Actualités RH – Août 2023

Dans cet article, vous trouverez un aperçu pratique des nouvelles mesures en matière de RH pour les employeurs et les employés. Quelles sont les nouveautés à prendre en compte dans les semaines et les mois à venir ?

Dans le cadre de la réglementation modifiée, qui prévoit qu'à partir de 2024, en cas de maladie pendant les vacances, le maintien des vacances sera d'application, vous devez tenir compte d'une loi supplémentaire, à savoir la loi du 17.07.2023 modifiant la loi du 3 juillet 1978 relative au contrat de travail et la loi du 8 avril 1965 portant réglementation du travail en ce qui concerne la concomitance du congé annuel et de l'incapacité de travail, MB 31.07.2023. 

Cette nouvelle loi est motivée par le fait que la réglementation belge en matière de congé annuel devait être mise en conformité avec la directive 2003/88/CE du 4 novembre 2003 concernant certains aspects de l'aménagement du temps de travail, ainsi qu'avec la jurisprudence de la Cour de justice de l'Union européenne.

Cette nouvelle loi fixe les lignes directrices en matière d'incapacité de travail pendant les vacances à partir de 2024.
 

Règlementation actuelle

L'incapacité de travail commence avant les vacances

Les jours qui coïncident avec les vacances prévues (congé individuel ou collectif) conservent la qualification d'incapacité de travail. Ces vacances peuvent être prises par le salarié plus tard au cours de l'année de vacances. 

Début de l'incapacité pendant les vacances

Les jours de vacances restent des jours de vacances et ne sont pas convertis en suspension pour incapacité de travail.

Nouvelle règlementation à partir du 01.01.2024

L’incapacité commence-t-il avant les vacances et se poursuit-il pendant les vacances ? Dans ce cas, rien ne change. Les jours qui coïncident avec les jours de vacances prévus conservent la qualification d'incapacité de travail.

Si l'incapacité de travail commence pendant les vacances, le travailleur peut conserver ses vacances qui coïncident avec les jours d'incapacité. Ces jours de vacances peuvent alors être convertis en une suspension pour cause d'invalidité. Les vacances sont alors à nouveau libérées et peuvent être prises plus tard au cours de l'année de vacances. Les vacances non prises sont ajoutées au "solde de congés annuels" de l'année de vacances en cours. Cela se fait automatiquement dès que l'incapacité de travail est prouvée.

Si un travailleur souhaite prendre les vacances non prises immédiatement après la fin de la période d'incapacité de travail, une formalité supplémentaire s'applique. Au plus tard lorsqu'il présente le certificat médical à l'employeur, le travailleur demande s'il peut prendre ses vacances immédiatement après la période d'incapacité de travail. Pour ce faire, vous devez donner votre accord en tant qu'employeur.

La prise de ces vacances vacantes se fait donc de commun accord entre l'employeur et le travailleur. 

Si, à la fin de l'année de vacances, il apparaît qu'un travailleur n'a pas pu prendre ses vacances dans leur intégralité en raison de la libération des vacances, vous devez, en tant qu'employeur, transférer obligatoirement le droit (uniquement pour ces jours libérés !). Dans ce cas, le travailleur peut prendre les jours de vacances non utilisés au cours des deux années civiles suivantes. Dans tous les autres cas de congés légaux non utilisés, la règle connue reste d'application : prise obligatoire au cours de l'année de vacances, sans possibilité de transfert. Les règles applicables à la prise des congés reportés sont les mêmes que celles qui s'appliquent aux autres jours de congé annuel. Cela signifie que le principe selon lequel il doit y avoir un accord entre l'employeur et le travailleur s'applique.
 

Attestation médicale

Le salarié qui souhaite bénéficier de ce nouveau régime devra prouver son incapacité de travail au moyen d'un certificat médical. Sans certificat médical, les congés restent des congés. Le certificat médical est obligatoire, que la délivrance d'un certificat médical soit prévue dans le règlement de travail ou dans le contrat de travail.

La loi ne prévoit pas de sanction spécifique en cas d'absence de certificat médical. Néanmoins, le travailleur peut-il prouver son incapacité de travail d'une autre manière (ce qui n'est pas évident dans la pratique) ? Il pourra alors prendre ses jours de congé ultérieurement.

• Délai
  Le certificat médical doit être délivré dans les deux jours ouvrables suivant le début de l'incapacité (sauf si une convention collective ou le règlement du travail prévoit un délai différent). En cas de force majeure, il doit être remis dans un délai raisonnable.
  Remarque : l'exemption de présenter un certificat médical jusqu'à trois fois par année civile ne s'applique pas ici.
• Contenu

  Le certificat mentionne l'incapacité de travail et sa durée probable, ainsi que des informations complémentaires sur l'autorisation ou non pour le salarié de se rendre dans un autre lieu pour un contrôle médical. Toutefois, en l'absence d'un ou de plusieurs détails, la loi ne prévoit aucune sanction. Un certificat incomplet est généralement considéré comme une preuve suffisante de l'invalidité.

