HR-weetjes – september 2024

In dit artikel vindt u een handig overzicht van nieuwe hr-maatregelen voor werkgevers en werknemers. Met welke nieuwigheden moet u de komende weken en maanden rekening houden?

Wat als mijn werknemer op die dag moet werken en mijn werknemer 1) wil of moet gaan stemmen; 2) aangeduid wordt als voorzitter, secretaris of bijzitter van een stembureau of telbureau?

1) Mijn werknemer wil of moet gaan stemmen

Voor de verkiezingen op 13 oktober 2024 geldt in Vlaanderen geen opkomstplicht meer. In de andere regio’s van ons land is dit wel nog het geval. Hoe dan ook heeft elke burger die een uitnodiging kreeg om te gaan stemmen, het recht om dat ook te gaan doen. Hij kan er ook voor kiezen een andere stemmer een volmacht te geven.

Er zijn twee mogelijke oplossingen wanneer uw werknemer op de dag van de verkiezingen moet werken tijdens de openingsuren van het stemlokaal en zijn stem wil uitbrengen:

• De werknemer gaat zelf gaan stemmen en vraagt toestemming aan de werkgever om tijdens de werkuren te gaan stemmen. In deze situatie krijgt de werknemer geen loon voor de periode van afwezigheid om te gaan stemmen, maar is hij wel gerechtvaardigd afwezig. 
• De werknemer geeft iemand anders een volmacht (volmachtformulier: Vlaanderen - A95 / Wallonië / Brussel - P1 / Oost-België - A1), en de werknemer komt toch werken. 

2) Mijn werknemer wordt aangeduid als voorzitter, secretaris of bijzitter van een stembureau of bijzitter 

Als werkgever kunt u niet verbieden dat uw werknemer zijn of haar plicht vervult. Uiteraard moet de werknemer die opgeroepen werd, u op voorhand verwittigen of minstens zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen van zijn of haar afwezigheid.

Er is een wettelijk recht op behoud van loon in de vorm van een klein verlet voor de bijzitters in een hoofdstembureau, een enig stembureau en in een hoofdbureau voor stemopneming. Het klein verlet kan alleen maar gebruikt worden om effectief de rol van bijzitter in zo’n stem- of telbureau op te nemen.

Wie wordt opgeroepen als voorzitter of secretaris, heeft daarentegen geen recht op behoud van loon, tenzij dit wordt toegekend door een individuele overeenkomst of een collectieve arbeidsovereenkomst.

Sinds 1 januari 2024 zijn werkgevers in België verplicht om opleidingsrechten en gevolgde opleidingen van hun werknemers te registreren in de Federal Learning Account (FLA) (careerpro.be - Federal Learning Account). Dit is een belangrijk onderdeel van de inspanningen van de overheid om levenslang leren en bijscholing te stimuleren. Tegen 30 november 2024 moeten werkgevers ervoor zorgen dat alle relevante gegevens correct zijn ingevoerd.

Wat betekent dit voor u als werkgever?

1. Verplichte registratie van opleidingsrechten en opleidingen:
Als werkgever moet u bijhouden hoeveel opleidingsrechten elke werknemer heeft opgebouwd. Dit gaat om de uren of dagen die een werknemer beschikbaar heeft voor opleidingen. Daarnaast moet u alle gevolgde opleidingen van werknemers registreren in de FLA. Dit omvat zowel interne als externe opleidingen.

2. Timing en deadlines:
Alle gegevens over opleidingsrechten en gevolgde opleidingen sinds 1 januari 2024 moeten uiterlijk op 30 november 2024 in de FLA geregistreerd zijn. U kunt dus alle opleidingen retroactief registreren. 

3. Gevolgen bij niet-naleving: 
Als u deze verplichting niet nakomt, kunt u mogelijk een sanctie niveau 1 van het sociaal strafwetboek opgelegd krijgen (administratieve geldboete van 80 tot 800 euro, te vermenigvuldigen met het aantal betrokken werknemers). Zorg er daarom voor dat u de registratie op tijd en correct uitvoert. 

