Eindejaarstips 2023: HR-weetjes

In dit artikel vindt u een handig overzicht van nieuwe hr-maatregelen voor werkgevers en werknemers. Met welke nieuwigheden moet u de komende weken en maanden rekening houden?

Ondernemingen vanaf 50 werknemers moeten sinds 1 december 2023 verplicht één of meerdere vertrouwenspersonen aanstellen. Minstens één van de vertrouwenspersonen moet tot het personeel van de onderneming behoren. De aanstelling gebeurt na het voorafgaandelijk akkoord van alle vertegenwoordigers van de personeelsleden binnen het CPBW (Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk), of bij gebrek daaraan door de vakbondsafgevaardigden. Zijn er geen vakbondsafgevaardigden? Dan is het aan u als werkgever om de naam bekend te maken, waarbij de werknemers de mogelijkheid hebben om opmerkingen te formuleren.

Voordien was de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon aanbevolen, maar enkel verplicht wanneer alle werknemersvertegenwoordigers in het CPBW dit eisten. Zoniet, dan kon de werkgever in het verleden vrijwillig kiezen om dit wel of niet te doen. 

Voor ondernemingen met minder dan 50 werknemers blijft het nog altijd een aanbeveling, tenzij alle leden van de vakbondsafvaardiging (of bij gebrek daarvan, alle werknemers) hierom uitdrukkelijk verzoeken. In dat laatste geval moet u als werkgever hier ook gevolg aan geven.

Als werkgever kan u hiervoor steeds beroep doen op uw Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk. Dit behoort immers tot hun vakgebied en zij verzorgen hiervoor de opleidingen.

Op 1 december 2023 keurde de ministerraad een ontwerp van koninklijk besluit goed dat de datum van uitreiking van de koopkrachtpremie verlengt tot 31 maart 2024.

Als uw organisatie tijdens de afgelopen crisis goede resultaten behaalde, kan u dankzij het koninklijk besluit van 23 april 2023 over de koopkrachtpremie sinds 1 juni 2023 een eenmalige koopkrachtpremie toekennen aan uw werknemers. Voldoet u aan alle voorwaarden? Dan is deze koopkrachtpremie voor werknemers vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. Als werkgever betaalt u wel een bijzondere bijdrage van 16,5%.

Omwille van de krappe deadline (uitreiking uiterlijk op 31 december 2023) verlengt het ontwerp van koninklijk besluit de uitreiking tot 31 maart 2024. Hiermee krijgen werkgevers, sociale secretariaten en dienstverleners de nodige tijd om de koopkrachtpremies te berekenen en consumptiecheques te bestellen. Voorwaarde is wel dat de beslissing om een koopkrachtpremie toe te kennen, uiterlijk op 31 december 2023 genomen is!

Let wel: als de sectorale cao een eerdere datum van uitreiking vooropstelt, moet u deze respecteren.

Wij volgen dit verder voor u op.

Als werkgever kunt u, mits u aan bepaalde voorwaarden voldoet, een werkhervattingspremie van 1.000 EUR aanvragen als een langdurig zieke werknemer (lees: meer dan één jaar arbeidsongeschikt) met toestemming van de adviserend geneesheer van het ziekenfonds het werk hervat tijdens de periode van 1 april 2023 tot 31 maart 2025. Deze maatregel geldt ook voor werknemers die u nieuw aanwerft.

Dit bedrag stijgt naar 1.725 EUR voor progressieve werkhervattingen die ten vroegste vanaf 1 januari 2024 aanvangen met goedkeuring van de adviserend geneesheer (onder voorbehoud van publicatie in het Belgisch Staatsblad).

U moet deze premie bij het ziekenfonds aanvragen via het ‘portaal voor de werkhervattingspremie’. De voorwaarden en te volgen aanvraagprocedure vindt u op de website van het RIZIV.

U kunt de aanvraag ten vroegste indienen na het einde van de eerste drie maanden van het aangepast werk, en uiterlijk twee jaar na afloop van de derde maand progressieve werkhervatting.

Uw aanvraag gebeurt bij voorkeur online. Ook een papieren aanvraag via een modeldocument (zie website RIZIV) kan verstuurd worden naar het Nationaal Intermutualistisch College. Deze maatregel loopt tot 31 maart 2025. Nadien volgt een evaluatie en eventuele verlenging.

