HR-weetjes - augustus 2023

In dit artikel vindt u een handig overzicht van nieuwe hr-maatregelen voor werkgevers en werknemers. Met welke nieuwigheden moet u de komende weken en maanden rekening houden?

In het kader van gewijzigde regelgeving, waarbij vanaf 2024 bij ziekte tijdens vakantie een behoud van vakantiedagen geldt, moet u rekening houden met een bijkomende wet, met name de Wet van 17.07.2023 tot wijziging van de Wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten en de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen met betrekking tot de samenloop van jaarlijkse vakantie en arbeidsongeschiktheid, BS 31.07.2023. 

De reden voor deze nieuwe wet is het feit dat de Belgische reglementering op het vlak van jaarlijkse vakantie conform moest gemaakt worden met de Richtlijn 2003/88/EG van 4 november 2003 betreffende een aantal aspecten van de organisatie van de arbeidstijd, en ook met rechtspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie.

Deze nieuwe wet legt de richtlijnen vast wat arbeidsongeschiktheid tijdens vakantie vanaf 2024 betreft.

Huidige regeling

Arbeidsongeschiktheid start vóór de vakantie

De dagen die samenvallen met geplande vakantiedagen (individueel of collectief verlof), behouden de kwalificatie van arbeidsongeschiktheid. Die vakantiedagen kan de werknemer later tijdens het vakantiejaar opnemen.

Arbeidsongeschiktheid start tijdens vakantie

Vakantie blijft vakantie en wordt niet omgezet naar een schorsing wegens arbeidsongeschiktheid.

Nieuwe regeling vanaf 01.01.2024

Start de arbeidsongeschiktheid voor de vakantie en loopt ze verder tijdens de vakantie? Dan wijzigt er niets. De dagen die samenvallen met geplande vakantiedagen, behouden de kwalificatie van arbeidsongeschiktheid.

Wanneer de arbeidsongeschiktheid aanvangt tijdens de vakantie, kan de werknemer zijn vakantiedagen die samenvallen met de arbeidsongeschiktheidsdagen behouden. Die vakantiedagen kunnen dan omgezet worden naar een schorsing wegens arbeidsongeschiktheid. Hierdoor komen de vakantiedagen opnieuw vrij om later in het vakantiejaar opgenomen te worden. De niet-opgenomen vakantiedagen worden toegevoegd aan het ‘saldo jaarlijkse vakantie’ van het lopende vakantiejaar. Dit gebeurt automatisch zodra de arbeidsongeschiktheid is aangetoond.

Als een werknemer de vrijgekomen vakantiedagen onmiddellijk na het einde van de periode van arbeidsongeschiktheid wilt opnemen, geldt een bijkomende formaliteit. Uiterlijk op het moment dat hij het medisch attest voorlegt aan de werkgever, stelt de werknemer de vraag of hij de vakantiedagen aansluitend op de periode van arbeidsongeschiktheid mag opnemen. Hiervoor is uw akkoord als werkgever nodig.

De opname van deze vrijgekomen vakantiedagen gebeurt dus in onderling overleg tussen werkgever en werknemer. 

Als op het einde van het vakantiejaar blijkt dat een werknemer in de onmogelijkheid was zijn vakantie omwille van het vrijkomen van de vakantiedagen volledig op te nemen, moet u als werkgever het recht verplicht overdragen (enkel voor deze vrijgekomen dagen!). De werknemer mag in dit geval de niet-opgenomen vakantiedagen opnemen gedurende de volgende twee kalenderjaren. In alle andere gevallen van niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen blijft de gekende regel van kracht: verplichte opname binnen het vakantiejaar zonder mogelijkheid van overdracht. Voor het opnemen van de overgedragen vakantiedagen gelden dezelfde regels als voor de andere dagen jaarlijkse vakantie. Dit betekent dat het principe geldt dat er een akkoord moet zijn tussen werkgever en werknemer.

