Nouvelles obligations en matière de fiches pour les dépenses propres à l'employeur ou à l’entreprise à partir des revenus de l’année 2022

À partir des revenus de l'année 2022, vous devrez tenir compte des nouvelles obligations en matière de fiches. Les autorités fiscales veulent pouvoir contrôler beaucoup mieux les remboursements de frais. Pour chaque type de remboursement, le montant devra figurer sur la fiche.

A partir des revenus de l’année 2022, vous êtes tenu de mentionner tous les remboursements de frais fixes et variables sur les fiches 281.10 (salariés) ou 281.20 (dirigeants d'entreprise). Ces remboursements ne sont pas imposables pour le salarié ou le dirigeant d'entreprise s’ils sont destinés à couvrir des dépenses raisonnables de l'employeur ou de l'entreprise et si ces indemnités ont été effectivement affectées à de telles dépenses.

Il existe trois types de dépenses propres à l'employeur ou à l'entreprise :

1. Indemnités forfaitaires ou fixes selon des normes sérieuses : il s'agit notamment de l'indemnité forfaitaire de déplacement entre le domicile et le lieu de travail pour les employés, de l'indemnité kilométrique pour les déplacements de service ou de l'indemnité pour frais de séjour similaire à celle prévue pour les agents de l’Etat (sous certaines conditions), des indemnités pour frais spécifiquement acceptées par le service des décisions anticipées et des indemnités déterminées de manière sérieuse sur la base d'observations répétées et de contrôles ponctuels.
2. Des indemnités forfaitaires ou fixes non établies selon des normes sérieuses.
3. Remboursement de dépenses basées sur des pièces justificatives

Sur les fiches 281.10 (salariés) et 281.20 ( dirigeants d'entreprise), vous devrez mentionner ces trois différentes catégories, ainsi que le montant correspondant. Pour la première et la troisième catégorie, la simple mention du "OUI" ne suffira plus.

Le remboursement peut également être effectué en créditant le compte courant d'un dirigeant d'entreprise. Vous devez également mentionner ce remboursement sur la fiche.

Nous vous recommandons donc de payer les dépenses propre à l'employeur ou à l'entreprise autant que possible avec une carte de débit ou de crédit de l'employeur ou de l'entreprise. De cette façon, vous aurez moins d'obligations administratives lors de la préparation des fiches.

Pour la troisième catégorie, sur base d'une question parlementaire de M. Christian Leysen (dd. 09/03/2022), le remboursement d'une dépense propre à l’employeur ou l'entreprise sur la base d'une facture légalement valable au nom de l'employeur ou de l'entreprise ne devra pas être mentionné sur la fiche.

En cas d'indemnités fixes, outre une amende administrative, une cotisation au titre de commissions secrètes (100 % de l'indemnité) peut être appliquée à l'impôt des sociétés.

Pour les indemnités variables, une fiche incomplète ne peut entraîner qu'une amende administrative.

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