Nouvelle exigence en matière de fiches pour les vélos d’entreprise

Depuis les revenus de l’année 2024, une nouvelle obligation administrative s'applique pour l'avantage des vélos d'entreprise mis à disposition pour les déplacements domicile-travail. Cet avantage doit désormais être mentionné sur la fiche fiscale des salariés (fiche 281.10) et des dirigeants d'entreprise (fiche 281.20). Ce changement n'a pas d'impact sur le calcul du salaire, mais peut avoir des conséquences au moment de la déclaration à l'impôt des personnes physiques si la preuve des frais professionnels réels est choisie dans la déclaration fiscale.

Lorsqu'un vélo d'entreprise est mis à la disposition d'un salarié ou d'un dirigeant et qu'il est effectivement utilisé pour les déplacements domicile-travail, l'administration fiscale considère actuellement qu'il s'agit d'un avantage exonéré.

Toutefois, à partir de 2024, il sera obligatoire de mentionner le montant de cet avantage sur la fiche fiscale du salarié ou du dirigeant d'entreprise. En effet, si le travailleur ou le dirigeant d'entreprise choisit de prouver ses frais professionnels réels dans sa déclaration fiscale, cet avantage peut toujours être considéré comme un revenu imposable. Cette modification permet à l'administration fiscale de disposer immédiatement des données correctes pour déterminer correctement le revenu imposable.

Le travailleur ou le dirigeant d'entreprise opte pour la déduction forfaitaire des frais ? Dans ce cas, l'inscription de l'avantage sur la fiche fiscale n'a aucune incidence sur la déclaration d'impôt. En effet, dans ce cas, l'avantage n'est pas imposable. La modification concerne donc principalement les travailleurs et les dirigeants d'entreprise qui optent pour la preuve des frais professionnels réels.

La nouvelle obligation s'applique aux types de vélos d'entreprise suivants :

• vélos d'entreprise en leasing (par exemple, via un plan de cafétéria, un plan de rémunération flexible ou un arrangement « on top » (en plus du salaire)) ;
• vélos partagés fournis par l'employeur ;
• vélos d'entreprise achetés par l'employeur pour les déplacements domicile-travail.

L'évaluation de l'avantage dépend de plusieurs facteurs, tels que 

• la nature de l'offre (uniquement le vélo ou des services supplémentaires) ;
• la durée d'utilisation (permanente ou temporaire) ;
• la valeur réelle du vélo, y compris la TVA ou le prix du leasing.

Il appartient à l'employeur ou au gestionnaire de déterminer la valeur réelle de l'avantage. Pour ce faire, il doit tenir compte des circonstances spécifiques dans lesquelles il utilise cet avantage. Cette valeur doit correspondre à l'économie réelle réalisée par l'employé ou le dirigeant d’entreprise grâce à l'utilisation du vélo pour les déplacements domicile-travail. 

Dans la circulaire 2024/C/22, l'administration fiscale donne quelques exemples d'évaluation de l'avantage du vélo d'entreprise.