Fiscale behandeling van de terbeschikkingstelling van utilitaire voertuigen

Heel wat werkgevers denken dat het voordelig is om een utilitair voertuig aan werknemers te geven, omdat hier geen fiscale en sociale heffingen op worden toegepast. Toch is het belangrijk om steeds goed na te gaan over welk type voertuig het gaat en voor welke doeleinden een werknemer dergelijk voertuig gebruikt.

Wanneer u als werkgever een utilitair voertuig (lichte vracht) ter beschikking stelt van uw personeel, dan mag u er niet automatisch van uitgaan dat hiervoor geen belastbaar voordeel moet worden gerekend in hoofde van de werknemer. Deze redenering is correct, op voorwaarde dat uw werknemer het utilitair voertuig slechts gebruikt voor professionele doeleinden (met andere woorden, voor kilometers die volledig beroepsmatig zijn).

Wat zijn beroepsmatige kilometers? Dit zijn verplaatsingen van een vaste plaats van tewerkstelling naar een werf, de verplaatsing tussen diverse werven of een verplaatsing van de woonplaats van de werknemer naar een werf. Bij deze laatste definitie mag het niet gaan om een verplaatsing tussen de woonplaats en een vaste plaats van tewerkstelling, want dan is er sprake van woon-werkverkeer. Een vaste plaats van tewerkstelling is een locatie waar uw werknemer gedurende ten minste 40 dagen per jaar werkt, al dan niet opeenvolgend. Dit kan bijvoorbeeld het kantoor zijn, maar ook een vaste klantlocatie.

Wanneer uw werknemer de wagen ook gebruikt voor andere doeleinden (privékilometers of woon-werkverkeer), dan moet u voor een utilitair voertuig een voordeel van alle aard berekenen. Utilitaire voertuigen worden fiscaal belast op basis van de werkelijke waarde van het voordeel dat ze bieden, in plaats van een CO2-percentage toegepast op de cataloguswaarde (zoals voor personenwagens).

De werkelijke waarde omvat de volgende elementen: de waarde van de wagen, aangevuld met alle verbonden kosten zoals onderhoud, verzekering, herstellingen, bandenwissel,… In de praktijk moet u rekening houden met het aantal kilometers dat een werknemer met de wagen aflegt, en dit aantal opsplitsen in de volgende drie categorieën:

• Beroepskilometers: volledig vrijgesteld
• Woon-werkverkeer: belastbaar op de werkelijke waarde, maar met een vrijstelling van 500 euro (bedrag voor inkomstenjaar 2025)
• Privékilometers: belastbaar aan progressieve tarieven

De terbeschikkingstelling van een wagen wordt nooit onderworpen aan de gewone sociale zekerheidsbijdragen voor werkgevers en werknemers (13,07%). U moet echter wel rekening houden met een solidariteitsbijdrage, ook wel de CO2-taks genoemd. Deze wordt berekend op basis van de CO2-uitstoot en het type brandstof van de wagen.

De definitie van een utilitair voertuig is voor de solidariteitsbijdrage wel anders dan voor de fiscale behandeling ervan. Een voertuig met een laadruimte achterin zonder ruiten waarin (wettelijk) geen passagiers mogen worden vervoerd, is sociaal – en ook fiscaal – wel een utilitair voertuig. Een voertuig met achterin een passagiersruimte die kan omgevormd worden tot een laadruimte, wordt niet beschouwd als een utilitair voertuig, maar als een gewoon voertuig waarvoor u een solidariteitsbijdrage verschuldigd bent. Voor de fiscale behandeling is de definitie van utilitair voertuig breder (maar het beschrijven van alle definities vanuit een fiscale context zou ons hier te ver leiden).