peuvent être punis d'une sanction telle que prévue par le Code pénal social.

Vous avez des questions sur ce sujet ? Baker Tilly vous aide à déposer la déclaration de télétravail de manière fluide et correcte au nom de votre entreprise.
 

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En tant que client de Baker Tilly, vous pouvez contacter Lieven Nissens, HR Consultancy Director, ou votre gestionnaire de dossier.
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