Elektronische handtekening

Gedwongen telewerken heeft ervoor gezorgd dat het gebruik van de elektronische handtekening in een stroomversnelling is geraakt. Maar niet alle elektronische handtekeningen hebben dezelfde juridische waarde. Dit artikel geeft een leidraad welke elektronische handtekening wanneer gebruikt kan worden.

Er bestaan drie soorten elektronische handtekeningen:

• De gewone elektronische handtekening
• De geavanceerde elektronische handtekening
• De gekwalificeerde elektronische handtekening

Elk type handtekening is rechtsgeldig en afdwingbaar. Er is evenwel slechts één soort elektronische handtekening die dezelfde status krijgt als een handgeschreven handtekening: de gekwalificeerde elektronische handtekening.
Afhankelijk van de soort elektronische handtekening, wordt er een verschillende bewijswaarde toegekend. 

De gewone elektronische handtekening is de meest laagdrempelige variant.
De gewone elektronische handtekening is aan geen enkele voorafgaandelijke verificatie onderworpen.

Deze handtekening heeft niet automatisch hetzelfde gevolg als een handgeschreven handtekening. De betrouwbaarheid zal moeten onderzocht worden: kan de ondertekenaar op redelijke manier worden geïdentificeerd en kan zijn/haar echte wilsuitdrukking worden geverifieerd.

Voorbeelden zijn:

• Het ondertekenen van een PDF-document door met de muis een handtekening (krabbel) te zetten;
• Een e-mailhandtekening
• Een gescande handtekening op een (PDF-)document). 

De geavanceerde elektronische handtekening is een gewone elektronische handtekening die aan bijkomende voorwaarden (en aan een hoger veiligheidsniveau) voldoet. 
Deze handtekening moet voldoen aan de volgende vereisten: 

• zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
• zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
• zij komt tot stand met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken; 
• zij is op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

Dit type elektronische handtekening vereist dus een aantal technische controles die aantonen dat de informatie ongewijzigd en authentiek blijft. Dit wordt soms vereist om een onlinedienst van een openbare instelling te gebruiken.

Voorbeelden zijn:

• een informatiesysteem met authenticatie (username/password);
• log-in met een uniek wachtwoord of pincode. 

De gekwalificeerde elektronische handtekening beantwoordt aan het hoogste veiligheidsniveau. Concreet gaat het om software  en/of hardware die geconfigureerd zijn om een elektronische handtekening aan te maken. Enkel deze vorm van elektronische handtekening wordt juridisch gelijkgesteld met de handgeschreven handtekening.
De gekwalificeerde handtekening is dan ook een technisch complexe vorm van ondertekening via gekwalificeerde certificaten en gekwalificeerde dienstverleners. Gekwalificeerde dienstverleners zijn erkend zijn door de FOD economie (of een buitenlands controleorgaan) en enkel zij kunnen handtekeningsoftware aanbieden die aan deze standaarden beantwoordt.
Voorbeeld:

• de ondertekening via onze identiteitskaart. 

Om een gekwalificeerde handtekening te verkrijgen is een gekwalificeerde dienstverlener nodig. De in België gevestigde vertrouwensdienstverleners die gekwalificeerde diensten aanbieden, zijn wettelijk verplicht om hun activiteiten bij de FOD Economie aan te melden. Ze zijn onderworpen aan een systeem van voorafgaande toestemming, waarbij talrijke strikte voorwaarden moeten nageleefd worden, onder meer voor de beveiliging. Indien de status wordt toegekend, wordt de vertrouwensdienstverlener in een officiële lijst (Trusted List) opgenomen, die regelmatig wordt gepubliceerd. U vindt de link naar het overzicht hierna: https://economie.fgov.be/nl/themas/online/elektronische-handel/elektronische-handtekening-en

De bewijsregels verschillen voor:

• gekwalificeerde elektronische handtekening;
• andere elektronische handtekeningen.

Bij de gekwalificeerde elektronische handtekening is er een wettelijk vermoeden van conformiteit met de zelf geschreven handtekening. De eventuele ongeldigheid moet aangetoond worden door de partij die de handtekening betwist. 

Bij alle andere elektronische handtekeningen moet de partij die de handtekening gezet heeft, zelf bewijzen dat de handtekening geldig is. Hier geldt er geen vermoeden van conformiteit met de zelf geschreven handtekening. De gebruiker draagt aldus de bewijslast. Een rechter blijft vrij om het bewijs al dan niet te aanvaarden.

De ondertekenaar die een gekwalificeerde elektronische handtekening gebruikt kan dus genieten van zekerheid en gemoedsrust, aangezien de gekwalificeerde elektronische handtekening wordt beschouwd als een “perfect bewijsmiddel”. Het moet niet worden aangevuld door andere bewijsmiddelen en het is bindend voor de rechter. In geval van betwisting van het originele document, bestaat het vermoeden dat het is opgesteld en ondertekend door de ondertekenaar. 

Alleen natuurlijke personen kunnen de elektronische handtekening gebruiken. Voor rechtspersonen werd een “elektronisch zegel” ingevoerd.  Deze zegel dient als bewijs dat een elektronisch document door een rechtspersoon is afgegeven, door zekerheid over de oorsprong en integriteit van het document te garanderen.
Via de hoger vermelde link kan u ook de Trusted List voor elektronische zegels raadplegen.

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Anne Roucourt, Legal Partner, of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.