HR-weetjes – april 2023

In dit artikel vindt u een handig overzicht van nieuwe hr-maatregelen voor werkgevers en werknemers. Met welke nieuwigheden moet u de komende weken en maanden rekening houden?

Vanaf 1 mei 2023 voert de nieuwe NAR-cao 164 een fietsvergoeding in voor sectoren waar deze verplichting momenteel nog niet bestaat. Als fiets wordt beschouwd: rijwiel, gemotoriseerd rijwiel of speed pedelec zoals gedefinieerd in het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer. Steps en hoverboards bijvoorbeeld komen niet in aanmerking. 

Sectorale cao
In eerste instantie moet u nagaan of uw sector een fietsvergoeding voorziet.
Als een sectorale cao al voorziet in een fietsvergoeding, dan is cao 164 niet van toepassing, ongeacht de waarde van de fietsvergoeding. Een sectorale cao die een lagere fietsvergoeding oplegt, blijft bijgevolg van toepassing. Die fietsvergoeding moet niet aangepast worden. Uiteraard hebt u als werkgever de vrijheid om een hogere fietsvergoeding toe te kennen.

Ondernemings-cao
Is er geen sectorale cao? Dan checkt u of er een cao is op ondernemingsniveau. In een onderneming met een eigen regeling en waarvoor een ondernemings-cao werd gesloten, blijft deze ondernemings-cao van toepassing (ook al ligt de waarde lager dan voorzien in cao 164).
Heeft uw onderneming een eigen regeling zonder dat hiervoor een ondernemings-cao werd gesloten en waarbij de sector geen fietsvergoeding oplegt? Dan geldt cao 164 wel. In dat geval moet u minstens de voorwaarden volgens de cao respecteren (ook al volgt uw onderneming bijvoorbeeld vrijwillig een andere sector).

Fietsvergoeding cfr. cao 164
Als cao 164 van toepassing is, bedraagt de fietsvergoeding € 0,27/km, met een maximum van 20 km enkele rit (dus maximaal 40 effectief gereden kilometers per dag voor de heen- en terugrit). Concreet levert dit een bedrag van € 10,80 per dag op (0,27 × 2 × 20 km). Als de maximale toegestane fietsvergoeding stijgt, dan wordt deze fietsvergoeding ook mee aangepast. Deze volgt dus de evolutie van het maximaal toegestane bedrag dat door de RSZ en de fiscus aanvaard wordt, zonder dat dit beschouwd wordt als loon.

De km-vergoeding is enkel bestemd voor een werknemer die regelmatig met de fiets naar het werk komt. Onder regelmatig wordt verstaan: ten minste eenmaal per week of bijvoorbeeld een volledig seizoen tijdens de zomermaanden.
Komt uw werknemer slechts sporadisch met de fiets naar het werk, bijvoorbeeld één – à tweemaal per maand? Dan heeft hij geen recht op de fietsvergoeding cfr. cao 164. Uiteraard kunt u wel op vrijwillige basis een fietsvergoeding toekennen. Een werknemer moet dit regelmatig gebruik via een verklaring op eer bevestigen. Als werkgever bepaalt u zelf hoe vaak u deze verklaring opnieuw opvraagt, zodat u kan nagaan of de situatie nog overeenstemt met de praktijk. U moet wel nagaan of dit klopt, door bijvoorbeeld regelmatig steekproeven uit te voeren.

Cumul met een andere vergoeding voor woon-werkverplaatsingen
Wanneer uw werknemer al een trein- of busabonnement of een bedrijfswagen heeft, bent u niet verplicht om de fietsvergoeding toe te kennen. In dergelijk geval is cao 164 dus niet van toepassing. Een fietsvergoeding mag u wel vrijwillig toekennen (voor de dagen dat uw werknemer met de fiets naar het werk komt).
Wanneer hij echter een gedeelte van zijn woon-werktraject met de fiets aflegt (bijvoorbeeld met de fiets van zijn woonplaats naar het treinstation, om daar de trein te nemen), komt uw werknemer wel in aanmerking voor deze fietsvergoeding voor het gedeelte van het traject waarvoor hij de fiets neemt. 

Bedrijfsfiets
Over de toepassing van cao 164 voor werknemers die over een bedrijfsfiets beschikken, is momenteel nog onduidelijkheid. De vraag werd reeds voorgelegd aan de FOD WASO. Van zodra dit thema duidelijker is, houden we u hierover op de hoogte.