Vanaf 1 januari 2024 wordt de rsz-vermindering ‘eerste aanwervingen’ op twee vlakken sterk ingeperkt:

• Enerzijds wordt het voordeel voor uw eerste werknemer begrensd tot maximum 3.100 EUR per kwartaal, in plaats van de huidige 4.000 EUR per kwartaal. Dit geldt niet alleen voor nieuwe aanwervingen vanaf 1 januari 2024, maar ook voor al lopende verminderingen.
• Anderzijds wordt de rsz-vermindering voor de vierde, vijfde en zesde aanwerving afgeschaft. Dit geldt enkel voor nieuwe aanwervingen vanaf 1 januari 2024. Rsz-verminderingen voor de vierde, vijfde en zesde aanwerving die uiterlijk op 31 december 2023 al aangevat werden, blijven ongewijzigd verder lopen.

Situatie vanaf 1 januari 2024:

De CO2-bijdrage is een bijdrage die elke werkgever moet betalen wanneer hij zijn werknemer een voertuig ter beschikking stelt die hij ook voor privéverplaatsingen mag gebruiken.

Het bedrag van deze bijdrage is afhankelijk van de CO2-uitstoot en het brandstoftype van de wagen. De CO2-index is de grondslag. Wanneer die coëfficiënt bepaald is, wordt deze opgenomen in een berekeningsformule:

        
*Y = CO2-emissie van het voertuig

De berekende bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Voor 2024 is de indexeringscoëfficiënt gelijk aan 1,5359.

De minimumbijdrage vanaf 1 januari 2024 is 31,99 EUR. Voor elektrische voertuigen zal de bijdrage altijd gelijk zijn aan 31,99 EUR.

Opgelet: voor wagens die worden aangekocht (gekocht, geleased of gehuurd) sinds 1 juli 2023, wordt de solidariteitsbijdrage nog verhoogd door het resultaat van de formule met een bepaalde factor te vermenigvuldigen, meer bepaald factor 2,25 vanaf 1 juli 2023.

Als werkgever kunt u een kilometervergoeding toekennen aan werknemers voor dienstverplaatsingen met hun eigen wagen. Het bedrag van deze kilometervergoeding wordt elk kwartaal herzien.

Voor de periode van 1 januari 2024 tot en met 31 maart 2024 bedraagt deze kilometervergoeding 0,4269 EUR per kilometer. Voor de periode van 1 oktober 2023 tot en met 31 december 2023 was dit 0,4259 EUR per kilometer.

Als u deze maximumgrens naleeft, kunt u de forfaitaire kilometervergoeding vrij van rsz en belastingen toekennen.

Voor 2024 kondigde minister van Werk Pierre-Yves Dermagne een aantal aanpassingen aan wat het systeem van flexi-jobs betreft. Hieronder vindt u een beknopt overzicht van deze wijzigingen. Voor meer gedetailleerde informatie helpen wij u graag verder.
 

Uitbreiding:

Naast de huidige sectoren worden flexi-jobs ook mogelijk in de volgende sectoren: onderwijs, kinderopvang, publieke sport- en cultuursector (voor deze drie sectoren zullen de deelstaten zelfstandig moeten beslissen om de toelating van flexi-jobs in te voeren), land- en tuinbouw, bussen en autocars, autosector, voedingsindustrie, uitvaartsector, verhuissector, rijscholen, eventsector (specifieke NACE-codes) en immobiliënsector.

Sociale bescherming:

Het vastgelegde minimumloon voor een flexi-jobber zal voortaan per sector geregeld worden, en dus ook per sector verschillen. Voor flexwerk zal het barema gelden dat ook voor gewone werknemers in de sector van toepassing is. De horecasector vormt daarop een uitzondering. Het vastgelegde minimumloon voor een flexi-jobber in de horeca blijft behouden op 12,05 EUR per uur (minimumvergoeding flexi-job inclusief flexivakantiegeld).

Nieuw is ook dat het loon van de flexi-jobber maximaal 150% van het minimale basisloon van de door de medewerker uitgeoefende functie mag bedragen.

Werkgeversbijdrage:

De regering verhoogt de werkgeversbijdrage van 25% naar 28%.

Plafond fiscale vrijstelling:
Vanaf aanslagjaar 2025 (inkomsten 2024) zou de fiscale vrijstelling, behalve enkele uitzonderingen, beperkt worden tot 12.000 EUR per jaar voor werknemers die toegang hebben tot het systeem van flexi-jobs. Voor gepensioneerde flexi-jobwerknemers geldt dit plafond niet.

