HR-weetjes – maart 2025

In dit artikel vindt u een handig overzicht van nieuwe hr-maatregelen voor werkgevers en werknemers. Met welke nieuwigheden moet u de komende weken en maanden rekening houden?

Onder bepaalde voorwaarden kunt u als werkgever een forfaitaire vergoeding voor thuiswerk toekennen aan werknemers die regelmatig en structureel telewerken. Deze vergoeding is bedoeld om de kosten te dekken die normaal gesproken voor rekening van de werkgever komen.

Deze vergoeding moet de kantoorkosten dekken, waaronder alle uitgaven die nodig zijn om de beroepsactiviteit op een normale manier uit te voeren. Dit omvat onder andere de inrichting en het gebruik van een thuiskantoor, IT- en printmateriaal, kleine kantoorbenodigdheden, kosten voor basisvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoudskosten, verzekeringen, koffie, water en frisdrank.

Het forfaitaire bedrag dat door de RSZ als onkostenvergoeding wordt erkend, bedraagt 154,74 EUR sinds 1 juni 2024. Dit bedrag wordt op 1 maart 2025 opnieuw geïndexeerd naar 157,83 EUR. Dit geldt uiteraard ook voor de fiscale behandeling van de vergoeding.

Vanaf 1 april 2025 zal het nieuwe forfaitaire bedrag voor de kilometervergoeding 0,4320 EUR per kilometer bedragen. Dit is een kleine verhoging ten opzichte van het vorige tarief van 0,4290 EUR/km voor het eerste kwartaal 2025.

Als werkgever kan je dit bedrag dus toepassen als uw werknemers hun eigen auto, motorfiets of bromfiets gebruiken voor beroepsverplaatsingen. Interessant is dat, zolang u het bedrag van 0,4320 EUR per kilometer niet overschrijdt, deze kilometervergoeding niet belast wordt en er geen sociale zekerheidsbijdragen op verschuldigd zijn.

In april 2025 voeren de sociale inspectiediensten flitscontroles uit in de horecasector (PC 302).
Deze zijn in de eerste plaats informatief en preventief bedoeld. Als er echter overtredingen worden vastgesteld, kan de inspectiedienst in eerste instantie een waarschuwing geven. Let wel: wanneer er sprake is van ernstige of herhaalde overtredingen, zullen de inspecteurs direct overgaan tot verbalisering en het opleggen van sancties.

Bereidt u goed voor op dergelijke controle, door de gewenste documenten klaar te houden. Wij denken daarbij onder andere aan:

• Het arbeidsreglement met de werkroosters
• De arbeidsovereenkomsten
• Prestatie- en loongegevens van de medewerkers
• …

Speelt u graag op veilig? Laat uw personeelsadministratie vooraf grondig inspecteren zonder dat er sancties aan verbonden zijn. Met onze hr-audit analyseren wij uw volledige personeels- en loonadministratie.

De Kamercommissie Sociale Zaken heeft een belangrijke stap gezet door het verhogen van het plafond voor studentenarbeid. Door dit plafond op te trekken tot 650 uur per jaar, kunnen studenten nu nog meer werken zonder hierop belast te worden (wat hen zou ontmoedigen om extra uren te maken). Ze betalen enkel een solidariteitsbijdrage van 2,71% op hun brutoloon.

De eerdere verhoging van 475 uur naar 600 uur, die in 2023 werd doorgevoerd door de vorige regering, leek al een stap in de goede richting te zijn. De huidige federale regering wil nog een stap verder gaan om jongeren extra werkmogelijkheden te bieden zonder belastingdruk.

Studenten houden zich best aan het maximaal aantal jaarlijkse werkuren (650). Als ze dit niet doen, riskeren hun ouders het Groeipakket (de vroegere kinderbijslag) te verliezen.

Tussen 1 februari en 10 maart 2025 ontving de meerderheid van de werkgevers van de RSZ een jaarlijks overzicht van de RSZ-verminderingen die ze het voorgaande jaar hebben ontvangen. Dit overzicht wordt “Trillium” genoemd.

U moet deze informatie binnen een maand na ontvangst delen met de ondernemingsraad of de vakbondsafvaardiging. Als u geen van beide organen hebt, moeten uw werknemers dit document op een plek kunnen raadplegen waar ook het arbeidsreglement te vinden is.

Het Trillium-document wordt door de RSZ in principe verstuurd naar de “e-Box Enterprise” van de onderneming. U moet het document daar ophalen. In een aantal gevallen wordt het ook nog op papier bezorgd.

Werknemers of bedrijfsleiders die zich in het kader van hun beroepsactiviteit verplaatsen binnen België, mogen voor hun onkosten op forfaitaire basis worden terugbetaald. Als aan enkele voorwaarden wordt voldaan, is deze forfaitaire terugbetaling vrij van belastingen.

Zodra de spilindex wordt overschreden, worden de forfaits die de fiscus aanvaardt geïndexeerd. Vanaf 1 maart 2025 zien de bedragen er als volgt uit:

Opgelet! Deze forfaits worden enkel aanvaard door de belastingadministratie. De RSZ houdt hier andere regels op na.

Zoals beschreven in ons artikel: Tijdelijke tolerantie: terugbetaling van elektriciteitskosten voor thuisladen van bedrijfswagen, mag volgens de belastingadministratie het thuisladen van elektrische bedrijfswagen terugbetaald worden op basis van een forfaitair bedrag. Deze bedragen worden per kwartaal herbekeken. Voor Vlaanderen stijgt het forfaitair tarief in het tweede kwartaal van 28,22 naar 31,94 cent/kWh, voor Brussel van 32,94 naar 35,84 cent/kWh, en voor Wallonië van 32,56 naar 36,17 cent/kW.