Télétravail : Quelles sont les interventions possibles pour l’employeur?

Le 26 février 2021, l'administration fiscale a publié une nouvelle circulaire concernant le régime fiscal des indemnités versées par l'employeur pour le travail à domicile. Comme ces principes sont très similaires à ceux utilisés par l'ONSS dans le passé, l'ONSS s'est entièrement aligné sur ces principes dans ses instructions administratives pour le premier trimestre 2021. Dans cette lettre d'information, vous lirez les principales positions de l'ONSS et de l'administration fiscale sur les interventions de l’employeur dans le cadre du télétravail.

Par télétravail, il y a lieu d'entendre toute forme d'organisation et/ou de réalisation de travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière.

Concrètement, il s'agit d'un travail effectué à la maison, au domicile de l'employé, qui doit être effectué de manière structurée et régulière. Celui-ci est désormais défini comme l'équivalent d'un jour de travail par semaine.

Pour quels frais pouvez-vous, en tant qu'employeur, indemniser votre employé ? Les indemnités forfaitaires suivantes sont éligibles 
 

Cette indemnité couvre tous les frais de bureau (y compris l'utilisation de l'espace de bureau, le chauffage et l'électricité, les petites fournitures de bureau telles que le papier, l'encre, etc.)
Le montant maximal de l'indemnité est de 129,48 EUR par mois.
Le gouvernement a décidé de porter ce montant maximal à 144,31 EUR par mois pour les mois d'avril, mai et juin 2021.

En cas de travail à temps partiel, ce montant ne doit pas être réduit proportionnellement.
Toutefois, il faut savoir que ce forfait n'est accepté qu'en cas de travail à domicile structurel et régulier (un jour de travail par semaine, deux demi-journées par semaine, etc.)
 

Si l'employé utilise son ordinateur privé pour travailler à domicile, l'employeur peut verser une indemnité forfaitaire allant jusqu'à 20 euros par mois.

Si le salarié utilise effectivement sa connexion internet pour travailler à domicile, une indemnité forfaitaire de l'employeur pouvant aller jusqu'à 20 euros par mois s'applique également dans ce cas.

Si seul le second écran d'ordinateur et/ou l'imprimante/le scanner de l'employé sont utilisés pour le travail à domicile (l'ordinateur est fourni par l'employeur, donc pas d'utilisation de son propre PC), les autorités fiscales accepteront une indemnité de 5 euros par mois et par article. Dans ce cas, un maximum absolu de 10 EUR par mois s'applique.

Vous pouvez cumuler ce prix d'achat avec l'indemnité de bureau.

En tant qu'employeur, vous pouvez intervenir si ces frais sont basés sur des coûts réels et sont nécessaires à l'exercice normal de l'activité professionnelle à domicile.

Les autorités fiscales supposeront une période d'utilisation normale. Une condition supplémentaire est que cette intervention soit limitée selon les durées normales d’utilisation suivantes :

• 10 ans pour l'achat d'une chaise de bureau, d'une table de bureau ou d'une armoire de bureau ;
• 5 ans pour l'achat d'une lampe de bureau fonctionnelle ;
• 3 ans pour l'achat d'un deuxième écran d'ordinateur, d'une imprimante/scanner, d'un clavier, d'une souris, d'un casque, etc.

Attention : les autorités fiscales n'accepteront aucun remboursement de mobilier et/ou d'équipement trop luxueux !

La mise à disposition par l'employeur de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique peut également être cumulée avec l'indemnité de bureau.

En résumé, les employeurs disposent désormais d'un cadre juridique clair pour accorder des indemnités pour les coûts liés au travail à domicile.

Avez-vous des questions à ce sujet ? Avec notre département HR Consultancy Services, nous vous aidons à rédiger des accords écrits avec vos employés et à établir une politique de télétravail au sein de votre entreprise.
 

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