Conseils de fin d'année 2023 : Actualités RH

Dans la dernière ligne droite de la fin d'année, nous souhaitons vous donner encore quelques conseils qui peuvent être importants pour votre gestion du personnel, et déjà un regard sur quelques nouveautés pour 2024.

Depuis le 1er décembre 2023, les entreprises de 50 salariés ou plus sont tenues de désigner une ou plusieurs personnes de confiance. Au moins une des personnes de confiance doit appartenir au personnel de l'entreprise. La désignation se fait après accord préalable de tous les représentants du personnel au sein du CPPT (Comité pour la prévention et la protection au travail), ou en leur absence par les délégués syndicaux. Il n'y a pas de délégués syndicaux ? Dans ce cas, c'est à vous, en tant qu'employeur, d'annoncer le nom, les travailleurs ayant la possibilité de faire part de leurs commentaires.

Auparavant, la présence d'une personne de confiance était recommandée, mais elle n'était obligatoire que lorsque tous les représentants des travailleurs au sein du CPPT l'exigeaient. Dans le cas contraire, l'employeur pouvait choisir de le faire ou non.

Pour les entreprises de moins de 50 travailleurs, il s'agit toujours d'une recommandation, à moins que tous les membres de la délégation syndicale (ou, à défaut, tous les travailleurs) n'en fassent expressément la demande. Dans ce dernier cas, en tant qu'employeur, vous devez également agir en conséquence.

En tant qu'employeur, vous pouvez toujours faire appel à votre Service externe pour la prévention et la protection au travail. Cela fait en effet partie de leur domaine d'expertise et ils dispensent des formations à cet effet.

Le 1er décembre 2023, le Conseil des ministres a approuvé un projet d'arrêté royal reportant la date de distribution de la prime de pouvoir d'achat au 31 mars 2024.

Si votre organisation a obtenu de bons résultats pendant la dernière crise, l'arrêté royal du 23 avril 2023 relatif à la prime de pouvoir d'achat vous permet d'octroyer une prime de pouvoir d'achat unique à vos travailleurs depuis le 1er juin 2023. Vous remplissez toutes les conditions ? Dans ce cas, cette prime de pouvoir d'achat pour les travailleurs est exonérée de cotisations sociales et de précompte professionnel. En tant qu'employeur, vous devez toutefois payer une cotisation spéciale de 16,5 %.

En raison du délai serré (distribution au plus tard le 31 décembre 2023), le projet d'arrêté royal reporte la distribution au 31 mars 2024. Les employeurs, les secrétariats sociaux et les prestataires de services disposeront ainsi du temps nécessaire pour calculer les primes de pouvoir d'achat et commander les chèques consommation. La condition est que la décision d'octroyer une prime de pouvoir d'achat soit prise au plus tard le 31 décembre 2023 !

Remarque : si la convention collective sectorielle prévoit une date d'émission antérieure, vous devez la respecter.

Nous suivrons cette question pour vous.

En tant qu'employeur et sous certaines conditions, vous pouvez demander une prime de reprise du travail de 1 000 euros si un salarié malade de longue durée (invalidité de plus d'un an) reprend le travail au cours de la période allant du 1er avril 2023 au 31 mars 2025 avec l'autorisation du médecin-conseil de la caisse d'assurance maladie. Cette mesure s'applique également aux salariés nouvellement embauchés.

Ce montant est porté à 1 725 euros pour les reprises progressives du travail à partir du 1er janvier 2024 au plus tôt avec l'accord du médecin-conseil (sous réserve de publication au Moniteur belge).

La demande de prime doit être introduite auprès de la caisse d'assurance maladie via le "portail de la prime de reprise du travail". Les conditions et la procédure de demande à suivre peuvent être consultées sur le site web de l'INAMI.

La demande peut être introduite au plus tôt après la fin des trois premiers mois de travail adapté et au plus tard deux ans après la fin du troisième mois de reprise progressive du travail.

Votre demande doit de préférence être introduite en ligne. Une demande papier via un document modèle (voir le site de l'INAMI) peut également être envoyée au Conseil national de l'intermutualité. Cette mesure est valable jusqu'au 31 mars 2025. Elle sera ensuite évaluée et éventuellement prolongée.

