Telewerk verplicht?

Is telewerk verplicht? Voor het antwoord daarop moeten wij teruggrijpen naar de overheidsmaatregelen van 17 maart 2020. Daarin staat dat de werkgever verplicht is telewerk te organiseren voor elke functie waar dit mogelijk is. Er wordt daarbij een onderscheid gemaakt tussen cruciale sectoren en essentiële diensten enerzijds en niet essentiële bedrijven anderzijds.

Telewerk is hier niet verplicht, maar dient zeker gestimuleerd te worden. Dus te organiseren waar mogelijk!

Daarnaast moeten de regels van ‘social distancing’ (minimaal 1,5 meter afstand houden tussen elke persoon) gerespecteerd worden.

Telewerk is hier VERPLICHT toe te passen voor alle functies waarvoor dit mogelijk is, ongeacht de grootte van de onderneming. Werknemers hebben hier geen vrije keuze.
Voor functies waar dit niet mogelijk is moet men de nodige maatregelen nemen om de regels van ‘social distancing’ (zie hoger) te respecteren. 
Indien ‘social distancing’ niet kan georganiseerd worden, dient het bedrijf te sluiten.
De overheid drijft de controles op bij deze ondernemingen.

Bij een sluiting kan de onderneming tijdelijke werkloosheid wegens overmacht invoeren.

In de context van de coronacrisis spreken wij hier vooral van occasioneel telewerk.
Dit vereist het voorafgaand akkoord van de werkgever en de werknemer, dat mondeling kan zijn maar waarbij wij adviseren om dit schriftelijk te doen (bereikbaarheid van de telewerker, technische ondersteuning,…).
Er kan ook onderling afgesproken worden of de werkgever al dan niet IT-apparatuur ter beschikking stelt van de werknemer. Er kan een vergoeding voor een aantal kosten worden overeengekomen (indien de werknemer eigen materiaal gebruikt).

Bureauvergoeding: dit forfait moet de kosten dekken voor verwarming, elektriciteit en kleine kantoorbenodigdheden en bedraagt momenteel 126,94 EUR per maand.
Deze vergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen, nu ook uitzonderlijk voor werknemers die vóór de Covid-19- maatregelen niet thuiswerkten en met wie er voorheen geen formele telewerkovereenkomst was gesloten.
Wat betreft de bedrijfsvoorheffing: men kan (tijdelijk) aan de Dienst Voorafgaande Beslissingen van de FOD Financiën een voorafgaande ruling aanvragen om het RSZ-forfait van 126,94 EUR ook fiscaal te mogen toepassen. De FOD Financiën stelt daarvoor een specifiek aanvraagformulier ter beschikking. Voor de toekenning wordt er geen onderscheid gemaakt in functiecategorieën.
Het aanvraagformulier is beschikbaar op www.ruling.be en moet per e-mail verstuurd worden naar dvbsda@minfin.fed.be.

Vergoeding IT-materiaal: gebruik van privécomputer en privé-internetverbinding door de werknemer:

• Gebruik van eigen PC: een vast bedrag van maximaal 20 EUR per maand wordt toegestaan
• Gebruik van eigen internetverbinding: eveneens maximaal 20 EUR per maand 

Andere mogelijke kosten: eventueel kan de werkgever nog andere kosten terugbetalen, maar deze moeten gebaseerd zijn op werkelijke kosten.

Indien u naar aanleiding  van de coronacrisis voor het eerst telewerk invoert, dan is er sprake van occasioneel telewerk. Met onze dienst HR Consultancy Services kunnen wij u ondersteunen in de opmaak van de schriftelijke overeenkomsten met uw werknemers en het daarin opnemen van de gemaakte afspraken tussen werkgever en werknemer.

Zes op de tien bedrijven hebben de voorbije weken telewerk ingevoerd, een belangrijke toename vergeleken met de situatie vóór de uitbraak van het coronavirus.
De terughoudendheid bij vele werkgevers rond telewerk is grotendeel afgenomen en dit zou een blijvend effect kunnen hebben. Zowel werkgevers als werknemers zien er steeds meer de voordelen van in.
Wenst u achteraf een kader voor structureel telewerk in te voeren, dan kan u daarvoor eveneens beroep doen op de dienstverlening van ons kantoor.

Meer weten? 

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Lieven Nissens, HR Consultancy Director, of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek