Het UBO-Register, ook van toepassing op vzw's!

Vakartikels
Privacy Policy

Niet alleen vennootschappen, maar ook (internationale) VZW’s en stichtingen moeten uiterlijk op 31 maart 2019 informatie over hun uiteindelijk begunstigden (“ultimate beneficial owners” of afgekort “UBO’s”) invoeren in het UBO-register. U vond in onze vorige nieuwsbrief reeds een overzicht van de verplichtingen voor een vennootschap. Nu lijsten we de verplichtingen op voor (internationale) VZW’s en stichtingen, want ook voor hen is stilzitten geen optie. 

Welke verenigingen moeten melden aan het UBO-register?

Alle in België opgerichte (internationale) VZW’s en stichtingen zijn verplicht om informatie betreffende hun uiteindelijk begunstigden mee te delen aan het UBO-register. 

Wie is de uiteindelijke begunstigde? 

In tegenstelling tot een vennootschap, is bij een (i)VZW of stichting het begrip “uiteindelijk begunstigde” minder voor de hand liggend. De leden en de stichters hebben immers geen rechten op het vermogen van de VZW of stichting. 

Een uiteindelijk begunstigde is steeds een natuurlijk persoon is. 

De volgende categorieën van natuurlijke personen worden beschouwd als uiteindelijk begunstigden:

  • de personen die lid zijn van de raad van bestuur; 
  • de personen die gemachtigd zijn de vereniging of de stichting te vertegenwoordigen; 
  • de personen belast met het dagelijks bestuur; 
  • de stichters;
  • de natuurlijke personen of de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (i)VZW of stichting werd opgericht of werkzaam is; 
  • elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijk zeggenschap over de (i)VZW of stichting uitoefent.

Deze categorieën zijn cumulatief. Een (i)VZW of stichting moet dan ook alle personen vermelden die als UBO worden beschouwd, evenals de categorie waartoe ze behoren. Behoort een persoon tot meerdere categorieën, dan moet een afzonderlijke registratie in elke categorie gebeuren. 

Welke informatie moet worden meegedeeld?

Alle hierna vermelde gegevens moeten door de (i)VZW of stichting m.b.t. haar uiteindelijk begunstigden worden meegedeeld:

  • naam en eerste voornaam
  • geboortedag, -maand en –jaar
  • nationaliteit, land van verblijf en volledig verblijfsadres
  • rijksregisternummer, het inschrijvingsnummer in het Bisregister van de sociale zekerheid of het inschrijvingsnummer in een vergelijkbaar buitenlands register. 
  • de datum waarop hij/zij uiteindelijk begunstigde is geworden
  • de categorie(ën) waartoe de uiteindelijk begunstigde behoort (zie hoger). 

Wanneer moet deze informatie meegedeeld worden?

De bestuurders van de (i)VZW of stichting dienen ten laatste op 31 maart 2019 alle informatie over de uiteindelijk begunstigden over te maken aan het UBO-register.

Bovendien dient elke wijziging van de meegedeelde informatie steeds binnen de maand aan het UBO-register te worden meegedeeld. Tenslotte dient de juistheid van de informatie in het UBO-register jaarlijks te worden bevestigd. 

Alle meegedeelde informatie dient ook gestaafd te worden door de nodige bewijsstukken waaruit blijkt dat deze informatie toereikend, accuraat en actueel is . 

Het is derhalve niet alleen van belang dat u op vandaag beschikt over nauwkeurige en uitvoerige informatie over de uiteindelijk begunstigden van uw (i)VZW of stichting, u dient ook te zorgen voor de nodige procedures binnen de (i)VZW of stichting zodat elke wijziging in de informatie over uw uiteindelijk begunstigden tijdig kan worden meegedeeld. 

Informatie aan de uiteindelijk begunstigde zelf

De (i)VZW of stichting moet haar uiteindelijk begunstigden informeren over: 

  • de verplichting om de genoemde gegevens aan het register meedelen;
  • de registratie en bewaring van die gegevens in het register; 
  • de naam en het adres van de dienst binnen de Administratie van de Thesaurie die belast is met het beheer van het register; 
  • de toegangsmogelijkheden tot het register; 
  • het recht van de uiteindelijk begunstigde om kennis te nemen van de gegevens die op zijn/haar naam zijn opgenomen in het register en die te laten verbeteren of verwijderen indien de gegevens onjuist zijn (aanvraag via ubobelgium@minfin.fed.be); en 
  • de bewaartermijn van de gegevens (10 jaar). 

Eens alle gegevens aan het register zijn overgemaakt, zal de Administratie van de Thesaurie de uiteindelijk begunstigde op de hoogte brengen van de inschrijving in het register en hem/haar de geregistreerde informatie bezorgen. 

Wat als ik geen actie onderneem?

Indien de (i)VZW of stichting geen (of niet tijdig) de informatie over de uiteindelijk begunstigden registreert of bijwerkt, kunnen administratieve boetes worden opgelegd van EUR 250 tot EUR 50.000.  Deze boetes worden opgelegd aan de bestuurders.

De bestuurders die de informatie niet overmaken, riskeren ook een strafrechtelijke geldboete. 

Praktisch

Het UBO-register is nu online. Alle (i)VZW’s en stichtingen kunnen inloggen. Een gebruikershandleiding (voor de wettelijk vertegenwoordiger) vindt u hier

Gezien de werkingsmodaliteiten van het UBO-register op vandaag gekend zijn, is het aangewezen dat elke (i)VZW en stichting zo spoedig mogelijk de volgende stappen onderneemt:

  • bepalen wie de uiteindelijk begunstigden zijn en tot welke categorie(ën) ze behoren; 
  • nauwkeurige en uitvoerige informatie inwinnen en bijhouden over de uiteindelijk begunstigden; 
  • bewijsstukken verzamelen waaruit blijkt dat de informatie toereikend, accuraat en actueel is; 
  • een wettelijke vertegenwoordiger (of een gevolmachtigde) met een e-ID aanstellen, die de informatie via MyMinfin in naam van de (i)VZW of stichting kan invullen; en 
  • procedures instellen binnen de (i)VZW of stichting die garanderen dat elke wijziging in de informatie over de uiteindelijk begunstigden binnen de maand aan het UBO-register kan worden overgemaakt. 

Indien u hieromtrent meer informatie wenst, neem dan contact op met uw dossierverantwoordelijke,  Anne Roucourt, Legal Partner of Liesbet Uyttenhove, Senior Legal Counsel.