Facturation électronique structurée à partir de 2026 pratiquement obligatoire dans un contexte B2B belge

Préparez-vous à une véritable (r)évolution de la facturation électronique ! Selon une loi récente, à partir du 1er janvier 2026, il sera obligatoire d'émettre et d'envoyer des factures électroniques structurées pour les transactions entre assujettis à la TVA. Il s'agit de rendre obligatoire la facturation électronique "structurée", ce qui n'est pas la même chose que d'envoyer une facture PDF par e-mail, par exemple. Comment s'y préparer ?

La facturation électronique n'est pas une nouveauté. Depuis plus d'une décennie, vous avez le droit d'émettre et de recevoir une facture électronique sous n'importe quelle forme électronique. L'important est que le destinataire accepte cette facture (explicitement ou implicitement) et que l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité soient garanties. Il n'est pas rare que des factures PDF ordinaires envoyées par courrier électronique soient utilisées à cette fin.

Outre la facturation électronique générale non contraignante, nous disposons depuis plusieurs années d'une facturation électronique obligatoire dans le cadre des marchés publics (B2G) en Belgique. Il s'agit de factures électroniques conformes à la norme européenne sur la facturation électronique. Ces factures doivent être envoyées via le réseau PEPPOL ("Pan-European Public Procurement Online"), où vous devez les émettre dans un format de document structuré ("Peppol-BIS").

Pour les marchés publics d'une valeur égale ou supérieure à 30 000 euros, les entreprises sont déjà actuellement obligées d'utiliser ce type de facturation électronique. Le 1er mars 2024, cette obligation s'appliquera également aux marchés publics d'une valeur comprise entre 3 000 et 30 000 euros.

L'étape suivante est une obligation générale d'émettre et d'envoyer des factures électroniques structurées pour les transactions belges entre assujettis à la TVA. Cette obligation prendra en principe effet à partir du 1er janvier 2026.

Pour certaines opérations belges entre assujettis à la TVA, l'émission d'une facture électronique structurée deviendra obligatoire.

Afin de la distinguer clairement des autres formes de facturation (électronique), une nouvelle définition sera établie : il s'agit d'une "facture électronique qui est établie, envoyée et reçue sous une forme électronique structurée permettant un traitement automatique et électronique”.

Cela peut se faire en utilisant le format PEPPOL-BIS, tel qu'il est déjà appliqué dans le cadre des contrats B2G. Les parties auraient toujours la possibilité de s'en écarter d'un commun accord, mais leurs factures devraient toujours être conformes aux normes européennes en termes de sémantique et de syntaxe (EN 16.931-1 et CEN/TS 16.391-2).

Il n'est pas toujours facile de répondre à la question de savoir quand, en tant que redevable de la TVA, vous devrez ou non utiliser cette facturation électronique structurée.

Dans un premier temps, l'émission d'une facture électronique structurée sera obligatoire lorsque les conditions ci-dessous seront cumulativement remplies :

• L'émetteur de la facture doit être un redevable de la TVA établi en Belgique. Il s'agit notamment des sociétés étrangères ayant un établissement stable aux fins de la TVA en Belgique, des sociétés agricoles utilisant le régime spécial agricole et des sociétés appliquant le régime d'exonération (régime des petites entreprises). Les assujettis utilisant le régime de la TVA forfaitaire (qui est encore possible jusqu'au 1er janvier 2028) et les assujettis à la TVA totalement exonérés ne sont pas concernés, de même que les assujettis à la TVA en faillite pour l'activité pour laquelle ils ont été déclarés en faillite.
• Le destinataire de la facture est un assujetti à la TVA tenu de communiquer son numéro de TVA pour une opération facturée. Cette obligation s'applique de manière générale à tous les assujettis à la TVA, à l'exception de ceux qui n'effectuent que des opérations totalement exonérées de la TVA.
• En ce qui concerne les livraisons, il doit s'agir de livraisons de biens et de prestations de services qui ont lieu en Belgique et qui ne sont pas exonérées de la TVA conformément à l'article 44 du code de la TVA. Pour les livraisons de biens, il doit également s'agir de livraisons locales belges lorsque les biens ne sont pas expédiés ou transportés en dehors de la Belgique, à l'exception des opérations d'exportation pour lesquelles l'acheteur doit fournir son numéro de TVA belge.

En résumé, si vous effectuez, en tant qu'assujetti belge à la TVA, une vente locale de biens à un autre assujetti établi en Belgique, vous serez tenu d'émettre une facture électronique structurée à partir de 2026. 

Si vous effectuez cette vente locale à un assujetti totalement exonéré de TVA ou si vous vendez ces biens de manière transfrontalière à un assujetti établi dans un autre État membre, cette obligation ne s'appliquera pas. Plus précisément, si votre client refuse d'être facturé par voie électronique dans ce cas, vous devrez émettre des factures ordinaires.

Les opérations internes entre les membres d'une unité TVA pour lesquelles une facture ou un document spécial est émis seront également soumises aux conditions prévues pour les factures électroniques structurées.

Les assujettis mixtes à la TVA ne seront pas tenus d'émettre une facture électronique structurée pour leurs opérations exonérées de la TVA en vertu de l'article 44 du code de la TVA.

La facturation électronique obligatoire peut permettre de réaliser des économies importantes. Pensez à des paiements plus fluides, à des frais d'impression et d'affranchissement réduits ou nuls, etc. 

D'autre part, certaines mesures internes nécessaires pour se conformer aux nouvelles obligations nécessiteront des investissements. Afin de réduire quelque peu l'impact financier des investissements informatiques nécessaires, des mesures fiscales d'accompagnement sont prévues. Ces mesures s'adressent aux petites et moyennes entreprises et garantissent, à l'exception des amortissements, la possibilité de déduire temporairement 120 % des coûts sur le plan fiscal.

Les contribuables qui ne disposent pas eux-mêmes des ressources informatiques nécessaires peuvent utiliser la plateforme HERMES.

Ces nouvelles réglementations offrent de nombreuses opportunités. Non seulement pour travailler numériquement de manière automatisée, mais aussi pour (re)cartographier toutes les transactions TVA pertinentes, en vérifiant si votre entreprise gère toujours tout correctement et de manière optimale. Lorsque vous identifiez des erreurs ou des opportunités, il est possible de prendre des mesures proactives.

En 2024, la facture reste un document central, pour lequel l'administration peut imposer diverses sanctions dans le cadre de contrôles si vous n'émettez pas et/ou ne conservez pas une facture conformément à la réglementation. Vous travaillez dans une entreprise internationale ? Dans ce cas, vous devriez également vérifier s'il est déjà prévu d'introduire la facturation électronique obligatoire dans les autres États membres où votre entreprise dispose d'un numéro de TVA.

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En tant que client de Baker Tilly, vous pouvez contacter Wim De Pelsmaeker, Partner VAT, Filip De Scheemaeker, Responsable TVA ou votre gestionnaire de dossier.
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