Gestructureerde elektronische facturatie vanaf 2026 zo goed als verplicht in een Belgische B2B-context

Zet u schrap voor een ware (r)evolutie op het vlak van elektronische facturatie! Op basis van een recente wet wordt het vanaf 1 januari 2026 verplicht om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en te verzenden voor handelingen tussen btw-plichtigen. Het gaat hierbij om het verplicht maken van een ‘gestructureerde’ elektronische facturatie, wat niet hetzelfde is als bijvoorbeeld de verzending van een pdf-factuur via e-mail. Hoe bereidt u zich hierop voor?

Elektronische facturatie is niet nieuw. Sinds ruim tien jaar mag u een elektronische factuur in om het even welke elektronische vorm uitreiken en ontvangen. Belangrijk hierbij is dat de ontvanger deze factuur (expliciet of impliciet) moet aanvaarden en dat de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid moet worden gewaarborgd. Niet zelden wordt hierbij gebruik gemaakt van gewone pdf-facturen die via e-mail worden verzonden. 

Naast de algemene vrijblijvende elektronische facturatie kennen we in België al enkele jaren een verplichte elektronische facturatie in het kader van overheidsopdrachten (B2G). Het gaat hierbij om elektronische facturen die voldoen aan de Europese norm inzake elektronische facturatie. Deze facturen moeten worden verzonden via het PEPPOL-netwerk (‘Pan-European Public Procurement Online’), waarbij u ze moet uitreiken in een gestructureerd documentformaat (‘Peppol-BIS’).

Bij overheidsopdrachten waarvan de waarde gelijk is aan of hoger is dan 30.000 EUR zijn ondernemingen momenteel al verplicht om dergelijke elektronische facturatie toe te passen. Op 1 maart 2024 geldt deze verplichting ook voor overheidsopdrachten met een waarde tussen 3.000 EUR en 30.000 EUR.

De volgende stap is een algemene verplichting om gestructureerde elektronische facturen voor Belgische handelingen uit te reiken en te verzenden tussen btw-plichtigen. Deze verplichting zal in principe ingaan vanaf 1 januari 2026.

Voor specifieke Belgische handelingen tussen btw-belastingplichtigen zal het uitreiken van een gestructureerde elektronische factuur verplicht worden.

Om duidelijk het onderscheid te kunnen maken met andere vormen van (elektronische) facturatie, komt er een nieuwe definitie: het gaat om “een elektronische factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt”. 

Dit kan door gebruik te maken van het PEPPOL-BIS-formaat, zoals dit ook al toegepast wordt in het kader van B2G-opdrachten. Partijen zouden nog de mogelijkheid krijgen om in overleg hiervan af te wijken, maar dan moeten hun facturen nog altijd voldoen aan de Europese normen op het vlak van semantiek en syntaxis (EN 16.931-1 en CEN/TS 16.391-2).

De vraag wanneer u als btw-plichtige al dan niet verplicht deze gestructureerde elektronische facturatie zal moeten gebruiken, is niet altijd eenvoudig te beantwoorden.

In eerste instantie zal de uitreiking van een gestructureerde elektronische factuur verplicht zijn wanneer cumulatief voldaan wordt aan de onderstaande voorwaarden:

• De uitreiker van de factuur moet een in België gevestigde btw-plichtige zijn. Dit betreft ook buitenlandse ondernemingen met een vaste inrichting voor btw-doeleinden in België, landbouwondernemingen die gebruikmaken van de bijzondere landbouwregeling en ondernemingen die de vrijstellingsregeling (regeling kleine ondernemingen) toepassen. Belastingplichtigen die gebruikmaken van de forfaitaire btw-regeling (wat nog mogelijk is tot 1 januari 2028) en de volledig van btw vrijgestelde btw-plichtigen komen hier niet in vizier, net zoals gefailleerde btw-plichtigen voor de activiteit waarvoor ze failliet zijn verklaard.
• De ontvanger van de factuur is een btw-plichtige die verplicht is om zijn of haar btw-nummer mee te delen voor een gefactureerde handeling. Deze verplichting geldt algemeen voor alle btw-plichtigen, met uitzondering van zij die enkel handelingen verrichten die volledig btw-vrijgesteld zijn. 
• Wat leveringen betreft, moet het moet gaan om leveringen van goederen en diensten die in België plaatsvinden en die niet btw-vrijgesteld zijn overeenkomstig artikel 44 van het Btw-Wetboek. Bij leveringen van goederen moet het ook gaan om lokale Belgische leveringen waarbij de goederen niet buiten België worden verzonden of vervoerd, met uitzondering van uitvoertransacties waarbij de koper zijn of haar Belgisch btw-nummer moet meedelen.

Kortom, als u als Belgische btw-plichtige een lokale verkoop van goederen verricht aan een andere in België gevestigde belastingplichtige, dan zal u vanaf 2026 verplicht een gestructureerde elektronische factuur moeten uitreiken. 

Verricht u deze lokale verkoop aan een volledig van btw vrijgestelde belastingplichtige, of verkoopt u deze goederen cross border aan een belastingplichtige in een andere lidstaat, dan geldt deze verplichting niet. Meer zelfs: als uw afnemer in dergelijk geval weigert elektronisch te worden gefactureerd, dan zal u gewone facturen moeten uitreiken. Makkelijk is anders.

Ook interne handelingen tussen leden van een btw-eenheid waarvoor een factuur of bijzonder stuk wordt uitgereikt zullen onderworpen worden aan de modaliteiten en voorwaarden voorzien voor gestructureerde elektronische facturen.

Gemengde btw-plichtigen zullen voor hun handelingen die vrijgesteld zijn van btw overeenkomstig artikel 44 Btw-Wetboek, niet verplicht zijn een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken.

De verplichte elektronische facturatie kan zorgen voor aanzienlijke besparingen. Denk hierbij aan vlottere betalingen, lagere of geen print- en portokosten, enzovoort. 

Anderzijds zullen bepaalde interne maatregelen, noodzakelijk om te voldoen aan de nieuwe verplichtingen, de nodige investeringen vragen. Om de financiële gevolgen van noodzakelijke IT-investeringen enigszins te beperken, worden begeleidende fiscale maatregelen voorzien. Deze maatregelen zijn bestemd voor kleine en middelgrote ondernemingen en zullen ervoor zorgen dat u kosten, met uitzondering van afschrijvingen tijdelijk voor 120% fiscaal zal kunnen aftrekken.

Belastingplichtigen die zelf niet over de nodige IT-middelen beschikken, kunnen beroep doen op het HERMES-platform.

Deze nieuwe regelgeving biedt heel wat kansen. Niet alleen om op een geautomatiseerde manier digitaal te werken, maar ook om alle relevante btw-handelingen (opnieuw) in kaart te brengen en hierbij na te gaan of uw onderneming alles nog correct en optimaal behandelt. Wanneer u fouten of opportuniteiten vaststelt, is proactieve actie mogelijk.

Anno 2024 is de factuur nog altijd een centraal document, waarbij de administratie in het kader van controles diverse sancties kan opleggen als u een factuur niet conform de regelgeving uitreikt en/of bewaart. Werkt u in een internationale onderneming? Dan volgt u best ook op of in de andere lidstaten waar uw onderneming een btw-nummer heeft, al plannen bestaan om de verplichte elektronische facturatie in te voeren.

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Wim De Pelsmaeker, VAT Partner, Filip De Scheemaeker, VAT Director of uw dossierbeheerder. 
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.