Actualités RH – Septembre 2024

Dans cet article, vous trouverez un aperçu pratique des nouvelles mesures en matière de RH pour les employeurs et les employés. Quelles sont les nouveautés à prendre en compte dans les semaines et les mois à venir ?

Que faire si mon employé doit travailler ce jour-là et que mon employé 1) veut ou doit voter ; 2) est désigné comme président, secrétaire ou assesseur d'un bureau de vote ou de dépouillement ?

1) Mon employé veut ou doit voter

Pour les élections du 13 octobre 2024, il n'y a plus d'obligation de participation en Flandre. Dans les autres régions de notre pays, c'est encore le cas. Quoi qu'il en soit, chaque citoyen qui a reçu une invitation à aller voter a le droit de le faire. Il peut également choisir de donner une procuration à un autre électeur.
Deux solutions sont possibles si votre employé doit travailler pendant les heures d'ouverture du bureau de vote le jour de l'élection et qu'il souhaite voter :

• Le travailleur va voter lui-même et demande à l'employeur l'autorisation de voter pendant les heures de travail. Dans cette situation, le salarié n'est pas rémunéré pour la période d'absence pour aller voter, mais son absence est justifiée.
• Le travailleur donne une procuration à quelqu'un d'autre (formulaire de procuration : Flandre - A95 / Wallonie / Bruxelles - P1 / Belgique de l'Est - A1), et le travailleur vient quand même travailler.
   

2) Mon employé est désigné comme président, secrétaire ou assesseur d'un bureau de vote ou assesseur

En tant qu'employeur, vous ne pouvez pas interdire à votre salarié d'exercer sa fonction. Bien entendu, le salarié convoqué doit vous prévenir à l'avance ou au moins vous informer de son absence le plus tôt possible.

Les assesseurs d'un bureau de vote principal, d'un bureau de vote unique et d'un bureau de vote principal ont légalement droit au maintien de leur salaire sous la forme d'un petit congé. Ce petit congé ne peut être utilisé que pour assumer effectivement le rôle de président adjoint dans un tel bureau de vote ou de dépouillement. 

En revanche, les personnes appelées à exercer les fonctions de président ou de secrétaire n'ont pas droit au maintien de leur rémunération, à moins qu'un accord individuel ou une convention collective ne le prévoie.

Depuis le 1er janvier 2024, les employeurs belges sont tenus d'enregistrer les droits à la formation et les cours suivis par leurs employés dans le Compte fédéral de formation (CFL) (careerpro.be - Compte fédéral de formation). Il s'agit d'un élément important des efforts déployés par le gouvernement pour encourager la formation tout au long de la vie et l'amélioration des compétences. D'ici au 30 novembre 2024, les employeurs doivent s'assurer que toutes les données pertinentes sont correctement introduites.

Qu'est-ce que cela signifie pour vous en tant qu'employeur ?

1. Enregistrement obligatoire des droits à la formation et des formations :
En tant qu'employeur, vous devez enregistrer le nombre de droits à la formation accumulés par chaque employé. Il s'agit des heures ou des jours dont dispose un salarié pour se former. En outre, vous devez enregistrer toutes les formations suivies par les salariés dans le cadre du FLA. Il s'agit de formations internes et externes.

2. Calendrier et échéances :
Toutes les données relatives aux droits à la formation et aux formations suivies depuis le 1er janvier 2024 doivent être enregistrées dans le FLA avant le 30 novembre 2024. Vous pouvez donc enregistrer toutes les formations rétrospectivement.

3. Conséquences en cas de non-respect :
Si vous ne respectez pas cette obligation, vous pouvez faire l'objet d'une sanction de niveau 1 au titre du code pénal social (amende administrative de 80 à 800 €, à multiplier par le nombre de salariés concernés). Veillez donc à effectuer l'enregistrement dans les délais et correctement.

Questions fréquemment posées :

1. Quels sont les travailleurs couverts par ce régime ?
Tous les travailleurs salariés en Belgique, quel que soit leur statut, doivent être inscrits à la FLA. Cela vaut tant pour les travailleurs à temps plein que pour les travailleurs à temps partiel.

2. Dois-je enregistrer toutes les formations ?
Oui, les formations formelles et informelles, qu'elles soient organisées en interne ou en externe, doivent être enregistrées. Cela comprend les cours de formation, les ateliers et les cours de recyclage.

3. Que se passe-t-il si un employé change d'employeur ?
Les droits à la formation enregistrés et les cours suivis accompagnent l'employé chez son nouvel employeur. Il incombe au nouvel employeur de reprendre ces données et de les maintenir à jour.

4. Comment puis-je introduire les données dans le FLA ?
Il existe une plateforme en ligne sur laquelle vous pouvez introduire les données nécessaires. Nous vous recommandons de vous connecter régulièrement et de tenir toutes les informations à jour.
En tant qu'employeur, il est important que vous vous prépariez dès maintenant et que vous teniez à jour toutes les informations pertinentes sur la formation et les droits à la formation. Vous pourrez ainsi vous conformer à temps à la nouvelle réglementation et éviter d'éventuels problèmes à l'avenir.

Outre la clarification/l'extension des pouvoirs des inspecteurs sociaux, il convient d'envisager des modifications du niveau des amendes pénales et administratives pour les infractions de niveau 3 et de niveau 4.