Modèle de document
Un AR peut établir un modèle spécifique de certificat médical pour une incapacité de travail survenant pendant une période de congé annuel. Il était initialement supposé que la preuve ne pouvait être apportée que par ce modèle spécifique, mais ce n'est donc pas le cas. L'utilisation du modèle est purement facultative. Le modèle lui-même n'est pas (encore) disponible.

Résidence

Les salariés doivent également informer immédiatement l'employeur de leur lieu de résidence s'ils ne se trouvent pas à l'adresse de leur domicile (adresse du domicile/adresse de résidence habituelle). C'est le cas, par exemple, des salariés qui se trouvent à l'étranger. Aucune sanction explicite n'est prévue en cas de manquement de l'employé. Mais si un salarié ne communique pas son lieu de résidence, ce qui rend les contrôles médicaux impossibles, il peut perdre son droit au salaire garanti.

Salaire garanti

Pour les jours d'incapacité survenant pendant une période de vacances, le droit au salaire garanti est déterminé selon les règles habituelles.

Par conséquent, si les travailleurs sont incapables de travailler pendant une période de vacances collectives, ils n'ont pas droit au salaire garanti. Ils bénéficieront alors des prestations de la caisse d'assurance maladie. Pour les employés, ces prestations sont toutefois à la charge de l'employeur.

La perte du salaire garanti peut également survenir si le travailleur fournit son attestation à l'employeur en retard et/ou rend impossible une visite médicale. Ces jours sont toujours considérés comme des jours d'incapacité de travail, mais sans droit au salaire garanti.

Règlement du travail

Le règlement du travail doit préciser les formalités que l'employé doit accomplir. En outre, il convient d'ajouter au règlement du travail une disposition relative à la traduction du certificat médical dans une langue étrangère.
La modification du règlement du travail peut se faire sans suivre la procédure normale de modification du règlement.

Depuis 2005, la législation fiscale prévoit un régime fiscal favorable pour les heures supplémentaires et, spécifiquement pour le secteur de la construction, également pour les services en application de l'AR n° 213 (= services pour lesquels cet AR prévoit un supplément de 20 %).

Le régime favorable consiste en une réduction d'impôt pour le travailleur et en une exonération partielle du précompte professionnel pour l'employeur.

En exécution de l'accord interprofessionnel 2023-2024, le gouvernement fédéral a informé que l'augmentation du nombre d'heures supplémentaires fiscalement favorisées, à savoir 180 au lieu du contingent normal de 130 heures supplémentaires, serait prolongée du 1er juillet 2023 au 30 juin 2025. La réglementation en la matière a été approuvée par le Parlement le 20 juillet 2023. Il n'attend plus que d'être publié au Moniteur belge.

L'augmentation existante pour les secteurs de l'hôtellerie et de la construction sera maintenue :

• Dans le secteur de la construction, la limite de 130 heures supplémentaires a été portée à 180 heures supplémentaires le 1er janvier 2014, à condition qu'il s'agisse de chantiers où un système d'enregistrement des présences est effectivement utilisé.
• Dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, la limite de 130 heures supplémentaires a été portée à 360 heures supplémentaires le 1er décembre 2015. Cette extension s'applique aux employeurs relevant de la commission paritaire 302.

Les horaires variables à temps partiel ne peuvent plus être communiqués à vos employés à la dernière minute. Depuis l'accord de novembre 2022, le délai d'annonce minimal actuel de 5 jours ouvrables sera porté à au moins 7 jours ouvrables. Une convention collective sectorielle peut réduire ce délai à au moins 3 jours ouvrables (contre 1 jour ouvrable auparavant).

Des exceptions s'appliquent aux secteurs suivants :

• l'hôtellerie et l'entretien des textiles (où le délai d'annonce passe à 3 jours ouvrables).
• l'horticulture, le nettoyage et les auto-écoles (qui pourront conserver leur délai d'annonce réduit aussi longtemps que la convention collective en vigueur sera en vigueur).

En raison de l'extension de la période de notification, de nombreux employeurs devront modifier leur réglementation du travail (procédure habituelle de modification de la réglementation du travail) et inclure la période de notification pour les horaires variables modifiés. Cette modification doit être effectuée dans les 9 mois suivant l'entrée en vigueur de la nouvelle législation (20/11/2022). La date limite pour cette modification était le 20 août 2023. Vous n'avez encore rien fait ? Nous vous conseillons d'agir rapidement ! En effet, ceux qui ne procèdent pas à des adaptations s'exposent à des amendes administratives.