Dit topic kaartten we al kort even aan in onze hr-weetjes van maart 2023. Intussen is hierover meer informatie beschikbaar.

Vanaf vakantiejaar 2024 hebben werknemers het recht om hun jaarlijkse vakantie later op te nemen als ze ziek worden tijdens hun vakantie. Dit kwam jaren geleden al ter sprake, maar ondertussen is deze wetswijziging gepubliceerd in het BS op 16.03.2023 (KB van 08.02.2023). Deze maatregel treedt vanaf vakantiejaar 2024 in voege. Hierdoor worden de Belgische vakantieregels in overeenstemming gebracht met het Europese recht. Enkele richtlijnen werden al gepubliceerd, maar er is ook nog heel wat onduidelijkheid. Hiervoor moeten bijkomende KB’s gesloten worden.

Opname vakantie bij samenloop schorsingen
Vanaf vakantiejaar 2024 kan uw werknemer de vakantiedagen die samenvallen met een ziekteperiode, op een later tijdstip opnemen. Tot en met vakantiejaar 2023 is het principe ‘eerste schorsing die aanvangt, primeert’ van toepassing. Vanaf vakantiedienstjaar 2024 is dat niet meer het geval wanneer diverse schorsingen plaatsvinden tijdens de vakantieperiode.
Deze wijziging geldt niet alleen bij ziekte, maar ook als de vakantieperiode samenvalt met een van de volgende afwezigheden: arbeidsongeval, beroepsziekte, moederschapsrust (inclusief het vervangende geboorteverlof), profylactisch verlof, adoptieverlof, pleegzorgverlof en pleegouderverlof.

Bij arbeidsongeschiktheid zal uw werknemer steeds verplicht een specifiek doktersattest moeten afleveren. Hiervoor voorziet de overheid een modeldocument. Het is wachten op een KB met specifieke details.
De andere bestaande verplichtingen bij ziekte die u als werkgever oplegt, blijven behouden. Uw werknemer moet u dus onmiddellijk inlichten van de arbeidsongeschiktheid. Hetzelfde geldt voor de verplichting voor het doorgeven van de verblijfplaats als hij op een andere plaats verblijft dan het adres dat in uw bedrijf of organisatie gekend is.
Een werknemer kan er zelf voor kiezen om de ziekte niet te melden. In dat geval blijft dit gewoon vakantie, en is er dus als het ware geen ziekteperiode geweest.

Overdracht niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen
Momenteel is het zo dat wettelijke vakantie niet overgedragen mag worden naar een volgend vakantiejaar. Als basisregel blijft dit bestaan, maar de wetgeving voorziet een belangrijke afwijking vanaf vakantiejaar 2024. Het recht om de vakantie te genieten, wordt onder bepaalde voorwaarden overgeheveld gedurende maximum 2 kalenderjaren.

Als op het einde van het vakantiejaar blijkt dat uw werknemer in de onmogelijkheid was om zijn vakantie volledig op te nemen vanwege de hierboven opgesomde arbeidsonderbrekingen, moet u als werkgever het recht verplicht overdragen. Uw werknemer mag in dit geval de niet-opgenomen vakantiedagen opnemen gedurende de volgende twee kalenderjaren. In alle andere gevallen van niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen blijft de gekende regel van kracht: verplichte opname binnen het vakantiejaar, zonder mogelijkheid van overdracht.

Voor het vastleggen van de overgedragen vakantiedagen gelden dezelfde regels als voor de andere dagen jaarlijkse vakantie. Dit betekent dus dat er een akkoord moet zijn tussen werkgever en werknemer.

Het vakantiegeld voor de verplicht overgedragen dagen moet u voor uw bedienden wel uitbetalen uiterlijk 31 december van het betrokken vakantiejaar. Wanneer de vakantiedagen dan worden opgenomen, zullen dit in principe onbetaalde dagen zijn. Hoe dit exact moet verwerkt worden (onbetaalde code of verrekenen met het loon van de betrokken maand), moet nog verder in wetgeving gegoten worden.

Let wel: deze wijzigingen gelden in principe niet voor extralegale vakantiedagen. Voor deze categorie vakantiedagen blijft het basisprincipe van toepassing (niet opgenomen = verloren).

Vakantieattesten
In het kader van deze wetswijziging moeten vakantieattesten vanaf 2024 ook het aantal niet-opgenomen vakantiedagen vermelden.

