Management Assistant - Aalst

Als onthaalmedewerker/management assistant maak je deel uit van het administratief team in ons kantoor te Aalst. Je staat in voor het onthaal van de klant en bent het aanspreekpunt met betrekking tot kantoororganisatie.  Als organisatorische duizendpoot biedt je administratieve ondersteuning aan je collega’s uit de accountancy en tax consulting afdelingen in Aalst.

Jouw taken

  • Je staat in voor de telefonie en het professioneel onthaal van onze klanten/leveranciers en verzorgt de permanentie van het kantoor. Je bent dus bereid om, afhankelijk van de planning, vroeger te beginnen (8u00) of later te eindigen (17u30).
  • Je beheert de agenda en het gebruik van vergaderzalen en bewaakt de orde en netheid van alle gemeenschappelijke ruimten op kantoor. 
  • Je behandelt de inkomende post en stukken van klanten en verzorgt de uitgaande post en aangetekende zendingen. 
  • Je zorgt voor tijdige bestelling van kantoorbenodigdheden, dranken e.d.m. en volgt de stock op. Je bestelt catering voor vormingen of events en kan ook de praktische organisatie van onze events op jou nemen.
  • Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de collega’s uit verschillende afdelingen:
    • Het voorbereiden en versturen van documenten zoals opdrachtbrieven, offerten en rapporten;
    • Ondersteuning van het accountancy & consulting team bij het opmaken en/of indienen van wettelijk verplichte documenten;
    • Het invoeren van data in onze interne systemen, het digitaliseren van documenten;
    • Aanmaak en beheer van het digitale klantendossier vanaf creatie tot en met facturatie; 
    • Je optimaliseert het archief en klassement.
  • Als management assistant 
    • Sta je in voor het agendabeheer van de tax consulting afdeling; 
    • Uitvoering van algemene administratieve en organisatorische taken; 
    • Voorbereiding van offerten, PowerPoint presentaties, e.d.m.…
  • Je volgt voor de kantoorverantwoordelijke allerhande praktische zaken op m.b.t. de organisatie van het kantoor zoals het contact met leveranciers, de poetsploeg en onderhoudsdiensten, …

Jouw profiel

  • Je hebt bij voorkeur een bachelor diploma Office Management of gelijkwaardig door ervaring;
  • Je bent klantgericht en sterk communicatief ingesteld;
  • Je kan je uitstekend uitdrukken in het Nederlands, Frans en Engels;
  • Je bent plichtsbewust en gaat discreet om met vertrouwelijke gegevens;
  • Je hebt een goede kennis van MS Office en bent digital minded; 
  • Je bent pro-actief, een collegiale teamspeler en kan zelfstandig werken.

Wij bieden

Wij bieden een aantrekkelijk verloningspakket voor een full time job in ons kantoor te Aalst, aangevuld met extralegale voordelen zoals 13de maand, maaltijdcheques, ecocheques, sportieve teamactiviteiten en nog veel meer. Een omgeving waar werkplezier en flexibiliteit voor de werknemers centraal staat, aangevuld met relevante opleidingen en een intensieve wisselwerking met andere interne disciplines binnen de professionele én internationale werkomgeving van Baker Tilly.

Interesse?

Mail je CV en je motivatie naar Baker Tilly - Human Resources

hr@bakertilly.be