Comment mettre en place un système de lanceur d’alertes dans votre entreprise ?

Depuis le 15 février 2023, les entreprises de 250 salariés ou plus doivent mettre en place un canal de signalement interne permettant aux salariés de signaler une ou plusieurs violations dans un contexte professionnel. Les entreprises de 50 à 249 employés ont encore jusqu'au 17 décembre 2023 pour le faire. Cette obligation ne s'applique pas aux personnes morales comptant moins de 50 travailleurs (à moins qu'un arrêté royal n'en décide autrement par la suite). Pour les entreprises du secteur financier, la loi est déjà entrée en vigueur le 15 février 2023, quel que soit le nombre de travailleurs.

Un signalement implique des informations orales ou écrites - y compris des soupçons raisonnables - sur des infractions réelles ou potentielles qui ont eu lieu ou qui risquent fort d'avoir lieu, ainsi que sur des tentatives de dissimulation de ces infractions :

• Infractions dans les domaines suivants 
  • les marchés publics 
  • les services, produits et marchés financiers et la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme
  • la sécurité des produits et la conformité des produits
  • la sécurité des transports
  • la protection de l'environnement
  • la radioprotection et la sûreté nucléaire
  • la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, la santé et le bien-être des animaux
  • la santé publique
  • la protection des consommateurs
  • la protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et la sécurité des réseaux et des systèmes d'information
  • lutte contre la fraude fiscale (ajouté dans la réglementation belge
  • la lutte contre la fraude sociale (ajoutée dans la réglementation belge)
• les infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l'UE
• les infractions relatives au marché intérieur, plus particulièrement les infractions aux règles de concurrence et d'aides d'Etat.

Les données relatives à la sécurité nationale, les informations couvertes par le secret médical, les informations des avocats sur leurs clients, entre autres, n'entrent pas dans le champ d'application du règlement sur la dénonciation.

Le champ d'application de ce règlement est très large. Les lanceurs d’alertes peuvent travailler dans les secteurs privé et public. Il couvre un large éventail de personnes ou d'entités, notamment 

• les (anciens) employés
• les travailleurs indépendants
• les actionnaires et les administrateurs/gérants d'une société
• les stagiaires
• les demandeurs d'emploi
• les personnes travaillant sous la supervision et la direction de (sous-)contractants
• les facilitateurs (il s'agit de personnes physiques qui assistent les lanceurs d’alertes dans le processus de déclaration)
• les tiers liés au lanceur d’alertes qui risquent de subir des représailles dans un contexte professionnel (par exemple, les collègues et les membres de la famille),...

Les signalements sont également possibles en dehors d'un contexte professionnel, par exemple en cas d'infraction dans le domaine des produits, services et marchés financiers et pour prévenir le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.

La directive européenne prévoit trois canaux de signalement possibles (sans les hiérarchiser) :

• les canaux de signalement internes
• les canaux d'information externes
• la divulgation publique

Toutes les entreprises du secteur privé employant au moins 50 salariés sont tenues de mettre en place un canal de signalement interne qui doit répondre à certaines exigences de fond et de procédure.  
Cela doit se faire après consultation des partenaires sociaux. Pour le calcul du seuil du nombre d'employés, veuillez-vous référer à la loi sur les élections sociales. Par exemple, la déclaration doit être effectuée au moyen d'un formulaire en ligne ou d'un système de messagerie vocale, mais elle peut également être externalisée au moyen d'un outil externe. À la demande du lanceur d’alertes, une réunion physique est également possible.
 

Désignation d'un responsable de la notification

Chaque entreprise concernée doit désigner un responsable de la notification. Celui-ci peut être géré en interne ou externalisé. Le responsable de la notification est chargé de recevoir les rapports et d'en assurer un suivi attentif. Il est le point de contact du déclarant et doit le tenir informé de l'avancement de la procédure. Le gestionnaire de rapports doit être indépendant et impartial, et ne doit pas avoir de conflits d'intérêts. Il ne doit donc pas être un cadre ou un membre de la direction. Un responsable des ressources humaines ou un délégué à la protection des données sont des exemples de responsables du signalement.

Un rapport peut également être effectué en externe par l'intermédiaire d'un canal de signalement indépendant des autorités compétentes pour le domaine de la violation. L’ONEM, l'ONSS, l'INAMI ou la FSMA sont des exemples de canaux de signalement externes. Un coordinateur fédéral est fourni ici par défaut.

Vous n'êtes pas obligé d'effectuer d'abord une déclaration par le biais d'un canal de signalement interne. Vous pouvez le faire immédiatement par le biais d'un canal de signalement externe.

