Verplichte telewerkaangifte in kader van coronacrisis

Vakartikels

Momenteel is telewerk nog steeds verplicht in alle ondernemingen en voor alle personeelsleden, tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, activiteiten of dienstverlening.

Tegelijk besliste de regering dat het toezicht op de naleving van telewerk versterkt moet worden. Als gevolg hiervan moeten alle werkgevers vanaf april 2021 voor elke maand een beperkt aantal gegevens aan de RSZ meedelen (telewerkaangifte). Dit moet gebeuren via een tool op de website van de RSZ. Ondernemingen in verplicht gesloten sectoren die momenteel geen activiteiten uitoefenen, zijn vrijgesteld van deze registratieplicht.

Welke gegevens moet u als werkgever meedelen aan de RSZ?

1.    Het totale aantal medewerkers in de onderneming (per vestigingseenheid) op de eerste werkdag van de maand

Enerzijds moet u het aantal personen vermelden die op de eerste werkdag van de maand werkzaam zijn binnen de onderneming. Heeft uw onderneming meerdere vestigingseenheden? Dan moet u dit per vestigingseenheid registreren.

U moet niet enkel het totale aantal werknemers vermelden die de onderneming in dienst heeft, maar ook flexi-werknemers, uitzendkrachten, personeel van een andere werkgever dat structureel in de onderneming werkt, personen die structureel op zelfstandige basis aan het werk zijn (bijvoorbeeld de bedrijfsleider, meewerkende echtgenote), enzovoort.

2.      Het totale aantal medewerkers in de onderneming met een niet-telewerkbare functie

Anderzijds moet u ook het aantal personen vermelden met een functie die onmogelijk via telewerk kan uitgevoerd worden. Wanneer de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, moet ook hier deze registratie per vestigingseenheid gebeuren. Concreet gaat het om werknemers die niet of nooit kunnen telewerken, ook niet gedeeltelijk of occasioneel. Werknemers die gedeeltelijk of voltijds kunnen telewerken, moet u niet registreren.

De bepaling van een niet-telewerkbare functie doet u als werkgever in overleg met uw (interne of externe) preventiedienst en, bij gebrek daaraan, met de vakbondsafvaardiging of in overleg met de werknemers. 

Personen die uitzonderlijk aanwezig zijn, omdat ze bijvoorbeeld materiaal moeten ophalen of bepaalde documenten moeten printen, kunnen dit verantwoorden en moeten niet opgenomen worden in het aantal niet-telewerkbare functies. Dit geldt ook voor directieleden en personen die behoren tot het lijnmanagement (bijvoorbeeld ploegbazen, teamchefs,...).

Wanneer moet u deze aangifte doen?

De telewerkaangifte beschrijft de situatie op de eerste werkdag van de maand. U moet deze aangifte uiterlijk indienen op de zesde kalenderdag van de maand:

  • De situatie op de eerste werkdag van april 2021 moet u aangeven op uiterlijk dinsdag 6 april 2021 (dit is uitgesteld tot 18 april 2021). 
  • De situatie op de eerste werkdag van mei 2021 moet u aangeven op uiterlijk donderdag 6 mei 2021;
  • De situatie op de eerste werkdag van juni 2021 moet u aangeven op uiterlijk zondag 6 juni 2021.

Met andere woorden: u moet deze registratie dus maandelijks uitvoeren.

Hoe moet de aangifte gebeuren?

De registratie gebeurt via een online tool die voorzien wordt door de RSZ en online raadpleegbaar is op https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/coronavirus/index.htm.

De RSZ stelt ook een online FAQ ter beschikking met een overzicht van veelgestelde vragen over de nieuwe aangifteplicht van telewerk.

Belangrijk om weten: u kan een gemachtigd persoon toegang geven tot de tool om de aantallen per vestiging te laten registreren. Daarnaast is het mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de aangifte, waardoor de laatst doorgestuurde aangifte de eerder doorgestuurde aangiftes vervangt.

Sancties

Met deze registratieplicht wil de overheid ondernemingen niet sanctioneren, maar hen sensibiliseren op het vlak van verplicht telewerk, en daarnaast ook een zicht krijgen op het aantal niet-telewerkbare functies in Belgische ondernemingen. De sociale inspectiediensten zullen deze data als referentiepunt gebruiken wanneer zij controles uitvoeren. Wie een telewerkbare functie vervult maar toch in het bedrijf aanwezig is, moet dit nog altijd kunnen verantwoorden (bijvoorbeeld via een attest van de werkgever).

Maandelijkse telewerkaangifte verplicht vanaf april 2021!

Werkgevers die de registratieverplichting echter niet of niet tijdig vervullen, lopen wel een risico. Zij kunnen bestraft worden met een sanctie zoals voorzien in het Sociaal Strafwetboek.

Hebt u vragen over dit onderwerp? Baker Tilly helpt u om de telewerkaangifte in naam van uw onderneming vlot en correct in te dienen.

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Lieven Nissens, HR Consultancy Director, of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.