A partir du 1er janvier 2024, la réduction ONSS "premières embauches" sera fortement réduite à deux égards :

• D'une part, l'avantage pour votre premier salarié sera plafonné à 3 100 euros par trimestre, au lieu de 4 000 euros par trimestre actuellement. Cette mesure s'applique non seulement aux nouveaux embauchés à partir du 1er janvier 2024, mais aussi aux réductions déjà en cours.
• En revanche, la réduction ONSS pour les quatrième, cinquième et sixième recrutements sera supprimée. Elle ne s'applique qu'aux nouveaux embauchés à partir du 1er janvier 2024. Les réductions ONSS pour les quatrième, cinquième et sixième recrutements qui ont déjà commencé au plus tard le 31 décembre 2023 resteront inchangées.
   

Situation à partir du 1er janvier 2024:

La cotisation CO2 est une cotisation que tout employeur doit payer lorsqu'il met à la disposition de son employé un véhicule qu'il peut également utiliser pour ses déplacements privés.

Le montant de cette cotisation dépend des émissions de CO2 du véhicule et du type de carburant. L'indice CO2 est la base. Une fois ce coefficient déterminé, il est repris dans une formule de calcul :

        
*Y = CO2-émission du véhicule

Les montants calculés sont indexés annuellement. Pour 2024, le coefficient d'indexation est égal à 1,5359.

La cotisation minimale à partir du 1er janvier 2024 sera de 31,99 euros. Pour les véhicules électriques, la cotisation sera toujours égale à 31,99 EUR.

Remarque : pour les voitures achetées (achat, leasing ou location) depuis le 1er juillet 2023, la contribution de solidarité est encore augmentée en multipliant le résultat de la formule par un certain coefficient, plus précisément le coefficient 2,25 à partir du 1er juillet 2023.

En tant qu'employeur, vous pouvez accorder une indemnité kilométrique à vos employés pour les déplacements de service qu'ils effectuent avec leur propre voiture. Le montant de cette indemnité kilométrique est révisé trimestriellement.

Pour la période du 1er janvier 2024 au 31 mars 2024, cette indemnité kilométrique s'élève à 0,4269 EUR par kilomètre. Pour la période du 1er octobre 2023 au 31 décembre 2023, elle était de 0,4259 EUR par kilomètre.

Si vous respectez cette limite maximale, vous pouvez accorder l'indemnité kilométrique forfaitaire en exonération d’ONSS et de taxes.

Pour 2024, le ministre du Travail Pierre-Yves Dermagne a annoncé un certain nombre de changements concernant le système des flexi-jobs. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu de ces changements. Pour des informations plus détaillées, nous nous ferons un plaisir de vous aider.

Élargissement :

En plus des secteurs actuels, les flexi-jobs deviendront également possibles dans les secteurs suivants : éducation, garde d'enfants, secteur public du sport et de la culture (pour ces trois secteurs, les régions devront décider indépendamment d'introduire l'autorisation des flexi-jobs), agriculture et horticulture, autobus et autocars, secteur automobile, industrie alimentaire, secteur funéraire, secteur du déménagement, auto-écoles, secteur de l'événementiel (codes NACE spécifiques) et secteur de l'immobilier.

Protection sociale :

Le salaire minimum prévu pour un flexi-jobber sera désormais réglementé par secteur, et variera donc selon le secteur. Les flexi-jobbers seront soumis aux barèmes applicables aux travailleurs réguliers du secteur. Le secteur de l'hôtellerie et de la restauration fait exception à cette règle. Le salaire minimum prévu pour un flexi-jobber dans le secteur de la restauration sera maintenu à 12,05 euros de l'heure (rémunération minimale du flexi-job, y compris le pécule de vacances).

Autre nouveauté : le salaire du flexi-jobber ne peut dépasser 150 % du salaire de base minimum de l'emploi occupé par le salarié.

