Bestuurders- en managementvergoedingen: aftrekbaarheid binnen uw vennootschap

Bestuurders- en managementvergoedingen omvatten de vergoedingen die worden betaald voor prestaties die voor een vennootschap uitgevoerd worden. Hierbij kan het gaan om vaste vergoedingen, bonussen, tantièmes, aandelenopties en andere vormen. Ook voordelen in natura horen hier bij. Voor uw vennootschap is het van cruciaal belang om te weten onder welke voorwaarden deze vergoedingen fiscaal aftrekbaar zijn. Zo bent u beter gewapend in discussies met de fiscus.

We maken een onderscheid tussen bestuurders- en managementvergoedingen.  

Bestuurdersvergoedingen worden toegekend in het kader van een officieel vennootschapsrechtelijk mandaat, zoals dat van bestuurder, zaakvoerder of vereffenaar. Hierbij is het niet relevant of de functie door een natuurlijke persoon of een rechtspersoon met een vaste vertegenwoordiger wordt uitgeoefend. Naast het (dagelijks) bestuur en beheer kunnen de taken onder meer bestaan uit het extern vertegenwoordigen van de vennootschap en het opstellen van de jaarrekening. Het is echter essentieel dat u deze prestaties daadwerkelijk en voldoende aantoont. Een onredelijke of niet-marktconforme vergoeding kan fiscaal altijd volledig of gedeeltelijk worden afgewezen. 

Managementvergoedingen zijn vergoedingen voor contractuele prestaties en verplichtingen zonder een vennootschapsrechtelijk mandaat. Deze vergoedingen dienen als tegenprestatie voor diensten zoals beheer en management die niet onder officiële mandaten vallen. De fiscus bekijkt deze vergoedingen kritisch en verwacht een sterke onderbouwing van de geleverde prestaties. Daarom is het cruciaal dat u een goed gedocumenteerde dienstverleningsovereenkomst kunt voorleggen waarin de specifieke prestaties en de berekening van de vergoeding duidelijk zijn vastgelegd.

Welke beroepskosten zijn fiscaal aftrekbaar? Overeenkomstig artikel 49 van het Wetboek van Inkomstenbelastingen 1992 (hierna: WIB) zijn dit de kosten “die de belastingplichtige in het belastbare tijdperk heeft gedaan of gedragen om de belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden en waarvan hij de echtheid en het bedrag verantwoordt door middel van bewijsstukken of, ingeval zulks niet mogelijk is, door alle andere door het gemeen recht toegelaten bewijsmiddelen, met uitzondering van de eed. De kosten die in dat belastbare tijdperk werkelijk zijn betaald of gedragen of het karakter van zekere en vaststaande schulden of verliezen hebben verkregen en als zodanig zijn geboekt, worden beschouwd als in het belastbare tijdperk gedaan of gedragen”. 

Samengevat komt dit op het volgende neer: kosten moeten voldoen aan drie voorwaarden om fiscaal aftrekbaar te zijn: 

1. De kosten moeten worden gedaan of gedragen om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden;
2. De kosten moeten tijdens het belastbaar tijdperk zijn gedaan of gedragen; 
3. De echtheid en het bedrag ervan moet worden bewezen. (Cass. 15 oktober 2015, F.14.0161.N; Rb. Leuven 1 maart 2019, rolnummer 17/1609/A)).

In de praktijk vormt deze derde voorwaarde vaak een struikelblok, zeker wat managementvergoedingen betreft. Om het bewijs van de echtheid van de prestaties te leveren, is het belangrijk dat u de prestaties voldoende onderbouwt. De bewijsmiddelen moeten echter wel controleerbaar en betrouwbaar zijn, en op voldoende gedetailleerde wijze de geleverde tegenprestatie beschrijven.

Een blik op de rechtspraak leert ons dat u beter gewapend bent om de echtheid van uw prestaties aan te tonen met behulp van volgende zaken: 

• Schriftelijke overeenkomsten waarin de prestaties, de vergoeding en de contractuele voorwaarden duidelijk zijn vastgelegd; 
• Facturen: het is erg belangrijk om de prestaties in de factuur voldoende te detailleren, desnoods met bijlagen (Antwerpen 16 juni 2020 (rolnummer 2019/AR/427)); 
• Documentatie die de aard en omvang van de werkzaamheden van de bestuurder of manager beschrijft, zoals notulen van bestuursvergaderingen, taakomschrijvingen, e-mails, voortgangsrapporten, agenda’s, facturen, betalings- en ontvangstbewijzen, handtekeningen met vermelding van de hoedanigheid, financiële verslagen, bewijsstukken van reis- en verplaatsingskosten, time sheets,… (o.a. Antwerpen, 18 mei 1999; Bergen 4 oktober 2023 (rolnummer 2022/RG/406)). 

Kan de echtheid van de geleverde prestaties aangetoond worden? Dan kan de fiscus de aftrek van de bestuurders- of managementvergoedingen niet weigeren louter op grond van het feit dat de prestaties niet werden verricht door of namens degene aan wie de vergoeding werd betaald. (Cass. 22 maart 2019 (rolnummer: F.18.0048.N)).

Het bedrag van de toegekende vergoeding mag in principe vrij gekozen worden tussen de partijen onderling. Een belangrijke opmerking hierbij is dat de hoogte van de vergoeding niet disproportioneel mag zijn ten opzichte van de inkomsten of cash flow van de vennootschap (Gent 26 oktober 2021; Gent 24 mei 2022, rolnummer 2021/AR/300; Rb. Luxemburg 2 december 2020, rolnummer 18/519/A)).

De aftrekbaarheid van bestuurders- en managementvergoedingen blijft een heet hangijzer voor de fiscus. Voor vennootschappen is het essentieel om op de hoogte te blijven van de tendensen binnen deze problematiek. Met een gedetailleerde en goed gedocumenteerde administratie garandeert u de aftrekbaarheid van deze vergoedingen en vermijdt u tijdrovende discussies met de fiscus.