Telewerk: welke werkgeverstussenkomsten zijn mogelijk?

Op 26 februari 2021 publiceerde de fiscus een nieuwe circulaire die het belastingstelsel bespreekt van de tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk. Omdat de principes sterk overeenkomen met het kader dat de RSZ in het verleden al hanteerde, heeft de RSZ in zijn administratieve instructies van het eerste kwartaal 2021 zich daarmee volledig op dezelfde lijn geplaatst. In deze nieuwsbrief leest u de belangrijkste principes van de standpunten van de RSZ en fiscus over werkgeverstussenkomsten bij telewerk.

Thuiswerk wordt gedefinieerd als “elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd.” 

Concreet gaat het om thuiswerk dat wordt verricht in de woning van de werknemer, en dit moet structureel en op regelmatige basis gebeuren. Men bepaalt dit voortaan als het equivalent van één werkdag per week.

Voor welke kosten kunt u als werkgever uw werknemer tegemoetkomen? De volgende forfaitaire vergoedingen komen in aanmerking:

Deze vergoeding dekt alle kantoorkosten (onder andere het gebruik van de eigen kantoorruimte, verwarming en elektriciteit, klein bureaumateriaal zoals papier, inkt,...).
De vergoeding bedraagt maximaal 129,48 EUR per maand.
De regering besliste om dit maximumbedrag voor april, mei en juni 2021 te verhogen tot 144,31 EUR per maand.

Bij deeltijdse prestaties moet dit bedrag niet evenredig verminderd worden.
Hou er echter wel rekening mee dat dit forfait enkel aanvaard wordt bij structureel en regelmatig thuiswerk (één werkdag per week, twee halve werkdagen per week,…).

Wanneer de werknemer zijn privé-computer gebruikt in het kader van thuiswerk, dan mag u als werkgever een forfaitaire tussenkomst voorzien tot maximaal 20 EUR per maand.

Wanneer de werknemer zijn internetverbinding werkelijk gebruikt in het kader van thuiswerk, dan geldt ook in dit geval een forfaitaire werkgeverstussenkomst tot maximaal 20 EUR per maand.

Wanneer enkel een eigen tweede computerscherm en/of printer/scanner van de werknemer wordt gebruikt voor thuiswerk (de computer wordt ter beschikking gesteld door de werkgever, dus géén gebruik eigen PC), dan aanvaardt de fiscus een vergoeding van 5 EUR per maand en per item. In dit geval geldt een absoluut maximum van 10 EUR per maand.

Deze aankoopprijs mag u cumuleren met de kantoorvergoeding.
Als werkgever mag u hierin tussenkomen als deze kosten gebaseerd zijn op reële kosten en noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren.

De fiscus gaat hierbij uit van een normale gebruiksduur. Bijkomende voorwaarde is dan ook dat deze tussenkomst beperkt blijft tot eenmaal per:

• 10 jaar voor de aankoop van een bureaustoel, -tafel of -kast;
• 5 jaar voor de aankoop van een functionele bureaulamp;
• 3 jaar voor de aankoop van een tweede computerscherm, printer/scanner, klavier, muis, headset,…

Opgelet: de fiscus aanvaardt geen terugbetaling van te luxueus meubilair en/of materiaal!

Ook de terbeschikkingstelling door de werkgever van kantoormeubilair en/of computermateriaal mag u cumuleren met de kantoorvergoeding.

Samengevat: werkgevers beschikken nu over een duidelijk wettelijk kader bij het toekennen van vergoedingen voor kosten die verband houden met thuiswerk.    

Hebt u vragen over dit onderwerp? Met onze dienst HR Consultancy Services ondersteunen wij u in de opmaak van schriftelijke overeenkomsten met uw werknemers en het opstellen van een telewerkbeleid binnen uw onderneming.

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Lieven Nissens, HR Consultancy Director of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.