Sinds 1 januari 2023 was er al een uitbreiding van de lijst van sectoren waarin een flexi-job-overeenkomst gesloten kan worden. Het gaat om de volgende sectoren:

• PC 223.00 (sportsector)
• PC 303.03 (bioscoopzalen)
• PC 304.00 (vermakelijkheidsbedrijven, met uitsluiting van artistieke, artistiek-technische en artistiek-ondersteunende functies)
• PC 330 (gezondheidsinrichtingen en diensten, met een uitsluiting van zorgfuncties).

Ook voor chocolatiers (PC 118.14, maar enkel voor NACE-code 472542 ‘detailhandel in chocolade en suikerwerk in gespecialiseerde winkels’) is er een uitbreiding voorzien, waardoor ook hier een flexi-job-overeenkomst mogelijk is. De wet werd op 13 april 2023 gepubliceerd en treedt vanaf 23 april 2023 in werking.

Let op: kijk zeker de NACE-code na, want niet voor alle ondernemingen onder PC 118.14 is deze NACE-code van toepassing!

Sinds 1 oktober 2022 wordt de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen met de eigen wagen (de zogenaamde autovergoeding) ieder kwartaal aangepast. 
Voor de periode van 01.04.2023 tot 30.06.2023 (Q2/2023) wordt deze kilometervergoeding verlaagd tot € 0,4246/km. Voor Q1/2023 bedroeg deze vergoeding € 0,4259/km.
 

Tijdens de recentste begrotingscontrole besliste de federale regering om vanaf 2024 te besparen op de RSZ-doelgroepverminderingen voor eerste aanwervingen.

De federale regering nam een beslissing op twee domeinen: 

• Een aanpassing van het maximumforfait: sinds 2022 bedraagt het maximumforfait € 4.000 per kwartaal voor een eerste werknemer. Vanaf 1 januari 2024 daalt dit naar maximaal € 3.100.
• De oorspronkelijke regeling voorziet ook kortingen voor de tweede tot en met de zesde werknemer. Voor een vierde, vijfde en zesde aanwerving zal er vanaf 1 januari 2024 geen vermindering meer zijn van RSZ-bijdragen.

Deze beslissingen moeten nog in een wetgevend kader worden gegoten.
 
Wat gebeurt er met de lopende voordelen? 
De beperking van het voordeel voor een eerste aanwerving vanaf 2024 is algemeen. Dit betekent dus dat nieuwe werkgevers én ook werkgevers met een lopend recht ‘eerste aanwerving’ – opgestart voor 1 januari 2024 - impact kunnen ondervinden van de beperking van het kwartaalforfait. 

Men verwacht een overgangsregel voor lopende verminderingen voor een vierde, vijfde en zesde aanwerving. 

Van zodra dit thema duidelijker is, houden we u hierover op de hoogte. 

Vanaf 1 oktober 2023 komt er een nieuwe Vlaamse doelgroepvermindering voor de aanwerving van personen zonder recente duurzame werkervaring. Deze regeling vervangt de aanwervingsincentive voor langdurig werkzoekenden. Diverse richtlijnen, waaronder de waarde van de vermindering en alle voorwaarden om in aanmerking te komen, zijn nog niet gekend en moeten nog verder uitgewerkt worden.

Enkele voorwaarden zijn al wel gekend. De werknemer moet werken in een vestigingseenheid in het Vlaams Gewest. Hij moet op de dag voor de indienstneming ingeschreven zijn als niet-werkende werkzoekende bij de VDAB en moet over een persoonlijk dossier op het elektronisch platform van de VDAB beschikken. Bovendien moet het refertekwartaalloon van deze persoon lager zijn dan de maximale loongrens, die nog door de Vlaamse Regering bepaald moet worden.

Wij houden u verder op de hoogte van zodra meer details gekend zijn.

Onder bepaalde voorwaarden kan een student tewerkgesteld worden onder een voordelig studentenstatuut. Als werkgever moet u, in geval van een discussie met de RSZ, kunnen bewijzen dat de persoon ook effectief student is. Een verklaring op eer van de student of een kopie van de studentenkaart zal niet voldoende zijn. Het bewijs kan bijvoorbeeld wel geleverd worden met een kopie van het inschrijvingsbewijs aan een (hoge)school of universiteit voor het lopende academiejaar.

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Lieven Nissens, Payroll & HR Consultancy Director, of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.