Medisch attest

Een werknemer die gebruik wil maken van deze nieuwe regeling, zal zijn arbeidsongeschiktheid moeten aantonen via een medisch attest. Zonder medisch attest, blijven het vakantiedagen. Het medisch attest is verplicht, ongeacht of het afleveren van een medisch attest voorzien is in het arbeidsreglement of de arbeidsovereenkomst.

De wet voorziet geen specifieke sanctie voor het ontbreken van een medisch attest. Kan de werknemer toch op een andere manier zijn arbeidsongeschiktheid bewijzen (wat in de praktijk niet evident is)? Dan kan hij zijn verlofdagen op een later moment opnemen. Het medisch attest moet voldoen aan volgende voorwaarden: 

• Termijn
  Het medisch attest moet afgeleverd worden binnen de twee werkdagen vanaf de start van ongeschiktheid (tenzij een cao of het arbeidsreglement een andere termijn bepalen). Bij overmacht moet dit gebeuren binnen een redelijke termijn. Opgelet: de vrijstelling om tot driemaal per kalenderjaar geen ziektebriefje voor te leggen, is hier niet van toepassing.
• Inhoud
  Het attest vermeldt de arbeidsongeschiktheid en de waarschijnlijke duur ervan, en ook extra info of de werknemer zich voor een medische controle al dan niet naar een andere plaats mag begeven. Bij het ontbreken van één of meerdere gegevens voorziet de wet echter geen sanctie. Een onvolledig attest zal doorgaans als voldoende bewijs van arbeidsongeschiktheid beschouwd worden.

Een KB kan een specifiek model van medisch attest vaststellen voor de arbeidsongeschiktheid die zich voordoet tijdens een periode van jaarlijkse vakantie. Initieel werd verondersteld dat het bewijs enkel kon geleverd worden met dit specifieke model, maar dat is dus niet het geval. Het gebruik van het model is louter facultatief. Het model zelf is (nog) niet beschikbaar.

Verblijfplaats

De werknemer moet de werkgever ook onmiddellijk op de hoogte brengen van zijn verblijfplaats als hij zich niet op zijn thuisadres (domicilieadres/gewoonlijk verblijfadres) bevindt. Denk bijvoorbeeld aan werknemers die zich in het buitenland bevinden. Er is geen uitdrukkelijke sanctie voorzien wanneer de werknemer in gebreke blijft. Maar als een werknemer zijn verblijfplaats niet meedeelt, waardoor een medische controle onmogelijk wordt, kan hij het recht op gewaarborgd loon verliezen.

Gewaarborgd loon

Voor de dagen arbeidsongeschiktheid die zich voordoen tijdens een vakantieperiode, wordt het recht op gewaarborgd loon bepaald volgens de normale regels.

Als gevolg hiervan hebben arbeiders bij arbeidsongeschiktheid tijdens een collectieve vakantieperiode geen recht op gewaarborgd loon. Zij ontvangen dan een uitkering via het ziekenfonds. Voor bedienden valt dit wel ten laste van de werkgever.

Verlies van gewaarborgd loon kan ook optreden wanneer de werknemer zijn attest laattijdig aan de werkgever bezorgt en/of een medische controle onmogelijk maakt. Die dagen blijven dan wel gekwalificeerd als dagen arbeidsongeschiktheid, weliswaar zonder recht op gewaarborgd loon.

Arbeidsreglement

Het arbeidsreglement moet de formaliteiten vermelden die de werknemer moet naleven. Bovendien is het aangewezen om een bepaling over de vertaling van het medisch attest in een vreemde taal toe te voegen in het arbeidsreglement. De wijziging van het arbeidsreglement kan gebeuren zonder dat de normale procedure voor wijziging van het reglement gevolgd wordt.

Sinds 2005 kent de fiscale wetgeving een fiscaal gunstregime voor overuren en, specifiek voor de bouwsector, ook voor prestaties in toepassing van het KB nr. 213 (= prestaties waarvoor dit KB een toeslag van 20% voorziet).