Wie kan starten met een flexi-job?

Om als flexi-jobber aan de slag te gaan, moet men gepensioneerd zijn of minstens 4/5de werken bij één of meerdere andere werkgevers. 

De regering neemt een aantal maatregelen om komaf te maken met een aantal misbruiken.

• De werknemer kan niet in het kader van een andere arbeidsovereenkomst en gedurende hetzelfde kwartaal tewerkgesteld zijn bij dezelfde werkgever als degene bij wie hij een flexi-job gaat uitoefenen. Als u een werknemer tewerkstelt die minstens 4/5de werkt in een van uw ondernemingen, kan deze niet langer door u als flexi-jobmedewerker worden aangeworven in een van uw andere ondernemingen.
• Ook nieuw is dat, als men overschakelt van een voltijdse baan naar een 4/5de tewerkstelling, men voortaan een wachtperiode moet doorlopen vooraleer een flexi-job te mogen uitoefenen.

Het belang van de raamovereenkomst:

Stelt u een werknemer met een flexi-job tewerk? Dan moet u een schriftelijke raamovereenkomst met deze werknemer sluiten.

U wordt gesanctioneerd als u geen correcte raamovereenkomst opstelt en de bijhorende verplichtingen niet nakomt. Vandaag waren deze sancties niet voorzien.

Deze informatie blijft onder voorbehoud tot alle wetteksten gepubliceerd zijn.

Voor werknemers die vandaag arbeidsongeschikt worden tijdens hun vakantie, is het onmogelijk om de vakantiedagen tijdens dewelke men arbeidsongeschikt is, op een later tijdstip op te nemen. Vakantie wordt dus niet omgezet naar een schorsing wegens arbeidsongeschiktheid. Dit was in strijd met de Europese regelgeving. 

Vanaf 1 januari 2024 mag uw werknemer vakantiedagen die samenvallen met arbeidsongeschiktheidsdagen, op een later tijdstip opnemen. Voor de ziektedagen tijdens de vakantieperiode geldt dan het recht op gewaarborgd loon.

Huidige regeling

Arbeidsongeschiktheid start voor de vakantie

De dagen die samenvallen met geplande vakantiedagen (individueel of collectief verlof), behouden de kwalificatie van arbeidsongeschiktheid. Die vakantiedagen kan uw werknemer later tijdens het vakantiejaar opnemen. 

Arbeidsongeschiktheid start tijdens vakantie

Vakantie blijft vakantie, en wordt niet omgezet naar een schorsing wegens arbeidsongeschiktheid.

Nieuwe regeling vanaf 1 januari 2024

Start de arbeidsongeschiktheid voor de vakantie en loopt ze verder tijdens de vakantie? Dan wijzigt er niets. De dagen die samenvallen met geplande vakantiedagen, behouden de kwalificatie van arbeidsongeschiktheid.

Wanneer de arbeidsongeschiktheid aanvangt tijdens de vakantie, kan uw werknemer zijn vakantiedagen die samenvallen met de arbeidsongeschiktheidsdagen behouden. Die vakantiedagen kunnen dan omgezet worden naar een afwezigheid wegens arbeidsongeschiktheid. Hierdoor komen de vakantiedagen opnieuw vrij om later in het vakantiejaar opgenomen te worden. 

Deze regel van omzetting geldt ook bij moederschapsrust, omgezette moederschapsrust bij hospitalisatie of overlijden van de moeder, afwezigheid wegens sociale promotie, profylactisch verlof, geboorteverlof, adoptieverlof, pleegzorgverlof en pleegouderverlof. 

Wilt uw werknemer de vrijgekomen vakantiedagen onmiddellijk na het einde van de periode van arbeidsongeschiktheid opnemen? Dan geldt een bijkomende formaliteit. Uiterlijk op het moment dat hij u het medisch attest voorlegt, deelt de werknemer zijn voornemen mee om de vakantiedagen aansluitend op de periode van arbeidsongeschiktheid op te nemen. Hiervoor is uw akkoord als werkgever nodig.