Enfin, vous pouvez également opter pour la possibilité de divulguer des informations (p. ex. fuites dans les médias, publication sur les médias sociaux, etc.)
 

Traitement des données personnelles

Votre entreprise doit toujours se conformer au règlement général sur la protection des données (RGPD). Tout traitement de données à caractère personnel dans le cadre d'un signalement doit donc être conforme au RGPD.

Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d'un signalement spécifique ne doivent pas être collectées ou, si elles le sont involontairement, elles doivent être immédiatement supprimées. Le nom, la fonction et les coordonnées du déclarant seront conservés jusqu'à ce que l'infraction signalée soit prescrite.

Qui bénéficie de la protection ?

Les déclarants qui avaient des motifs raisonnables de croire que les informations communiquées sur les infractions étaient exactes au moment de la déclaration et qu'elles entraient dans le champ d'application de la législation. Cet aspect est évalué à la lumière d'une personne de référence (personne ayant une situation similaire ou des connaissances similaires). En outre, le déclarant doit être de bonne foi.

Même si l'information s'avère par la suite incorrecte ou infondée, les lanceurs d’alerte sont protégés.

Ces protections s'appliquent également à d'autres parties, telles que les facilitateurs, les tiers, les personnes morales qui appartiennent au lanceur d’alertes,... (voir l'énumération ci-dessus).

Interdiction des représailles

Les personnes qui signalent une infraction sont protégées contre les sanctions ou les mesures prises à la suite d'un signalement (appelées "représailles").

Les représailles sont des actes ou des omissions directs ou indirects (y compris des menaces ou des tentatives) en réponse à un rapport ou à une divulgation interne ou externe et qui causent ou peuvent causer un préjudice injustifié à l'auteur du rapport.

Exemples :

• Licenciement ou action similaire
• Suspension, mise à la retraite temporaire, rétrogradation, refus de promotion, transfert de fonctions, changement de lieu de travail, réduction de salaire, modification des horaires de travail, refus de formation, évaluation négative des performances ou des références professionnelles, imposition ou application d'une mesure disciplinaire, d'un blâme ou d'une autre sanction (telle qu'une pénalité financière), coercition, intimidation, harcèlement ou exclusion, discrimination ou inégalité de traitement, non-conversion du contrat de travail temporaire, non-renouvellement ou résiliation anticipée du contrat de travail temporaire, dommages (atteinte à la réputation), notamment sur les médias sociaux, pertes financières (y compris la perte de chiffre d'affaires et de revenus), etc.

Protection

Si la victime des représailles est un salarié, la loi prévoit l'octroi d'une indemnité forfaitaire comprise entre 18 et 26 semaines de salaire (pas d'indemnité cumulée convention collective n° 109 pour licenciement manifestement abusif possible).

La victime n'est pas salariée ? Dans ce cas, l'indemnité est fixée au préjudice réel subi, dont la victime doit prouver l'étendue.

Lors de la dénonciation d'une infraction en matière de services financiers ou de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, une indemnité forfaitaire de 6 mois de salaire s'applique, ou le préjudice réel subi.

Pour ces infractions, le lanceur d’alertes qui a été licencié ou dont les conditions de travail ont été modifiées peut également demander à être réintégré ou à voir ses conditions de travail respectées.

Les entreprises qui ne prévoient pas de canal de signalement approprié ou qui ne respectent pas les exigences procédurales en matière de signalement s'exposent à une sanction.

Les infractions en matière de rapports internes et de leur suivi sont passibles d'une sanction de niveau 4 en vertu du code pénal social, soit une peine d'emprisonnement de 6 mois à 3 ans et/ou une amende pénale de 4 800 à 48 000 euros, ou une amende administrative de 2 400 à 24 000 euros (par travailleur).  
Ces sanctions s'appliquent à l'employeur, à son mandataire ou à son agent.

Si l'employeur, ses employés et toute personne physique ou morale :

• fait obstacle ou tente de faire obstacle à la notification
• exerce des représailles
• engage des procédures inutiles ou gênantes
• ne respecte pas le devoir de confidentialité de l'identité des déclarants

les sanctions suivantes peuvent s'appliquer : une peine de prison de 6 mois à 3 ans et/ou une amende de 4 800 à 48 000 euros. 

Les lanceurs d’alertes peuvent également être sanctionnés. C'est le cas s'il est établi qu'ils ont délibérément rapporté ou divulgué de fausses informations. Les personnes qui subissent un préjudice du fait de ces rapports ou divulgations ont droit à des dommages-intérêts au titre de la responsabilité contractuelle ou extracontractuelle.

Source : La loi du 28 novembre 2022 concerne la protection des auteurs de signalements d'infractions au droit de l'Union ou au droit national établis au sein d'une personne morale du secteur privé.

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