Vanaf 1 januari 2026 wordt het verplicht om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en te verzenden voor handelingen tussen belastingplichtige ondernemingen. Het wordt dus niet meer toegelaten om facturen in pdf-formaat te verzenden. Maar hoe bereidt u zich hierop voor?
De verplichte e-facturatie
Elektronische facturatie, ofwel e-facturatie of e-invoicing, is een proces waarbij facturen elektronisch worden verzonden, ontvangen, verwerkt en opgeslagen. Het verzenden van een factuur in pdf-formaat valt daar niet onder. Het doel van een factuur in digitaal formaat is om snel te worden herkend en verwerkt, zodat er een vlotte gegevensuitwisseling kan plaatsvinden tussen verschillende handelspartners. De nieuwe regelgeving biedt bedrijven dus de kans om hun facturatieprocessen te moderniseren en te versnellen.
Wat is Peppol?
Peppol, kort voor Pan-European Public Procurement OnLine, is het gestandaardiseerd Europees netwerk dat zorgt voor een efficiënte en veilige manier van e-factureren tussen bedrijven, organisaties en overheden. Dit initiatief van de Europese Commissie heeft als doel de e-facturatie tussen bedrijven onderling en bedrijven en overheidsinstanties aanzienlijk te vereenvoudigen en automatiseren.
Hoe werkt Peppol?
De elektronische factuur wordt opgeslagen in een xml-bestand in gestructureerde UBL-formaat (Universal Business Language). Het Peppol-netwerk zorgt vervolgens voor de efficiënte en eenvoudige gegevensuitwisseling tussen computersystemen. Om toegang te hebben tot het Peppol-netwerk, moet je beschikken over een Access Point-provider (bv Billit) die de facturen kan opladen of ontvangen.
Wat zijn de voordelen van Peppol?
- Een Europese internationale standaard
- Kostenbesparing: niet alleen bespaart u op kosten van een papieren facturatie, maar ook op administratieve lasten.
- Efficiëntie en betrouwbaarheid: er zijn minder risico's op fouten en uw doorlooptijd is korter, wat een positieve impact heeft op de cashflow.
- Veiligheid: het gebruik van Peppol voorkomt factuurfraude.
De deadline voor verplichte e-facturatie nadert snel. Door nu de overstap te maken, bent u gerust van een vlotte overgang zonder last-minute stress.
Een stappenplan voor het implementeren van Peppol:
Access Point-provider kiezen
Er bestaan verschillende gecertificeerde Access Point-providers, zoals Billit, Exact Online, Lucy, Octopus,... Wij raden Billit aan als meest complete en gebruiksvriendelijke oplossing.
Integratie
Integreer Peppol in uw bestaande facturatiesystemen. Werkt u al met een andere facturatietool? Wij bekijken of uw huidige oplossing geschikt is voor Peppol en hoe we die best integreren.
Validatie
Zorg ervoor dat u de verbinding grondig test en valideert.
Interne controle
Bekijk intern of de standaarden worden nageleefd en de regelgeving wordt toegepast.
Billit: het meest gebruiksvriendelijke facturatieplatform
Met het platform Billit kan u eenvoudig Peppol-facturen versturen en ontvangen. Billit is de meest complete en gebruiksvriendelijke oplossing voor ondernemers om zonder technische complexiteit te profiteren van e-facturatie. Via My Baker Tilly geniet u van een branded Billit omgeving, afgestemd op uw noden. Wij begeleiden u bij de opstart en de integratie van de tool.
Wat zijn de voordelen van Billit?
- Facturen verzenden via Peppol
- Automatische herkenning van inkomende facturen
- Offertes, bestelbonnen en abonnementen opmaken
- Mobiele app en integratie met bank en boekhouding
- QR-betalingen en XML-export
Met My Baker Tilly kan u genieten van twee weken gratis registratie, zodat u optimaal voorbereid bent op de komende verplichting.
Veelgestelde vragen over Peppol en e-facturatie
1/ Moet ik vanaf 2026 alle facturen via Peppol versturen?
Ja, vanaf 1 januari zijn alle Belgische btw-plichtigen binnen een B2B-context verplicht om gebruik te maken van gestructureerde elektronische facturen.
2/ Wat als mijn klant nog geen Peppol-adres heeft?
Voorlopig blijft facturatie mogelijk via e-mail. Maar we raden aan om uw klanten aan te moedigen zich zo snel mogelijk aan te sluiten op het Peppol-netwerk.
3/ Kan ik Billit gebruiken voor alle facturen?
Ja, Billit ondersteunt zowel Peppol als klassieke e-mailfacturatie.
4/ Wat kost Billit?
Er is zowel een gratis basisversie als een betalende versie. Alle info over de formules vindt u hier. Bovendien kan u als klant van ING of KBC beroep doen op voordelige formules.
5/ Wat als ik al een andere tool gebruik?
Contacteer gerust uw dossierverantwoordelijke, we bekijken graag samen met u of uw oplossing geschikt is voor Peppol.
6/ Wat als ik niets doe?
We raden aan om tijdig actie te ondernemen. Na 1 januari 2026 riskeert u niet in orde te zijn met de regelgeving.
Klaar om de overstap te maken?
Wij begeleiden u doorheen het volledige proces. Zo bent u gerust van een vlotte overgang.
