Eindejaarstips 2024: HR-weetjes

In dit artikel vindt u een handig overzicht van nieuwe hr-maatregelen voor werkgevers en werknemers. Met welke nieuwigheden moet u de komende weken en maanden rekening houden?

Een werkgever kan zijn werknemers belonen met geschenken in natura, geld of geschenkcheques ter gelegenheid van bepaalde bijzondere gebeurtenissen. Onder bepaalde voorwaarden worden deze geschenken niet als loon beschouwd. Dit betekent: 

• Geen sociale bijdragen: zowel de werknemer als de werkgever moeten geen persoonlijke of patronale RSZ-bijdragen betalen.
• Geen belasting voor de werknemer: het geschenk wordt niet belast in de personenbelasting.
• Fiscaal aftrekbaar voor de werkgever: de kosten zijn aftrekbaar, mits voldaan wordt aan de voorwaarden (niet voor alle geschenken).

Er geldt een onderscheid tussen: 

1. Geschenken voor privégebeurtenissen: geen link met de werkactiviteit van de werknemer 
2. Geschenken gerelateerd aan de beroepsactiviteit 

Geschenken ter gelegenheid van privégebeurtenissen 

Geschenken of voordelen van geringe waarde die een werkgever aan een werknemer geeft bij privégebeurtenissen (zoals een geboorte of huwelijk), worden beschouwd als sociale voordelen. Deze zijn vrijgesteld van belasting voor de werknemer, maar niet aftrekbaar voor de werkgever. 

De fiscus oordeelt dat een voordeel ‘gering’ is als de waarde ervan niet hoger ligt dan 50,00 EUR. Hogere bedragen worden niet als sociaal voordeel beschouwd en zijn dus niet vrijgesteld. 

Geschenken gerelateerd aan de beroepsactiviteit 

Geschenken in natura, geld of geschenkencheques zijn fiscaal vrijgesteld en aftrekbaar voor de werkgever onder de volgende voorwaarden:

1. Gelijke behandeling: alle personeelsleden moeten hetzelfde voordeel genieten.
2. Gelegenheid: de toekenning ervan gebeurt bij feesten (bijvoorbeeld Sinterklaas, Kerstmis, Nieuwjaar, verjaardag), eervolle onderscheidingen of pensionering.
3. Bedragslimieten:

• Jaarlijkse feesten: 40,00 EUR per werknemer + 40,00 EUR per kind ten laste. 
• Eervolle onderscheidingen (toegekend buiten het kader van de onderneming): 120,00 EUR per jaar.
• Pensionering: 40,00 EUR per dienstjaar (min. 120,00 EUR, max. 1000,00 EUR voor RSZ).

Deze bedragen mogen gecumuleerd worden.

4. Voorwaarden geschenkencheques: enkel inwisselbaar bij ondernemingen die aangesloten zijn bij de uitgever, niet inwisselbaar voor geld en met een beperkte geldigheidsduur.

Samenvatting: bedragen toegestaan door RSZ en fiscus: 

Geschenken en geschenkencheques die niet aan de voorwaarden voldoen, zijn niet aftrekbaar voor de werkgever.

Als ze geen voordelen van geringe waarde zijn, worden ze als loon beschouwd voor de totale waarde. Hierdoor zijn sociale bijdragen en belastingen verschuldigd, zowel door de werknemer als werkgever.

In de praktijk gebeurt het dat een werkgever in het kader van een cafetariaplan - ofwel aan al zijn werknemers (gelet op het verbod op discriminatie) – via de loonverwerking het privébedrag terugbetaalt dat de werknemer individueel via zijn bank heeft gespaard onder het stelsel van individueel pensioensparen. 

In deze situatie behoudt de werknemer het fiscale voordeel dat hij via zijn personenbelasting geniet (zie deel over personenbelasting). Op de terugbetaling door de werkgever worden bovendien geen werknemers- (13,07%) en werkgeversbijdragen (+/- 27%) aangerekend. Wel is dit voordeel onderworpen aan belasting (bedrijfsvoorheffing) en zal de werkgever een bijzondere werkgeversbijdrage van 8,86% moeten betalen op het bedrag van terugbetaling. 

Sowieso moet de werkgever een bewijs van het betaalde bedrag aan individuele pensioensparen opvragen als bewijs dat het terugbetaalde bedrag inderdaad wordt besteed aan een pensioenspaarcontract.

Flexi-jobwerknemers genieten een fiscale vrijstelling van hun inkomsten. Toch moet u rekening houden met grenzen die bepaald worden in functie van de situatie van de werknemer. 