La possibilité de modifier le délai minimum de publication par une convention collective déclarée de force obligatoire générale par AR subsiste, mais le délai est porté à 3 jours ouvrables (au lieu de 1 jour ouvrable à l'avance).

L'accord social 2023-2024 réintroduit les 120 heures supplémentaires brutes/nettes (heures de relance) pour tous les secteurs, pour la période du 1er juillet 2023 au 30 juin 2025.

Ce régime favorable peut être appliqué à partir du 1er juillet 2023. Le cadre législatif n'a pas pu être finalisé à temps, mais les organisations patronales ont insisté pour pouvoir l'appliquer à partir du 1er juillet 2023.

La loi y afférente a été approuvée en séance plénière de la Chambre des représentants le 20 juillet 2023. Sa publication doit encore suivre.

Le SPF ETCS a donné son accord préalable. Entre-temps, l'ONSS le mentionne également dans ses instructions.

120 heures de relance

Du 1er juillet 2023 au 30 juin 2025, 120 heures supplémentaires brutes/nettes (heures de relance) par an sont applicables à tous les secteurs. Ces heures de relance ne donnent lieu à aucune indemnité ni à aucun repos de rattrapage. Elles sont également exonérées de cotisations à l'ONSS et du PRP.

Point d’attention : l'exonération fiscale ne s'applique pas si, en tant qu'employeur, vous payez encore volontairement un supplément pour une heure de relance (par exemple, le paiement volontaire d'une heure de relance à 200 %). Dans ce cas, l'heure entière est taxée.

Par conséquent, une heure de relance ne peut pas dépasser la rémunération qui serait due pour cette heure s'il ne s'agissait pas d'une heure supplémentaire. Les autres indemnités qui seraient également dues s'il ne s'agissait pas d'heures supplémentaires (par exemple, l'indemnité de dimanche) sont distinctes et restent dues.

Il s'agit d'un contingent de 120 heures de relance par année civile. Par conséquent, comme celles-ci n'ont pas pu être effectuées pour la période allant du 1er janvier 2023 au 30 juin 2023, le contingent pour 2023 débute le 1er juillet 2023.

Comme pour les heures supplémentaires volontaires ordinaires, le salarié doit convenir par écrit au préalable qu'il effectuera volontairement des heures de relance (voir l'exemple d'accord ci-joint). La durée maximale de cet accord est de 6 mois, renouvelable par la suite en cas de renouvellement.

Qu'est-ce qu'un vêtement de travail ?

Les vêtements de travail sont des vêtements qui empêchent l'employé de se salir pendant l'exécution de son contrat de travail. Il s'agit, par exemple, de combinaisons, de tabliers, de costumes ou de vestes anti-poussière. L'objectif est toujours que le salarié ne se salisse pas. Si les activités n'impliquent pas que le salarié se salisse, il n'y a pas de vêtement de travail.

Un équipement de protection individuelle (EPI) n'est donc pas couvert par ce règlement. Un EPI sert à protéger les travailleurs contre les risques qui peuvent menacer leur santé ou leur sécurité au travail (comme un casque, des chaussures de travail ou une combinaison de protection).

Un uniforme ou un vêtement standardisé n'est pas considéré à l'origine comme un vêtement de travail.

Toutefois, dans certains secteurs, un uniforme ou un vêtement standardisé peut être prescrit par arrêté royal ou dans une convention collective sectorielle. Si cet uniforme ou cette tenue standardisée sert également à éviter que les travailleurs ne se salissent en raison de la nature de leurs activités, il est considéré comme un vêtement de travail.

Jusqu'au 31 juillet 2023, l'employeur doit toujours fournir lui-même des vêtements de travail gratuits lorsque les activités sont salissantes. Le nettoyage, la réparation, l'entretien et le remplacement devaient également être obligatoirement assurés par l'employeur

Lorsqu'une convention collective sectorielle généralement contraignante a été conclue, il est possible que le travailleur achète, nettoie, répare ou entretienne ses propres vêtements de travail moyennant le paiement d'une redevance. En outre, une analyse de risque devait démontrer que les vêtements de travail ne présentaient pas de risque pour la santé du travailleur et son environnement immédiat.

À partir du 1er août 2023, il sera possible de conclure une convention collective d'entreprise prévoyant que les travailleurs achètent, nettoient, réparent et entretiennent leurs propres vêtements de travail moyennant paiement. Une convention collective généralement contraignante (au niveau sectoriel) n'est donc plus nécessaire. Toutefois, vous devez toujours procéder à une analyse des risques démontrant que les vêtements de travail ne présentent pas de risque pour le travailleur et son environnement immédiat.

