Elargissement des informations à reprendre sur les fiches concernant les frais propres à l’employeur

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A partir du 1er janvier 2022, le montant total des remboursements de frais propres à l'employeur devra toujours être renseigné sur les fiches individuelles. Cela signifie que non seulemen les indemnités fixes, mais aussi les remboursements basés sur des pièces justificatives devront être mentionnés sur les fiches. Cette mesure est applicable tant aux employés (fiche 281.10) qu'aux dirigeants d’entreprise (fiche 281.20).

Les frais propres à l'employeur sont des frais que le salarié supporte dans le cadre de son contrat de travail, mais qui sont en principe à charge de l'employeur. Pour le remboursement de ces frais, l'employeur a le choix entre rembourser le montant réel des frais (par exemple sur la base de factures) ou de manière forfaitaire. Dans le premier cas, il s’agit d’indemnités variables. Lorsque les frais sont remboursés de manière fixe, on parle d’indemnités fixes. 

Aujourd'hui, l'article 57 du Code des impôts sur les revenus 1992 (ci-après dénommé CIR92) stipule que les indemnités forfaitaires (frais remboursés sur une base forfaitaire) ne sont considérées comme des frais professionnels que lorsqu'ils sont justifiés par des fiches individuelles (à savoir la fiche 281.10 pour les employés et la fiche 281.20 pour les dirigeants d'entreprise). Jusqu'à présent, pour le remboursement des frais sur la base de pièces justificatives, il suffisait de mentionner "OUI pièces justificatives" sur la fiche.
 

La loi du 27 juin 2021 (Moniteur belge du 30 juin 2021) a ajouté un deuxième alinéa à l'article 57 CIR 92 : les indemnités variables (frais remboursés sur base de pièces justificatives) accordées à partir du 1er janvier 2022 devront également être justifiées par l'employeur au moyen de fiches individuelles. Cela signifie qu'à partir de cette date, le montant du remboursement devra être indiqué sur les fiches. Le fait de ne pas le renseigner n'a aucune incidence sur la non-déductibilité dans le chef de l'employeur, comme c'est le cas pour les indemnités forfaitaires. Toutefois, une amende administrative comprise entre 50 et 1 250 euros peut être infligée en cas de non-respect de cette obligation.

En outre, la circulaire 2021/C/20 relative aux interventions de l’employeur dans le cadre du travail à domicile stipule qu'à partir de cette même date, le montant total de tous les remboursements de frais (tant forfaitaires que variables) doit être reporté sur la fiche fiscale. Aujourd'hui, ce n'est le cas que pour les remboursements forfaitaires qui ne sont pas basés sur des normes sérieuses. 

Les indemnités variables devront également être renseignées à partir de 2022.

Cette modification de la loi s'inscrit dans le cadre plus large de la législation contre le blanchiment d'argent et dans le contexte actuel où le travail à domicile et le remboursement des frais de l'employeur qui y sont liés prennent de plus en plus d'importance. De cette façon, il existe une base légale pour déclarer les indemnités fixes et variables aux autorités fiscales. Bien entendu, cela facilitera également le contrôle d’un éventuel double emploi entre des indemnités forfaitaires et le remboursement des dépenses sur la base de pièces justificatives.  

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