Exemples de sanctions

• Sanctions de niveau 1 : non-inscription des mentions obligatoires dans le règlement de travail, non-respect d'une convention collective de travail déclarée d'application générale, non-publication des jours fériés de remplacement.
• Sanctions de niveau 2 : non-octroi d'éco-chèques (si obligatoires), non-respect des obligations en matière de glissement des heures de travail (y compris le suivi via le système de suivi du temps), (si obligatoires) non-paiement de l'indemnité pour l'achat de vêtements de travail/outils de travail.
• Sanctions de niveau 3 : non-paiement du salaire (total ou partiel) dans les délais, non-respect de l'obligation de communiquer dans les délais l'horaire variable à temps partiel applicable.
• Sanctions de niveau 4 : ne pas souscrire sciemment et intentionnellement une assurance contre les accidents du travail, octroyer des salaires inférieurs au salaire minimum, employer des personnes qui ne disposent pas des permis de séjour ou de travail nécessaires.

Plafond salarial

Pour l'année scolaire 2024-2025, le plafond salarial pour le congé-éducation/congé de formation flamand s'élève à 3 641 euros. Ce plafond détermine le montant maximal du salaire que vous devez payer, en tant qu'employeur, aux employés qui s'absentent avec salaire pour suivre une formation. Le montant a été automatiquement indexé le 1er septembre 2024, tel que déterminé depuis l'année scolaire 2023-2024. Jusqu'au 31 août 2024, le plafond était de 3.500 euros.

Cela signifie que si un salarié gagne plus que le plafond salarial, vous ne devez payer le salaire que jusqu'à concurrence de ce plafond pendant la période de congé-éducation/congé de formation flamand.

Formalités

En tant qu'employeur, vous devez vérifier si votre salarié remplit les conditions pour bénéficier d'un congé-éducation/congé de formation flamand. Par exemple, vous devez recevoir l'attestation d'inscription à la formation dans les délais (au plus tard le 31 octobre pour les formations organisées par année scolaire/15 jours après l'inscription/après l'entrée en service pour toutes les autres formations ou en cas de changement d'employeur).

Pour obtenir le remboursement des heures VOV, vous devez, en tant qu'employeur, demander le remboursement de ce montant via le guichet WSE en ligne au plus tard 3 mois après le début de la formation.

Pour les jeunes travailleurs ou les jeunes en fin d'études qui ne sont plus soumis à l'obligation scolaire et qui ont terminé leurs études, vous ne devrez pas retenir de précompte professionnel sur leurs salaires pour les mois d'octobre, novembre et décembre 2024 sous certaines conditions.

Cette exonération s'applique si le contrat de travail débute au cours du quatrième trimestre 2024 (entre octobre et décembre) et que le salaire brut imposable ne dépasse pas 4.725 euros par mois. De cette manière, l’exonération d'impôt ne sera pas dépassée. Toutefois, cette exonération n'est pas automatiquement appliquée car nous ne pouvons pas vérifier si les conditions sont remplies. En tant qu'employeur, vous devez donc vous assurer que les conditions sont remplies.

Si ces conditions sont remplies, les revenus de ces travailleurs seront souvent trop faibles en 2024 pour qu'ils aient à payer des impôts. Dans ce cas, la retenue du précompte professionnel n'est pas nécessaire. Que le précompte soit retenu ou non, l'imposition finale sera traitée correctement par le biais de l'impôt sur le revenu des personnes physiques, comme d'habitude.

À partir du 1er septembre 2024, l'enregistrement des heures de travail deviendra obligatoire pour les salariés exerçant certaines activités de nettoyage. Il s'agit en particulier des activités visant à nettoyer des biens immobiliers pour le compte d'un tiers. Cette nouvelle réglementation couvre les activités de nettoyage soumises aux conditions des seuils applicables aux travaux de type « état immobilier ». 

Nous expliquons les principaux aspects de cette obligation.

Enregistrement obligatoire des heures de travail

En tant qu'employeur, vous devez enregistrer avec précision le début et la fin des activités de travail, y compris les pauses des employés impliqués dans lesdites activités de nettoyage.

Cette mesure a été introduite pour mieux contrôler les heures de travail et améliorer les conditions de travail des employés. Elle garantit la clarté des heures travaillées et des pauses, ce qui est également important pour le respect de la législation du travail.

Champ d'application

Cette obligation ne s'applique qu'aux activités de nettoyage de biens immobiliers (tels que les bâtiments) effectuées pour le compte d'un tiers. Cela signifie que les activités de nettoyage effectuées en interne - par exemple par le personnel d'une entreprise - ne sont pas couvertes par cette obligation.

Les activités doivent également respecter les seuils applicables aux travaux de type « immobilier ». Concrètement, il s'agit uniquement des activités de nettoyage qui dépassent un certain montant financier. Les seuils exacts peuvent varier et sont déterminés par la réglementation relative aux travaux immobiliers.

Responsabilités des employeurs

Vous devez vous assurer que vous disposez d'un système vous permettant d'enregistrer avec précision les heures de travail et les pauses des employés concernés. Il peut s'agir de systèmes électroniques d'enregistrement du temps ou de tableaux de service sur papier, en fonction de ce qui convient le mieux à l'environnement de travail.

L'ONSS propose sur son site web une application permettant d'enregistrer les présences : Check In and Out at Work.

En tant qu'employeur, vous êtes responsable du respect de cette nouvelle obligation. Des contrôles seront probablement effectués pour vérifier que les entreprises respectent ces exigences.

Conséquences en cas de non-respect

Vous ne respectez pas cette obligation d'enregistrement ? Si c'est le cas, vous risquez d'être sanctionné. Celle-ci peut aller d'une amende administrative à des mesures plus sévères, en fonction de la gravité de l'infraction.