La convention collective d'entreprise peut stipuler ce qui suit : 

• Les modalités concernant la nature des vêtements de travail et la fréquence de leur renouvellement ;
• Une prime ou une indemnité pour l'achat ou le renouvellement de ces vêtements (le montant maximum autorisé accepté par l'ONSS dans le cadre de normes sérieuses) ;
• Une autorisation pour les travailleurs de s'occuper eux-mêmes du nettoyage, de la réparation et de l'entretien de leurs vêtements de travail, moyennant le paiement d'une prime ou d'une indemnité, et pour autant que les conditions cumulatives suivantes soient remplies :
  • Les résultats de l'analyse des risques montrent que le nettoyage ne présente pas de risque pour le travailleur, les autres personnes ou l'environnement ;
  • Le conseiller en prévention et le CPPT ont donné un avis préalable sur cette autorisation ;
  • les travailleurs ont reçu les instructions nécessaires pour effectuer de manière adéquate le nettoyage, la réparation et l'entretien des vêtements de travail.

Au niveau sectoriel, la possibilité de conclure une convention collective généralement contraignante est également maintenue. Les conventions collectives sectorielles existantes restent également d'application et prévalent en premier lieu sur une convention collective d'entreprise.

A partir du 1er janvier 2024, la réduction du groupe cible pour les primo-engagés subira un certain nombre de changements. En effet, les réductions de l'ONSS seront réduites, et ce dans 2 domaines :

Premier travailleur

Le montant maximum de la réduction groupe cible pour le premier travailleur, qui est actuellement de 4.000 euros par trimestre, sera adapté à 3.100 euros par trimestre à partir du 1er janvier. Cette mesure s'applique tant aux nouvelles réductions qu'aux réductions en cours. Toutefois, cette réduction peut continuer à être appliquée indéfiniment dans le temps.

4ème, 5ème et 6ème salarié

À partir du 1er janvier 2024, la réduction ONSS pour l'engagement d'un quatrième, cinquième ou sixième travailleur sera supprimée. Vous ne pourrez donc bénéficier d'une réduction que pour les 3 premiers recrutements.

Il est prévu que les réductions pour les quatrième, cinquième et sixième travailleurs ne seront supprimées que dans le futur. En d'autres termes, les réductions qui ont débuté avant le 1er janvier 2024 pourront se poursuivre pour la durée restante prévue de la réduction, et ce selon les règles qui étaient d'application au 31 décembre 2023.

Toute personne souhaitant engager un 4e, 5e ou 6e travailleur supplémentaire a donc intérêt à le faire le plus rapidement possible.

Cette réglementation n'a pas encore été publiée au Moniteur belge.

En tant qu'employeur et sous certaines conditions, vous pouvez demander une prime de reprise du travail de 1 000 euros si un salarié malade de longue durée (invalidité de plus d'un an) reprend le travail, avec l'autorisation du médecin-conseil de la caisse d'assurance maladie, au cours de la période allant du 1er avril 2023 au 31 mars 2025. Vous devez demander cette prime à la caisse d'assurance maladie. Les conditions et la procédure de demande à suivre peuvent être consultées sur le site web de l'INAMI.

L'AR a été publié au Moniteur belge.

La demande peut être introduite au plus tôt après la fin des trois premiers mois de travail adapté et au plus tard deux ans après la fin du troisième mois de reprise progressive du travail.

La demande se fait de préférence en ligne. Une demande sur papier via un document modèle peut également être envoyée au Collège Intermutualiste National. Le lien suivant fournit plus de détails et les documents de demande.

Cette mesure est valable jusqu'au 31 mars 2025. Elle sera ensuite réexaminée et éventuellement prolongée.

Un étudiant qui termine ses études en juin et obtient son diplôme peut encore bénéficier de cotisations réduites pour le travail étudiant jusqu'au 30 septembre de la même année. En effet, l'ONSS précise que jusqu'à cette date, l'étudiant peut encore décider de poursuivre ses études au cours de l'année académique suivante.

La période de travail étudiant ne peut toutefois pas être une période d'essai cachée en vue d'un contrat de travail ultérieur à durée (indéterminée). Une rectification aura lieu s'il s'avère que le jeune est recruté pour le même emploi que celui qu'il exerçait déjà pendant son emploi d'étudiant sans interruption importante.

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En tant que client de Baker Tilly, vous pouvez contacter Lieven Nissens, directeur HR Consultancy & Payroll, ou votre gestionnaire de dossier.
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