Veelgestelde vragen:

1. Welke werknemers vallen onder deze regeling? 
Alle werknemers in loondienst in België, ongeacht hun statuut, moeten geregistreerd worden in de FLA. Dit geldt zowel voor voltijdse als deeltijdse werknemers.

2. Moet ik alle opleidingen registreren? 
Ja, zowel formele als informele opleidingen, ongeacht of deze intern of extern worden georganiseerd, moeten geregistreerd worden. Dit omvat ook trainingen, workshops en bijscholingen.

3. Wat als een werknemer van werkgever verandert? 
De geregistreerde opleidingsrechten en gevolgde opleidingen gaan mee met de werknemer naar de nieuwe werkgever. Het is de verantwoordelijkheid van de nieuwe werkgever om deze gegevens over te nemen en verder bij te houden.

4. Hoe kan ik de gegevens invoeren in de FLA?
Er is een online platform beschikbaar waar u de nodige gegevens kan invoeren. We raden u aan om regelmatig in te loggen en alle informatie up-to-date te houden.

Het is belangrijk dat u zich als werkgever nu al voorbereidt en ervoor zorgt dat u alle relevante informatie over opleidingen en opleidingsrechten bijhoudt. Zo voldoet u tijdig aan de nieuwe regelgeving en voorkomt u mogelijke problemen in de toekomst. 

Naast een verduidelijking/uitbreiding van de bevoegdheden van de sociaal inspecteurs, moet u rekening houden met wijzigingen aan het niveau van de strafrechtelijke en administratieve geldboetes voor de inbreuken van niveau 3 en niveau 4.

Voorbeelden

• Sancties niveau 1: het niet-opnemen van de verplichte vermeldingen in het arbeidsreglement, het niet- naleven van een algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst, het niet-publiceren van vervangingsfeestdagen.
• Sancties niveau 2: het niet-toekennen van ecocheques (indien verplicht), het niet-naleven van de verplichtingen inzake glijdende werkuren (onder andere opvolging via systeem van tijdsopvolging), (indien verplicht) het niet-betalen van de vergoeding voor de aankoop van werkkledij/arbeidsgereedschap.
• Sancties niveau 3: het niet (volledig of gedeeltelijk) tijdig betalen van het loon, het niet-naleven van de verplichting om tijdig het toepasselijke variabele deeltijdse uurrooster kenbaar te maken.
• Sancties niveau 4: het wetens en willens niet-aangaan van een arbeidsongevallenverzekering, lonen toekennen lager dan de minimumlonen, personen tewerkstellen die niet over de nodige verblijfs- of werkvergunning beschikken.

Loonplafond

Voor het schooljaar 2024-2025 bedraagt het loonplafond voor educatief verlof/Vlaams opleidingsverlof 3.641 EUR. Dit plafond bepaalt het maximale loonbedrag dat u als werkgever moet betalen aan werknemers die met behoud van hun loon afwezig zijn om een opleiding te volgen. Het bedrag werd automatisch geïndexeerd op 1 september 2024, zoals bepaald sinds het schooljaar 2023-2024. Tot 31 augustus 2024 lag het plafond op 3.500 EUR. 
Dit betekent dat als een werknemer meer verdient dan het loonplafond, u enkel het loon tot dat maximum moet betalen tijdens de periode van educatief verlof/ Vlaams opleidingsverlof.

Formaliteiten

Als werkgever moet u nagaan of uw werknemer aan de voorwaarden voor educatief verlof/Vlaams opleidingsverlof voldoet. Zo moet u tijdig het inschrijvingsattest voor de opleiding ontvangen (ten laatste op 31 oktober voor opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden/15 dagen na inschrijving/na indiensttreding voor alle andere opleidingen of bij verandering van werkgever).
Om de VOV-uren terugbetaald te krijgen, moet u als werkgever uiterlijk 3 maanden na de start van de opleiding dit bedrag terugvragen via het online WSE-loket.

