Obligations supplémentaires concernant l'enregistrement UBO

Depuis le 31 octobre 2018, chaque société, ASBL et fondation est tenue d'inscrire ses bénéficiaires effectifs dans le registre UBO. Cette obligation d'enregistrement a maintenant été étendue. Ces obligations supplémentaires s'appliquent également à tous les enregistrements UBO existants. Ces nouvelles obligations sont décrites ci-après.

L'arrêté royal du 23 septembre 2020 a étendu les obligations relatives à l'enregistrement UBO. Non seulement des informations supplémentaires doivent être fournies, mais des documents doivent désormais être ajoutés à chaque enregistrement UBO. Il est important de noter que ces changements s'appliquent à tout enregistrement après l'entrée en vigueur de cet arrêté royal, mais aussi à tous les UBO déjà enregistrés.

Un premier changement important est l'obligation d'ajouter au registre UBO un document qui démontre que les informations concernant les bénéficiaires effectifs sont "adéquates, précises et actuelles". Toutefois, l'arrêté royal ne précise pas spécifiquement quels documents doivent être ajoutés. Le SPF Finances précise sur son site web que les documents suivants peuvent être ajoutés : une copie du registre des actions, des statuts, un pacte d'actionnaires, un acte notarié ou tout autre document (légalisé si provenant d'un pays tiers). L'évaluation de la question de savoir si un document particulier prouve que les informations enregistrées sont "adéquates, précises et actuelles" est laissée à l'appréciation du redevable d'informations lui-même.

Pour les entités dont les bénéficiaires effectifs sont facilement identifiables, cette exigence de documentation sera facile à respecter. Par exemple, une société dont les actionnaires (personnes physiques) détiennent chacun 50 % des actions. Une copie du registre des actions sera une preuve suffisante. Mais les actionnaires ne sont pas toujours des personnes physiques, il existe souvent une société holding ou même toute une cascade d'entités intermédiaires. Dans un tel cas, non seulement toute la cascade d'entités intermédiaires doit être enregistrée, mais aussi les documents nécessaires relatifs à cette structure entière. La question est de savoir si, dans ce cas, par exemple, un organigramme du groupe suffira.

Une autre question pratique est de savoir quels documents doivent être fournis lorsque les bénéficiaires effectifs d'une société appartiennent à la troisième catégorie (dirigeant principal). Les administrateurs sont souvent qualifiés de dirigeants principaux. Leur nomination apparaît alors dès leur enregistrement à la BCE. Des documents supplémentaires doivent-ils être ajoutés ? Les enquêtes auprès du Service public fédéral Finances montrent qu'il est nécessaire de prouver que personne ne peut être considérée comme un UBO de la première catégorie (plus de 25% du capital et/ou des droits de vote) et/ou la deuxième catégorie (contrôle par d'autres moyens). L'ajout d'une copie du registre des actions qui montre que personne ne détient plus de 25% des actions est-il une solution ? En théorie, oui, mais d'un autre côté, vous n'êtes pas obligé de divulguer les détails des actionnaires qui ne sont pas considérés comme UBO. Et ces actionnaires ne veulent probablement pas non plus que leurs données soient communiquées. Rendre certains documents anonymes pourrait être une solution dans ce cas.

En bref, il s'agit d'une nouvelle obligation supplémentaire qui soulève encore beaucoup de questions pratiques. Il est prévu que le SPF Finances complète sa FAQ sur ce sujet (voir : https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register). Toutefois, à l'heure actuelle, l'incertitude est encore grande.

Quoi qu'il en soit, il faut maintenant agir. Toutes les entités qui ont enregistré leur UBO avant le 11 octobre 2020 ont encore jusqu'au 30 avril 2021 pour se conformer à cette obligation. Pour les nouveaux enregistrements ou les modifications après le 11 octobre 2020, ces documents avaient dû en principe être ajoutés immédiatement. Si vous ne l'avez pas encore fait, il est recommandé de le faire le plus rapidement possible. Les violations des règles UBO peuvent entraîner une amende comprise entre 250 et 50.000 euros pour les administrateurs de l'entité concernée 

Les modalités pratiques du téléchargement de ces documents sont décrites dans les manuels d'utilisation pour les représentants légaux ou les mandataires sur le site web :

• ­    Pour les sociétés : https://finances.belgium.be/sites/default/files/UBO-Manuel%20d%27utilisation-Representant%20legal.pdf
• ­    Pour les ASBL et les fondations : https://finances.belgium.be/sites/default/files/RepresentantLegal_ASBL.pdf

Il est bon de savoir que les documents ajoutés ne sont visibles que par les autorités compétentes.

Une deuxième modification importante s'applique aux sociétés ayant des bénéficiaires effectifs indirects, c'est-à-dire la situation dans laquelle l'UBO (personne physique) détient, par le biais d'une ou plusieurs entités intermédiaires, plus de 25 % du capital et/ou des droits de vote. 

L'arrêté royal mentionne désormais explicitement que toutes ces entités intermédiaires doivent s'inscrire dans le registre UBO (au lieu d'une inscription indiquant une moyenne pondérée). Comme la FAQ du Service public fédéral Finances indiquait déjà que chaque entité intermédiaire devait être enregistrée, cela signifie en pratique un ajustement pour quelques entités.

Autre élément nouveau : lorsqu'une société enregistre des UBO de la deuxième catégorie (contrôle par d'autres moyens), elle doit désormais indiquer explicitement comment ce contrôle est exactement exercé.  

Depuis l'introduction du registre UBO, un UBO peut demander que tout ou partie des informations le concernant soient dissimulées. Cette demande n'est accordée que dans des circonstances spécifiques. Si cette demande est refusée par l'administration compétente, un UBO peut désormais, sur la base de la législation modifiée, déjà introduire une nouvelle demande deux mois après réception de la décision négative de l’administration du Trésor, soit par voie électronique, soit par lettre recommandée. Si nécessaire, le UBO peut également demander à être entendu oralement. 

Enfin, il faut garder à l'esprit que tout changement concernant un UBO doit être enregistré dans un délai d'un mois. Les entités déclarantes doivent également confirmer chaque année les données qu'elles ont enregistrées. Pour des raisons techniques, le SPF Finances a automatiquement confirmé toutes les informations pour 2020. Par conséquent, si l'enregistrement de l'UBO n'a subi aucune modification entre-temps, la prochaine confirmation annuelle doit être effectuée au plus tard le 30 avril 2021. Un mois avant la date limite de confirmation annuelle, l'administration enverra un rappel à l'entité obligée via l'eBox (à consulter via MyMinfin).

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