Gedoogbeleid UBO-register – WVV-check-up van uw vennootschap

30 september 2019 was de laatste dag voor het invullen van het UBO-register. Geen paniek echter als u deze registratie nog niet heeft uitgevoerd. De FOD Financiën zal tot 31 december 2019 geen sancties opleggen. Met andere woorden: tot eind 2019 wordt een gedoogbeleid voorzien.

Hebt u plannen om op relatief korte termijn uw V.O.F. of Comm.V op te doeken? Bekijk dan zeker of de ontbinding en vereffening nog kan gebeuren in 2019. Vanaf 1 januari 2020 wordt de procedure van ontbinding en vereffening in één akte immers verzwaard: niet alleen zijn tussentijdse cijfers niet ouder dan 3 maanden vereist, maar bovendien is ook de tussenkomst van een bedrijfsrevisor of externe accountant vereist! Bij een ontbinding met benoeming van een vereffenaar kan vanaf 1 januari 2020 de tussenkomst van de rechtbank nodig zijn.

Vanaf 1 januari 2020 is het niet meer toegelaten dat een bestuurder zijn mandaat als bestuurder uitoefent onder een arbeidsovereenkomst. Elke bestuurder wordt beschouwd als een zelfstandige. Aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds en betaling van sociale bijdragen zijn in principe niet vereist als het bestuursmandaat onbezoldigd is, de bestuurder geen andere zelfstandige activiteiten uitvoert en onder een ander sociaal statuut in hoofdberoep verzekerd is.. Tussen de vennootschap en de bestuurder kan een overeenkomst aangegaan worden die de modaliteiten rond de uitoefening van het bestuursmandaat regelt.

Het blijft wel mogelijk om een andere functie binnen de vennootschap onder een arbeidsovereenkomst uit te oefenen. Belangrijk hierbij is dat deze “andere functie” onder “leiding, gezag en toezicht” wordt uitgeoefend. Dit betekent dat duidelijk moet bewezen worden wie dit gezag, de leiding en het toezicht op de taken van de werknemer daadwerkelijk uitoefent.

Een enige bestuurder zal dus nooit werknemer kunnen zijn in dezelfde vennootschap.

Indien uw vennootschap werknemers te werk stelt die tevens ook bestuurder of zaakvoerder zijn, dient u dit zeker verder te bekijken. Niets is immers zo vervelend dan later vast te stellen dat uw werknemer voor de sociale zekerheid als zelfstandige wordt beschouwd en de sociale bijdragen tot niets hebben gediend. 

Vanaf 1 januari 2020 is het wettelijk niet meer toegelaten dat een natuurlijk persoon de facto twee bestuursmandaten uitoefent, namelijk één mandaat in persoonlijke naam en één als vaste vertegenwoordiger van een vennootschap. In het verleden was dit een veelgebruikte techniek om op die manier het minimumaantal van twee bestuurders te hebben zonder hierbij andere personen te betrekken.

Gevolg: ofwel moet u een ‘andere’ tweede bestuurder vinden, ofwel gaat uw NV over tot statutenwijziging, waarbij het nieuwe systeem van een ‘enige bestuurder’ ingevoerd wordt.

Vanaf 1 januari 2020 wordt ook de regeling van de ‘vaste vertegenwoordiger’ van een bestuurder-rechtspersoon aangepast. Een vaste vertegenwoordiger moet rechtstreeks een natuurlijke persoon zijn, zonder een tussenschakel van een andere rechtspersoon-bestuurder. Het zgn. cascadesysteem is nu verboden. 

De regeling m.b.t. de speciale band die een vaste vertegenwoordiger moet hebben met de vennootschap is dan weer afgeschaft. Ieder individu kan nu aangesteld worden als vaste vertegenwoordiger. 

Het nieuwe vennootschapsrecht leidde tot de afschaffing van de Comm.VA, CVBA (die niet beantwoordt aan de coöperatieve gedachte) en de CVOA.

U moet echter niet ongerust zijn: als uw vennootschap een van deze rechtsvormen heeft aangenomen, dan kan ze zonder probleem blijven bestaan. Voorwaarde is echter wel dat ze een andere rechtsvorm aanneemt.

“Verdwenen” vennootschapsvormen kunnen zich aansluiten bij de rechtsvorm die de wetgever voorstelt:

• de Comm.VA wordt een NV;
• de ‘oneigenlijke’ CVBA wordt een BV;
• de CVOA wijzigt naar VOF.

Deze wijziging zal automatisch gebeuren op 1 januari 2024. Dit kan ook vroeger gebeuren als de aandeelhouders hiertoe beslissen via een gewone statutenwijziging.

Als u een andere rechtsvorm kiest dan de wettelijk voorziene, dan zal u een zwaardere omzettingsprocedure moeten volgen. Concreet betekent dit dat tussentijdse cijfers niet ouder dan 3 maanden vereist zijn, net als de tussenkomst van een bedrijfsrevisor of externe accountant!

Bij een ‘echte’ omzetting kunnen eventueel jaarcijfers gebruikt worden, zodat u bijkomende kosten vermijdt. Tijdig inplannen is dus de boodschap!

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Liesbeth Gordts, Legal Partner, of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.