Plafonnement de l'exonération fiscale :

À partir de l'exercice d'imposition 2025 (recettes 2024), l'exonération fiscale serait plafonnée à 12 000 euros par an, sauf exceptions, pour les salariés accédant au système flexi-job. Ce plafond ne s'applique pas aux retraités du système flexi-job.

Qui peut commencer un flexi-job ?

Pour commencer à travailler comme flexi-jobber, il faut être retraité ou travailler au moins aux 4/5e avec un ou plusieurs autres employeurs.
Cotisations patronales :
Le gouvernement augmente les cotisations patronales de 25 % à 28 %.

Le gouvernement prend un certain nombre de mesures pour éliminer certains abus.

• Le travailleur ne peut pas être employé sous un autre contrat de travail et au cours du même trimestre par le même employeur que celui auprès duquel il effectuera un flexi-job. Si vous employez un salarié qui travaille au moins aux 4/5e dans l'une de vos entreprises, vous ne pouvez plus l'embaucher en tant que salarié en flexi-job dans l'une de vos autres entreprises.
• Autre nouveauté : si vous passez d'un emploi à temps plein à un emploi à 4/5e, vous devrez désormais respecter une période d'attente avant de pouvoir exercer un emploi flexible.
   

L'importance de l'accord-cadre :

Vous employez un flexi-jobber? Dans ce cas, vous devez conclure un accord-cadre écrit avec ce travailleur.

Vous serez sanctionné si vous n'établissez pas un accord-cadre correct et si vous ne remplissez pas les obligations correspondantes. Aujourd'hui, ces sanctions n'étaient pas prévues.

Ces informations sont susceptibles d'être modifiées jusqu'à ce que tous les textes juridiques soient publiés.

Pour les salariés qui sont en incapacité de travail pendant leurs vacances aujourd'hui, il est impossible de reporter ultérieurement les vacances. Les vacances ne sont donc pas converties en suspension pour cause d'incapacité. Ceci était contraire à la réglementation européenne. 

À partir du 1er janvier 2024, votre salarié pourra prendre ultérieurement les congés qui coïncident avec les jours d'incapacité. Pour les jours de maladie pendant la période de vacances, le droit au salaire garanti s'appliquera dès lors.

Régime actuel

L'incapacité de travail commence avant les vacances

Les jours qui coïncident avec les vacances prévues (congé individuel ou collectif) conservent la qualification d'incapacité de travail. Ces vacances peuvent être prises par votre salarié plus tard au cours de l'année de vacances. 

Début de l'incapacité pendant les vacances

Les jours fériés restent des jours fériés et ne sont pas convertis en suspension pour incapacité de travail.

Nouveau régime à partir du 1er janvier 2024

L’incapacité commence-t-elle avant les vacances et se poursuit-il pendant les vacances ? Dans ce cas, rien ne change. Les jours qui coïncident avec les vacances prévues conservent la qualification d'incapacité de travail.

Si l'incapacité de travail commence pendant les vacances, votre travailleur peut conserver ses vacances qui coïncident avec les jours d'incapacité. Ces jours fériés peuvent alors être convertis en absence pour cause d'invalidité. Les vacances sont ainsi libérées et peuvent être prises plus tard au cours de l'année de vacances.

Cette règle de conversion s'applique également au congé de maternité, au congé de maternité converti en cas d'hospitalisation ou de décès de la mère, à l'absence pour cause de promotion sociale, au congé de naissance, au congé d'adoption, au congé d'accueil et au congé de parent nourricier.

Votre employé souhaite prendre les vacances annulées immédiatement après la fin de la période d³incapacité ? Dans ce cas, une formalité supplémentaire s'impose. Au plus tard au moment où il vous remet le certificat médical, le travailleur vous informe de son intention de prendre les vacances après la période d'incapacité de travail. Cela nécessite votre accord en tant qu'employeur.