Voor jonge werknemers of schoolverlaters die niet meer leerplichtig zijn en hun studies hebben beëindigd, bent u onder bepaalde voorwaarden geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd op hun loon voor de maanden oktober, november en december 2024.

Deze vrijstelling geldt als de arbeidsovereenkomst start in het vierde kwartaal van 2024 (tussen oktober en december) en het bruto belastbaar loon niet hoger is dan 4.725 EUR per maand. Op die manier wordt de belastingvrije som niet overschreden. Deze vrijstelling wordt echter niet automatisch toegepast, omdat wij niet kunnen nagaan of de voorwaarden vervuld zijn. Daarom moet u als werkgever bevestigen dat aan de voorwaarden is voldaan.

Als deze voorwaarden van toepassing zijn, hebben deze werknemers vaak te weinig inkomen in 2024 om belastingen te moeten betalen. Het inhouden van bedrijfsvoorheffing zou in dat geval overbodig zijn. Of er nu wel of geen bedrijfsvoorheffing wordt ingehouden: de definitieve belastingaanslag zal zoals gebruikelijk via de personenbelasting correct worden verwerkt.

Sinds 1 september 2024 wordt de registratie van de werktijden verplicht voor werknemers die bepaalde schoonmaakactiviteiten uitvoeren. Dit geldt specifiek voor activiteiten die tot doel hebben om onroerende goederen schoon te maken voor rekening van een derde partij. Deze nieuwe regelgeving heeft betrekking op schoonmaakactiviteiten die onderworpen zijn aan de voorwaarden van de drempelbedragen die gelden voor werken van het type ‘onroerende staat’. We lichten de belangrijkste aspecten van deze verplichting toe.

Verplichte registratie van werktijden

Als werkgever moet u het begin en einde van de werkactiviteiten, inclusief de rustpauzes van werknemers die betrokken zijn bij de genoemde schoonmaakactiviteiten, nauwkeurig registreren.

Deze maatregel is ingevoerd om een betere controle te kunnen uitoefenen op de werktijden en om de arbeidsomstandigheden van werknemers te verbeteren. Het zorgt ervoor dat er duidelijkheid is over de gewerkte uren en pauzes, wat ook belangrijk is voor de naleving van de arbeidswetgeving.

Toepassingsgebied

Deze verplichting geldt enkel voor schoonmaakactiviteiten die betrekking hebben op onroerende goederen (zoals gebouwen) die worden schoongemaakt voor rekening van een derde partij. Dit betekent dat schoonmaakwerkzaamheden die intern worden uitgevoerd - bijvoorbeeld door eigen personeel binnen een bedrijf - niet onder deze verplichting vallen.

De activiteiten moeten ook voldoen aan de drempelbedragen die van toepassing zijn op werken van het type ‘onroerende staat’. Concreet gaat het enkel om schoonmaakwerkzaamheden die boven een bepaald financieel bedrag uitkomen. De exacte drempelbedragen kunnen variëren, en worden bepaald door de regelgeving over werken van onroerende staat.

Verantwoordelijkheden van werkgevers

U moet ervoor zorgen dat u over een systeem beschikt waarmee u de werktijden en pauzes van de betrokken werknemers nauwkeurig kunt registreren. Dit kan variëren van elektronische tijdsregistratiesystemen tot papieren roosters, afhankelijk van wat het meest geschikt is voor de werkomgeving.

De RSZ biedt via zijn website een applicatie aan waar de aanwezigheidsregistratie kan gebeuren: Check In and Out at Work.

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de correcte naleving van deze nieuwe verplichting. Er zullen waarschijnlijk controles plaatsvinden om te verifiëren of bedrijven aan deze vereisten voldoen.

Gevolgen bij niet-naleving

Leeft u deze registratieverplichting niet na? Dan kunt u een sanctie oplopen. Dit kan variëren van administratieve boetes tot strengere maatregelen, afhankelijk van de ernst van de overtreding.