Als op het einde van het vakantiejaar blijkt dat uw werknemer in de onmogelijkheid was zijn vakantie omwille van het vrijkomen van de vakantiedagen volledig op te nemen, moet u als werkgever het recht verplicht overdragen (enkel voor deze vrijgekomen dagen!). De werknemer mag in dit geval de niet-opgenomen vakantiedagen opnemen gedurende de volgende twee kalenderjaren. In alle andere gevallen van niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen blijft de gekende regel van kracht: verplichte opname binnen het vakantiejaar zonder mogelijkheid van overdracht. Voor het opnemen van de overgedragen vakantiedagen gelden dezelfde regels als voor de andere dagen jaarlijkse vakantie. Dit betekent dat het principe geldt dat er een akkoord moet zijn tussen werkgever en werknemer.

Medisch attest

Een werknemer die gebruik wil maken van deze nieuwe regeling, zal een geneeskundig getuigschrift moeten voorleggen aan de werkgever. Zonder medisch attest blijven het vakantiedagen. Het medisch attest moet afgeleverd worden binnen de voorgeschreven termijn (binnen een redelijke termijn bij overmacht).

Opgelet: de vrijstelling om tot driemaal per kalenderjaar geen ziektebriefje voor te leggen, is hier niet van toepassing.

Een KB kan een specifiek model van medisch attest vaststellen voor de arbeidsongeschiktheid die zich voordoet tijdens een periode van jaarlijkse vakantie. Initieel werd verondersteld dat het bewijs enkel kon geleverd worden met dit specifieke model, maar dat is dus niet het geval. Het gebruik van het model is louter facultatief. Het model zelf is (nog) niet beschikbaar.

Verblijfplaats

Uw werknemer moet u ook onmiddellijk op de hoogte brengen van zijn verblijfplaats als hij zich niet op zijn thuisadres (domicilieadres/gewoonlijk verblijfadres) bevindt. 

Gewaarborgd loon

Voor de dagen arbeidsongeschiktheid die zich voordoen tijdens een vakantieperiode, wordt het recht op gewaarborgd loon bepaald volgens de normale regels.

Als gevolg hiervan hebben arbeiders bij arbeidsongeschiktheid tijdens een collectieve vakantieperiode geen recht op gewaarborgd loon. Zij ontvangen dan een uitkering via het ziekenfonds. Voor bedienden valt dit wel ten laste van de werkgever.

Verlies van gewaarborgd loon kan ook optreden wanneer uw werknemer u zijn attest laattijdig bezorgt en/of een medische controle onmogelijk maakt. Die dagen blijven dan wel gekwalificeerd als dagen arbeidsongeschiktheid, weliswaar zonder recht op gewaarborgd loon.

Arbeidsreglement

Het arbeidsreglement moet verwijzen naar de formaliteiten die uw werknemer moet vervullen in geval van arbeidsongeschiktheid tijdens een vakantieperiode. Bovendien is het aangewezen om een bepaling over de vertaling van het medisch attest in een vreemde taal toe te voegen in het arbeidsreglement.

De wijziging van het arbeidsreglement kan gebeuren zonder dat de normale procedure voor wijziging van het reglement gevolgd wordt.

Vanaf vakantiejaar 2024 zal, wanneer een bediende van werkgever verandert, het enkel vertrekvakantiegeld, dat ontvangen werd van de vorige werkgever, op een andere manier worden verrekend bij de nieuwe werkgever. Namelijk niet langer op een vast moment in het jaar, maar in twee stappen:

• 1ste stap: wanneer uw nieuwe werknemer een vakantiedag opneemt, waarvoor het recht werd opgebouwd bij een vorige werkgever, wordt 90% van het brutodagloon van de betrokken maand afgetrokken. Uw bediende ontvangt dus voor elke opgenomen vakantiedag slechts 10% van zijn brutodagloon.
• 2de stap: in de maand december of ten vroegste in de maand van uitdiensttreding – als uw nieuwe werknemer vroeger vertrekt – moet de definitieve eindverrekening gemaakt worden, waarbij wordt vergeleken met wat er tijdens het vakantiejaar al werd ingehouden .

Opgelet: teveel betaald vakantiegeld inhouden van het loon in december of de maand van uitdiensttreding, kan slechts tot maximaal 20% van het loon. Dit is een gevolg van de loonbeschermingswet. Met andere woorden: de inhouding van loon moet gespreid gebeuren, tenzij uw bediende uitdrukkelijk zijn akkoord geeft om het volledige bedrag in één keer in te houden.

Vanaf 2024 worden deze nieuwe regels op het vakantieattest vermeld.