Si, à la fin de l'année de vacances, il s'avère que votre travailleur n'a pas pu prendre ses vacances dans leur intégralité en raison de la libération des jours de vacances, vous devez, en tant qu'employeur, transférer obligatoirement le droit (uniquement pour ces jours libérés !). Dans ce cas, le travailleur peut prendre les jours de vacances non utilisés au cours des deux années civiles suivantes. Dans tous les autres cas de congés légaux non utilisés, la règle connue reste d'application : prise obligatoire au cours de l'année de vacances, sans possibilité de transfert. Les règles applicables à la prise des congés reportés sont les mêmes que celles qui s'appliquent aux autres jours de congé annuel. Cela signifie que le principe selon lequel il doit y avoir un accord entre l'employeur et le travailleur s'applique.
 

Attestation médicale

Le salarié qui souhaite bénéficier de ce nouveau régime devra présenter un certificat médical à l'employeur. Sans certificat médical, les congés resteront des congés. Le certificat médical doit être remis dans le délai prescrit (dans un délai raisonnable en cas de force majeure).

Remarque : la dérogation permettant de ne pas présenter de certificat médical jusqu'à trois fois par année civile ne s'applique pas ici.

Un AR peut établir un modèle spécifique de certificat médical pour l'incapacité de travail survenant pendant une période de congé annuel. Il était initialement supposé que la preuve ne pouvait être apportée qu'à l'aide de ce modèle spécifique, mais ce n'est donc pas le cas. L'utilisation du modèle est purement facultative. Le modèle lui-même n'est pas (encore) disponible.

Séjour

Le salarié qui souhaite bénéficier de ce nouveau régime doit également vous informer immédiatement de sa localisation s'il ne se trouve pas à son domicile (adresse du domicile/adresse de résidence habituelle).

Salaire garanti

Pour les jours d'incapacité de travail survenant pendant une période de vacances, le droit au salaire garanti est déterminé selon les règles normales.

Par conséquent, lorsque les travailleurs sont en incapacité de travail pendant une période de vacances collectives, ils n'ont pas droit au salaire garanti. Ils bénéficient alors des prestations de la caisse d'assurance maladie. Pour les employés, ces prestations sont toutefois à la charge de l'employeur.

La perte du salaire garanti peut également survenir si votre employé fournit son attestation en retard et/ou rend impossible une visite médicale. Ces jours sont toujours considérés comme des jours d'incapacité de travail, mais sans droit au salaire garanti.

Réglement de travail

Le règlement du travail devrait mentionner les formalités que votre employé doit accomplir en cas d'incapacité de travail pendant une période de vacances. En outre, il convient d'ajouter au règlement du travail une disposition relative à la traduction du certificat médical dans une langue étrangère.

La modification du règlement du travail peut se faire sans suivre la procédure normale de modification du règlement.

À partir de l'année de vacances 2024, lorsqu'un employé change d'employeur, le pécule de vacances simple de départ reçu de l'employeur précédent sera réglé différemment avec le nouvel employeur. A savoir, non plus à un moment fixe de l'année, mais en deux étapes.:

• 1ère étape : lorsque votre nouveau travailleur prend des vacances pour lesquelles il a accumulé des droits auprès d'un employeur précédent, 90 % du salaire journalier brut du mois concerné sont déduits. Votre employé ne recevra donc que 10 % de son salaire journalier brut pour chaque jour de vacances pris.
• 2ème étape : au mois de décembre ou au plus tôt le mois de la cessation d'activité - si votre nouveau salarié part plus tôt - le décompte final doit être effectué, en le comparant avec ce qui a déjà été déduit au cours de l'année de vacances.

Attention : la retenue du pécule de vacances excédentaire sur le salaire du mois de décembre ou du mois de cessation d'activité ne peut pas dépasser 20 % du salaire. Il s'agit d'une conséquence de la loi sur la protection des salaires. En d'autres termes, la retenue sur le salaire doit être effectuée par étapes, à moins que votre employé ne donne explicitement son accord pour que le montant total soit retenu en une seule fois.

À partir de 2024, ces nouvelles règles seront mentionnées sur le certificat de vacances.

Seule la méthode de compensation du pécule de vacances unique changera.

Rien ne changera en ce qui concerne le décompte du double pécule de vacances de départ et du pécule de vacances de départ complémentaire : ce décompte est effectué une fois par an, généralement lorsque le travailleur prend ses vacances principales chez le nouvel employeur. Tout reste également inchangé pour les ouvriers.