Het gunstregime bestaat zowel uit een belastingvermindering voor de werknemer als een gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor de werkgever.

In uitvoering van het interprofessioneel akkoord 2023-2024 deelde de federale regering mee dat de verhoging van het aantal fiscaal gunstige overuren, namelijk 180 in plaats van het standaardcontingent van 130 overuren, verlengd wordt van 1 juli 2023 tot 30 juni 2025. De regelgeving hierover werd op 20 juli 2023 door het parlement goedgekeurd. Het is enkel nog wachten op publicatie in het Belgisch Staatsblad.

De bestaande verhoging voor de horecasector en de bouwsector blijft behouden:

• In de bouwsector werd de grens van 130 overuren op 1 januari 2014 opgetrokken naar 180 overuren, op voorwaarde dat het gaat om werven waar effectief een aanwezigheidsregistratiesysteem wordt gebruikt.
• In de horecasector werd de grens van 130 overuren op 1 december 2015 opgetrokken tot 360 overuren. Deze uitbreiding geldt voor werkgevers die ressorteren onder het paritair comité 302.

Deeltijdse variabele uurroosters mag u niet meer op het laatste moment meedelen aan uw werknemers. Sinds de arbeidsdeal van november 2022 wordt de huidige minimale bekendmakingstermijn van 5 werkdagen opgetrokken naar minimaal 7 werkdagen. Een sectorale cao kan deze termijn verminderen naar minstens 3 werkdagen (voordien was dit 1 werkdag).

Voor onder meer volgende sectoren geldt een uitzondering: 

• horeca en textielverzorging (waar de bekendmakingstermijn 3 werkdagen wordt)
• tuinbouw, schoonmaak en autorijscholen (die hun verkorte bekendmakingstermijn mogen behouden zolang de geldigheidsduur van de huidige cao loopt)

Door de optrekking van de bekendmakingstermijn zullen veel werkgevers hun arbeidsreglement moeten aanpassen (gebruikelijke procedure wijziging arbeidsreglement) en daarin de bekendmakingstermijn voor gewijzigde variabele uurroosters vermelden. Dit moet gebeuren binnen 9 maanden na inwerkingtreding van deze nieuwe wetgeving (20/11/2022). De deadline van deze aanpassing was 20 augustus 2023. Ondernam u nog geen actie? Dan raden wij u aan om snel in actie te schieten! Want wie geen aanpassingen doorvoert, riskeert administratieve geldboetes.

De mogelijkheid tot wijziging van de minimale publicatietermijn door een algemeen verbindend verklaarde cao bij KB blijft bestaan, maar de termijn wordt verhoogd tot 3 werkdagen (in plaats van 1 werkdag vooraf).

Het sociaal akkoord 2023-2024 voert opnieuw 120 bruto-/netto-overuren (relance-uren) in voor alle sectoren, voor de periode van 1 juli 2023 tot en met 30 juni 2025.

U kunt dit gunstregime toepassen vanaf 1 juli 2023. Het wetgevend kader kon niet tijdig gefinaliseerd worden, maar de werkgeversorganisaties hebben er op aangedrongen om hier toch al vanaf 1 juli 2023 gebruik van te kunnen maken.

De wet die dit mogelijk maakt, werd op 20 juli 2023 goedgekeurd in de plenaire zitting van de Kamer van Volksvertegenwoordigers. De publicatie ervan volgt nog.

FOD WASO gaf alvast zijn goedkeuring. Ook de RSZ maakt er ondertussen melding van in zijn instructies.

120 relance-uren

Van 1 juli 2023 tot 30 juni 2025 zijn 120 bruto-/netto-overuren (relance-uren) per jaar van toepassing voor alle sectoren. Voor deze relance-uren is geen toeslag en inhaalrust verschuldigd. Ze zijn ook vrijgesteld van RSZ-bijdragen en BV.

Extra aandachtspunt: de fiscale vrijstelling geldt niet als u als werkgever vrijwillig toch een overloontoeslag betaalt voor een relance-uur (bijvoorbeeld de vrijwillige uitbetaling van een relance-uur aan 200%). In dat geval wordt het volledige uur belast.