Fiscale vrijstelling voor flexi-jobs voor inkomstenjaar 2024:

• Werknemers met een 4/5de arbeidsregime: 
  • Werknemers die minstens 4/5de tewerkgesteld zijn, kunnen tot 12.000,00 EUR per jaar belastingvrij bijverdienen via een flexi-job 
  • Inkomsten boven deze grens worden belast volgens de reguliere belastingtarieven. 
• Gepensioneerden: 
  • Gepensioneerden behouden de mogelijkheid om onbeperkt belastingvrij bij te verdienen via het flexi-job regime 
  • Opgelet: deze regeling kan vanaf 1 januari 2025 wijzigen voor wie vervroegd met pensioen is. Meer info hierover volgt in onze nieuwsbrief van december 2024.

In een snel veranderende werkomgeving is het cruciaal dat uw hr-documenten altijd up-to-date zijn. Verouderde of onvolledige documenten kunnen voor juridische en administratieve risico’s zorgen. 

Denk bijvoorbeeld aan de volgende documenten:

• Arbeidsreglement: houd uw arbeidsreglement up-to-date met recente wijzigingen in de arbeidswetgeving. Sommige onderwerpen moet u mogelijk toevoegen.
• Telewerkovereenkomst: voor medewerkers die structureel thuiswerken is een duidelijke en conforme telewerkovereenkomst essentieel
• Car policy: zorg voor heldere afspraken over het gebruik van de bedrijfswagen, inclusief privégebruik, schade en verantwoordelijkheden.
• Gsm-policy: stel duidelijke regels op voor het gebruik van bedrijfsapparatuur en abonnementen, om op die manier misbruik of onverwachte kosten te voorkomen.
• Onkostenbeleid: definieer duidelijke procedures voor zakelijke kosten, zodat deze correct worden verantwoord voor de RSZ en fiscus.

Internet- en e-mailpolicy: formuleer richtlijnen voor verantwoord online gedrag en e-mailgebruik, inclusief informatie over eventuele monitoring.

Wij helpen u graag om uw hr-administratie op punt te stellen. Twijfelt u of uw documenten nog in lijn zijn met de recentste wetgeving en uw bedrijfsvoering? Contacteer ons voor een grondige check-up of advies op maat.

1. Context

Tot 31 december 2023 was het voor een werknemer niet mogelijk om wettelijke vakantiedagen over te dragen naar het volgende kalenderjaar. 

Vanaf 1 januari 2024 is het echter mogelijk dat werknemers de wettelijke vakantiedagen die ze niet kunnen opnemen omwille van bepaalde schorsingen, kunnen overdragen en opnemen gedurende een periode van 24 maanden volgend op het vakantiejaar waarop deze vakantiedagen betrekking hebben. 

Deze regeling is niet te verwarren met extralegale vakantiedagen (zoals anciënniteitsverlof, conventioneel verlof,…) waarvan de overdracht niet wettelijk geregeld is, maar de overdracht vaak in de praktijk wordt vastgelegd in het arbeidsreglement. Bijvoorbeeld: maximaal 5 extralegale vakantiedagen over te dragen tegen bijvoorbeeld uiterlijk april van het volgende kalenderjaar. Als aan deze voorwaarden niet wordt voldaan, verliest een werknemer deze dagen en worden ze niet uitbetaald. 

Deze wijziging – de mogelijkheid om in bepaalde gevallen wettelijke vakantiedagen over te dragen naar het volgende kalenderjaar – werd ingevoerd met een koninklijk besluit van 8 februari 2023 en trad in werking op 1 januari 2024. In december 2024 passen we voor het eerst deze nieuwe regelgeving toe. 

2. Algemeen principe

Het algemeen principe blijft nog altijd van toepassing. De werknemer is verplicht om zijn vakantiedagen op te nemen in het vakantiejaar zelf, terwijl de werkgever verplicht is om aan de werknemer de mogelijkheid te geven zijn vakantiedagen op te nemen. 

In welke situaties mogen vakantiedagen overgedragen worden? 

De vakantiedagen mogen overgedragen worden als het voor de werknemer (arbeider of bediende) onmogelijk is om op het einde van het jaar zijn/haar vakantiedagen op te nemen wegens (limitatieve lijst): 

• arbeidsongeval of beroepsziekte; 
• privé-ongeval of ziekte; 
• moederschapsrust; 
• vaderschapsverlof (in kader van omzetting moederschapsrust); 
• geboorteverlof; 
• profylactisch verlof; 
• adoptieverlof; 
• verlof voor pleegzorg; 
• pleegouderverlof.

De werknemer heeft het recht om de niet-opgenomen vakantiedagen op te nemen gedurende een periode van 24 maanden volgend op het vakantiejaar waarop deze vakantiedagen betrekking hebben. Concreet voor vakantiejaar 2024 heeft de werknemer het recht deze dagen op te nemen in 2025 en 2026. 