En 2024 également, le Service d'enquêtes et de renseignements sociaux (SIOD) effectue des contrôles éclairs dans un certain nombre de secteurs. Ces contrôles s'inscrivent dans le cadre de la lutte contre la fraude sociale. Ces contrôles sont principalement informatifs et préventifs, mais des sanctions sont possibles en cas d'infraction. 
Des contrôles éclairs nationaux seront organisés dans les secteurs suivants en 2024 :

• Janvier : secteur de la construction 
• Mars : industrie du déménagement
• Juin : hôtellerie et restauration
• Septembre : secteurs verts
• Novembre : transport

le Service d'enquêtes et de renseignements sociaux dispose d'une liste de contrôle spécifique par secteur qui peut vous aider à vous préparer à un éventuel audit. Nous pouvons vous fournir cette liste de contrôle.

Dans le cadre du pacte social (novembre 2022), le droit collectif à la formation (plan de formation annuel) a été converti en un droit individuel à la formation pour chaque travailleur. À partir de 2024, ce droit sera en principe de cinq jours.

Les entreprises de plus de 20 salariés sont tenues d'établir un plan de formation.

Une obligation viendra bientôt s'ajouter : en tant qu'employeur, vous devrez enregistrer les formations légalement et sectoriellement obligatoires pour chacun de vos salariés dans une application numérique : le " Federal Learning Account ".
Cette obligation entrera en vigueur le 1er avril 2024.

"L'application numérique ‘Federal Learning Account’ doit permettre au travailleur et à l'employeur de gérer et de suivre les droits de formation individuels et les droits de formation sectoriels et d'en informer le travailleur", a déclaré le ministre du Travail Pierre-Yves Dermagne.

Par le biais du "Federal Learning Account", les informations qui peuvent être demandées sont les suivantes :

• l'identité de l'employé
• le régime de travail
• le nombre de jours de formation auxquels votre employé a droit
• les jours de formation suivis
• le solde des droits à la formation
• les caractéristiques de la formation suivie
• ...

Au cours de sa carrière active, votre travailleur pourra consulter ces données en ligne.

Pour chaque trimestre civil, l'employeur ou son représentant mandaté enregistre la ou les formations suivies, les caractéristiques de base de cette ou ces formations (début, fin, nature de la formation,...) et le nombre de jours de formation y afférents.

En outre, en tant qu'employeur, vous devez également vérifier les données enregistrées ou calculées par d'autres (par exemple, l'organisme de formation) et, le cas échéant, les modifier ou les compléter.

Il s'agit pour l'instant d'un projet de loi approuvé par le Parlement fédéral. La loi doit encore être publiée au Moniteur belge. Il y a encore beaucoup d'incertitudes. Nous continuerons à suivre l'évolution de la situation pour vous.

Le règlement du travail est un document social obligatoire. Tous les employeurs sont tenus d'élaborer un règlement du travail, quelle que soit leur activité. C'est, d'une part, un moyen de contrôler l'application correcte de la législation du travail au sein d'une organisation et, d'autre part, l'occasion de fixer certaines obligations pour les travailleurs.
Récemment, un grand nombre de nouvelles réglementations du travail sont apparues, dont certains éléments doivent obligatoirement figurer dans le règlement du travail. Par exemple :

• Annexe relative à la durée maximale du délai de préavis en cas de résiliation du contrat de travail par le salarié
• Annexe sur la maladie pendant le congé annuel
• Certificat médical d'exemption pour le premier jour d'incapacité de travail
• Modification de la période d'annonce pour les horaires variables
• Droit à la déconnexion
• Informations à caractère collectif (institution de sécurité sociale compétente, procédure de résiliation du contrat de travail et délai de recours, droit à la formation,...)
• …

Votre réglementation du travail doit-elle être mise à jour ou les adaptations nécessaires doivent-elles encore être apportées ? N'hésitez pas à nous contacter !

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En tant que client de Baker Tilly, vous pouvez contacter Lieven Nissens, directeur HR Consultancy & Payroll, ou votre gestionnaire de dossier.
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