Enkel de wijze van verrekening van het enkel vakantiegeld wijzigt.
Aan de verrekening van het dubbel- en aanvullend vertrekvakantiegeld wijzigt er niets: dit gebeurt eenmaal per jaar, doorgaans wanneer de bediende zijn hoofdvakantie opneemt bij de nieuwe werkgever. Ook voor arbeiders blijft alles bij het oude.

Ook in 2024 voert de sociale inlichtingen- en opsporingsdienst (SIOD) flitscontroles uit in een aantal sectoren. Dit gebeurt in de strijd tegen sociale fraude. Deze controles zijn vooral informatief en preventief, maar bij inbreuken zijn sancties mogelijk.

In de volgende sectoren worden er in 2024 nationale flitscontroles georganiseerd:

• januari: bouwsector 
• maart: verhuissector
• juni: horeca
• september: groene sectoren
• november: transport

De sociale inlichtingen- en opsporingsdienst beschikt over een specifieke checklist per sector die u kan helpen een mogelijke controle voor te bereiden. Wij kunnen u deze checklist bezorgen.

In het kader van de arbeidsdeal (november 2022) werd het collectief recht op opleiding (jaarlijks opleidingsplan) omgezet naar een individueel opleidingsrecht voor elke werknemer. Vanaf 2024 bedraagt dit recht in principe vijf dagen.

Ondernemingen met meer dan 20 werknemers moeten verplicht een opleidingsplan op stellen.

Binnenkort komt daar een verplichting bij: als werkgever zal u voor elk van uw werknemers de wettelijk en sectoraal verplichte opleidingen in een digitale toepassing moeten registreren: de ‘Federal Learning Account’.

Deze verplichting treedt in werking op 1 april 2024.

“De digitale toepassing ‘Federal Learning Account’ moet de werknemer en de werkgever in staat stellen om de individuele opleidingsrechten en sectorale opleidingsrechten te beheren en bij te houden en de werknemer hierover te informeren” aldus minister van Werk Pierre-Yves Dermagne.

Via de ‘Federal Learning Account’ kan onder andere informatie opgevraagd worden over:

• identiteitsgegevens van de werknemer
• het arbeidsregime
• het aantal opleidingsdagen waarop uw werknemer recht heeft
• de gevolgde opleidingsdagen
• het saldo aan opleidingsrechten
• kenmerken van de gevolgde opleidingen
• …

Tijdens zijn actieve loopbaan zal uw werknemer deze gegevens online kunnen raadplegen.

De werkgever of diens gemandateerde registreert voor elk kalenderkwartaal de gevolgde opleiding(en), de basiskenmerken van deze opleiding(en) (begin, einde, aard van de opleiding,…) en het aantal daarmee verbonden opleidingsdagen.

Daarnaast moet u als werkgever ook de gegevens die anderen (bijvoorbeeld de opleidingsverstrekker) registreren of berekenen, controleren en - indien nodig - wijzigen of aanvullen.

Het gaat hier voorlopig om een wetsontwerp dat door het federale parlement werd goedgekeurd. De wet moet nog in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd worden. Er zijn nog veel onduidelijkheden. Wij blijven dit voor u opvolgen.

Het arbeidsreglement is een verplicht sociaal document. Alle werkgevers zijn verplicht een arbeidsreglement op te stellen, ongeacht hun activiteit. Het is enerzijds een manier om de correcte toepassing van de arbeidswetgeving binnen een organisatie te controleren, en anderzijds een mogelijkheid om bepaalde verplichtingen voor werknemers vast te leggen.
Recent verscheen er heel wat nieuwe arbeidsregelgeving, waarvan u sommige items verplicht moet opnemen in het arbeidsreglement. Denk bijvoorbeeld aan:

• Bijlage rond de maximale duur van de opzeggingstermijn bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst door de werknemer
• Bijlage rond ziekte tijdens de jaarlijkse vakantie
• Vrijstelling medisch attest voor de eerste dag van arbeidsongeschiktheid
• Wijziging van de bekendmakingstermijn voor variabele uurroosters
• Het recht op deconnectie
• Informatie van collectieve aard (bevoegde sociale zekerheidsinstelling, procedure beëindiging arbeidsovereenkomst en beroepstermijn, het recht op opleiding,…)
• …

Is uw arbeidsreglement aan een update toe of moeten de nodige aanpassingen nog gebeuren? Neem gerust contact op!

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Lieven Nissens, Payroll & HR Consultancy Director, of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.