3. Concrete toepassing

Deze nieuwe regelgeving moet strikt worden geïnterpreteerd. Dit betekent dat de oorzaak van de onmogelijkheid voor de werknemer om zijn vakantiedagen op te nemen de schorsing is, en niet bijvoorbeeld al gepland verlof van collega’s, de eindejaarsdrukte of andere redenen. 

De werkgever moet de situatie op 31 december bekijken en telt hoeveel vakantiedagen er niet konden worden opgenomen wegens een schorsing in december (of eventueel vroeger). De werkgever telt het aantal mogelijke werkdagen op het einde van het jaar, rekening houdend met feestdagen, vervangingsfeestdagen, collectieve ADV-dagen, inactviteitsdagen,… Dit wordt bekeken per werknemer. 

Het gaat enkel om schorsingen die zich voordoen op het einde van het jaar of duren tot het einde van het jaar. Het gaat dus niet om schorsingen eerder op het jaar, bijvoorbeeld moederschapsrust gedurende juli, augustus en september. 

Voorbeeld:

Een werknemer is ziek sinds september en hervat het werk op maandag 23 december 2024. Hij heeft nog 8 wettelijke vakantiedagen over. In theorie kan hij nog 6 vakantiedagen opnemen in 2024 (van maandag 23 december 2024 tot en met dinsdag 31 december 2024). Hierdoor komen 2 dagen in aanmerking om over te dragen. 

We sluiten niet uit dat een werkgever dit ruimer kan interpreteren en in overleg met de werknemer beslist om toch meer dagen over te dragen dan strikt toegelaten. Momenteel weten we echter nog niet hoe streng de inspectiediensten deze nieuwe regelgeving zullen controleren. 

4. Vakantiegeld voor overgedragen vakantiedagen 

In de situatie van een bediende betaalt de werkgever op 31 december 2024 het vakantiegeld uit voor de overgedragen vakantiedagen op basis van het loon van december 2024. Op dit enkel vakantiegeld zullen socialezekerheidsbijdragen worden geïnd (onder voorbehoud van een definitief koninklijk besluit van deze nieuwe regelgeving). 

Een arbeider heeft het vakantiegeld met betrekking tot deze vakantiedagen al ontvangen van zijn vakantiekas. 

Deze vakantiedagen moeten niet meer aangegeven worden aan de mutualiteit (tot 31 december 2023 bestond er een cumulverbod tussen ZIV-uitkeringen en dagen waarvoor de werknemer nog aanspraak kon maken op vakantiegeld. Deze anticumulbepaling werd ondertussen opgeheven). 

5. Overgedragen vakantiedagen in 2025 en 2026 

De overgedragen vakantiedagen zijn onbetaald als ze worden opgenomen in 2025 en 2026, zowel voor arbeiders als voor bedienden. 

Als de bediende uit dienst gaat, worden de overgedragen vakantiedagen vermeld op het vakantieattest en kunnen ze worden opgenomen bij een volgende werkgever. 

Het is nog niet duidelijk hoe de overgedragen vakantiedagen moeten geattesteerd worden als een arbeider uit dienst gaat vanaf 2025. 

6. In welke situaties mogen er geen vakantiedagen overgedragen worden? 

Wanneer een werknemer wegens overmacht of een andere schorsing dan deze uit bovenstaande lijst (bijvoorbeeld werkverwijdering in het kader van moederschapsbescherming) zijn vakantiedagen niet kan opnemen in het vakantiejaar, dan verliest hij het recht op de vakantiedagen. Deze dagen kunnen dus niet overgedragen worden naar het volgende jaar. 

De werkgever is wel verplicht om aan de bediende het vakantiegeld te betalen dat betrekking heeft op de vakantiedagen die niet werden opgenomen, en dit uiterlijk op 31 december van het vakantiejaar. Op dit enkel vakantiegeld worden geen socialezekerheidsbijdragen geïnd. 

7. Wat als een werknemer zelf kiest om zijn vakantiedagen niet op te nemen? 

Wanneer een werknemer er zelf voor kiest om zijn vakantiedagen niet op te nemen, belandt de werkgever in een moeilijke situatie. De werknemer kan immers niet afzien van de vakantie waarop hij recht heeft, en een overdracht naar volgend jaar is ook onmogelijk. De werkgever is niet verplicht de niet-opgenomen vakantiedagen uit te betalen (in de situatie van een bediende). Hij moet echter wel kunnen aantonen dat hij de werknemer de mogelijkheid heeft gegeven de vakantiedagen op te nemen.

Meer eindejaarstips?

Lees ook de eindejaarstips voor de vennootschapsbelasting en de eindejaarstips voor de personenbelasting.