Als gevolg hiervan mag een relance-uur niet hoger liggen dan de bezoldiging die voor dat uur verschuldigd zou zijn als het geen overuur zou zijn. Andere toeslagen die ook verschuldigd zouden zijn als het geen overuur was – bijvoorbeeld zondagtoeslag) staan hier los van en blijven wel verschuldigd.

Het betreft een quotum van 120 relance-uren per kalenderjaar. Aangezien deze voor de periode van 1 januari 2023 tot 30 juni 2023 niet mogelijk waren, start het quotum voor 2023 bijgevolg op 1 juli 2023.

Net zoals bij de gewone vrijwillige overuren moet de werknemer voorafgaandelijk schriftelijk akkoord gaan dat hij vrijwillig relance-uren zal presteren (zie voorbeeldovereenkomst in bijlage). De maximumduur voor deze overeenkomst bedraagt 6 maanden, en moet nadien vernieuwd worden ingeval van verlenging.

Wat is werkkledij?

Werkkledij is kledij om te voorkomen dat de werknemer zich vuil maakt tijdens het uitvoeren van zijn arbeidsovereenkomst. Het gaat bijvoorbeeld om een overall, schort, pak of stofjas. Het doel is steeds dat een werknemer zich niet vuil maakt. Als het niet gaat om activiteiten waarbij de werknemer zich vuil maakt, is er geen sprake van werkkledij.

Een persoonlijk beschermingsmiddel (pbm) valt dus niet onder deze regeling. Een pdm dient om werknemers te beschermen tegen risico's die hun gezondheid of veiligheid op het werk kunnen bedreigen (zoals een helm, werkschoenen of beschermingspak).

Een uniform of gestandaardiseerde kledij wordt in oorsprong niet als werkkledij beschouwd.

In bepaalde sectoren kan een uniform of gestandaardiseerde kledij echter wel worden voorgeschreven bij KB of in een sector-cao. Als dit uniform of deze gestandaardiseerde kledij ook dient om te voorkomen dat werknemers vuil worden door de aard van de activiteiten, wordt dit wel beschouwd als werkkledij.

Tot 31 juli 2023 moest een werkgever altijd zelf gratis werkkledij ter beschikking stellen wanneer de aard van de activiteiten bevuilend is. Ook de reiniging, herstelling, onderhoud en vervanging moest de werkgever verplicht op zich nemen.

Wanneer een algemeen verbindend verklaarde sector-cao werd afgesloten, was het mogelijk dat de werknemer zijn eigen werkkledij mocht aankopen, reinigen, herstellen of onderhouden tegen betaling van een vergoeding. Bovendien moest uit een risicoanalyse blijken dat de werkkledij geen risico vormt voor de gezondheid van de werknemer en zijn directe omgeving.

Vanaf 1 augustus 2023 is het mogelijk een ondernemings-cao af te sluiten waarin voorzien wordt dat werknemers zelf instaan voor de aankoop, reiniging, herstelling en onderhoud van hun werkkledij, tegen betaling van een vergoeding. Een algemeen bindende cao (op sectorniveau) is dus niet meer nodig,. Wel moet u nog altijd een risicoanalyse uitvoeren waaruit blijkt dat de werkkledij geen risico vormt voor de werknemer en zijn directe omgeving.

De ondernemings-cao kan het volgende vastleggen:

• De modaliteiten met betrekking tot de aard van de werkkledij en de frequentie waarmee deze wordt hernieuwd;
• Een premie of vergoeding voor de aanschaf of hernieuwing van deze kledij (het maximaal toegestane bedrag dat door de RSZ aanvaard wordt onder de ernstige normen);
• Een machtiging voor de werknemers om zelf zorg te dragen voor de reiniging, herstelling en onderhoud van hun werkkledij, tegen betaling van een premie of een vergoeding, en mits aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:
  • Uit de resultaten van de risicoanalyse blijkt dat de reiniging geen risico inhoudt voor de werknemer, andere personen of het milieu;
  • De preventieadviseur en het CPBW hebben voorafgaand advies uitgebracht over deze machtiging;
  • De werknemers hebben de nodige instructies ontvangen om de reiniging, herstelling en onderhoud van de werkkledij adequaat te verrichten.

Op sectorniveau blijft de mogelijkheid ook bestaan om een algemeen bindende cao af te sluiten. Bestaande sector-cao’s blijven bovendien van toepassing en hebben in eerste instantie voorrang op een ondernemings-cao.

Vanaf 1 januari 2024 ondergaat de doelgroepvermindering voor de eerste aanwervingen een aantal wijzigingen. De RSZ-verminderingen worden namelijk ingeperkt , en dit op 2 terreinen:

Eerste werknemer

Het maximale bedrag van de doelgroepvermindering voor de eerste werknemer, die momenteel 4.000 EUR per kwartaal bedraagt, zal vanaf 1 januari aangepast worden naar 3.100 EUR per kwartaal. Dit geldt zowel voor nieuwe als voor lopende verminderingen. Deze vermindering kan wel onbeperkt in de tijd blijven toegepast worden.

4e, 5e en 6e werknemer

Vanaf 1 januari 2024 wordt de RSZ-vermindering voor de aanwerving van een vierde, vijfde of zesde werknemer opgeheven. U zal dus enkel nog een korting kunnen genieten voor de eerste 3 aanwervingen.

Het is de bedoeling dat de verminderingen voor de vierde, vijfde en zesde werknemer enkel naar de toekomst worden opgeheven. Met andere woorden: verminderingen die voor 1 januari 2024 zijn gestart, zullen kunnen verder lopen voor de voorziene resterende duurtijd van de vermindering, en dit volgens de regels die van toepassing waren op 31 december 2023.

Wie nog een 4e, 5e of 6e werknemer wenst aan te werven, kan dit dus best zo snel mogelijk doen.

Deze regelgeving moet nog verschijnen in het Belgisch Staatsblad.

Als werkgever kunt u, mits u aan bepaalde voorwaarden voldoet, een werkhervattingspremie van 1.000 EUR aanvragen als een langdurig zieke werknemer (lees: meer dan 1 jaar arbeidsongeschikt) het werk, met toestemming van de adviserend geneesheer van het ziekenfonds, hervat tijdens de periode van 1 april 2023 tot 31 maart 2025. U moet deze premie bij het ziekenfonds aanvragen. De voorwaarden en te volgen aanvraagprocedure vindt u op de website van het RIZIV.
Het KB werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
U kunt de aanvraag ten vroegste indienen na het einde van de eerste 3 maanden van het aangepast werk, en uiterlijk twee jaar na afloop van de derde maand progressieve werkhervatting.

De aanvraag gebeurt bij voorkeur online. Ook een papieren aanvraag via een modeldocument kan verstuurd worden naar het Nationaal Intermutualistisch College. Meer details en de aanvraagdocumenten vindt u via volgende link. 
Deze maatregel loopt tot 31 maart 2025. Nadien volgt een evaluatie en eventuele verlenging.

Een student die in juni zijn studies beëindigt en zijn diploma behaalt, kan nog tot en met 30 september van datzelfde jaar verminderde bijdragen in het kader van studentenarbeid genieten. De RSZ stelt immers dat de student tot dan alsnog kan beslissen om verder te gaan studeren tijdens het volgende academiejaar.

De periode van studentenarbeid mag echter geen verdoken proefperiode zijn voor de latere arbeidsovereenkomst van (on)bepaalde duur. Een rechtzetting zal gebeuren als blijkt dat de jongere zonder ruime onderbreking wordt aangeworven voor dezelfde functie die hij tijdens zijn tewerkstelling als student al uitoefende.

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Lieven Nissens, Payroll & HR Consultancy Director, of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.