HR-weetjes – januari 2024

In dit artikel vindt u een handig overzicht van nieuwe hr-maatregelen voor werkgevers en werknemers. Met welke nieuwigheden moet u de komende weken en maanden rekening houden?

Vanaf 1 januari 2024 mag uw werknemer vakantiedagen die samenvallen met arbeidsongeschiktheidsdagen overdragen naar de volgende twee jaar. Voor de ziektedagen tijdens de vakantieperiode geldt dan het recht op gewaarborgd loon.

Bij bedienden wordt het vakantiegeld voor deze overgedragen dagen op het einde van het initiële vakantiejaar uitbetaald.

Hoe ziet deze nieuwe regeling er uit vanaf 1 januari 2024?

Start de arbeidsongeschiktheid voor de vakantie en loopt ze verder tijdens de vakantie? Dan wijzigt er niets. De dagen die samenvallen met geplande vakantiedagen, behouden de kwalificatie van arbeidsongeschiktheid.

Wanneer de arbeidsongeschiktheid start tijdens de vakantie, kan uw werknemer zijn vakantiedagen die samenvallen met de arbeidsongeschiktheidsdagen behouden. Die vakantiedagen kunnen dan omgezet worden naar een afwezigheid wegens arbeidsongeschiktheid. Hierdoor komen de vakantiedagen opnieuw vrij om later in het vakantiejaar opgenomen te worden. 

Deze regel van omzetting geldt ook bij moederschapsrust, omgezette moederschapsrust bij hospitalisatie of overlijden van de moeder, afwezigheid wegens sociale promotie, profylactisch verlof, geboorteverlof, adoptieverlof, pleegzorgverlof en pleegouderverlof. 

Wilt uw werknemer de vrijgekomen vakantiedagen onmiddellijk na het einde van de periode van arbeidsongeschiktheid opnemen? Dan moet u rekening houden met een bijkomende formaliteit. Uiterlijk op het moment dat hij u het medisch attest voorlegt, deelt de werknemer zijn voornemen mee om de vakantiedagen aansluitend op de periode van arbeidsongeschiktheid op te nemen. Hiervoor is uw akkoord als werkgever nodig.

Als op het einde van het vakantiejaar blijkt dat het voor uw werknemer onmogelijk was zijn vakantie omwille van het vrijkomen van de vakantiedagen volledig op te nemen, dan moet u als werkgever het recht verplicht overdragen (let wel: enkel voor deze vrijgekomen dagen!). Uw werknemer mag in dit geval de niet-opgenomen vakantiedagen opnemen tijdens de volgende twee kalenderjaren. 

In alle andere gevallen van niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen blijft de gekende regel van kracht: verplichte opname binnen het vakantiejaar zonder mogelijkheid van overdracht. Voor het opnemen van de overgedragen vakantiedagen gelden dezelfde regels als voor andere dagen jaarlijkse vakantie. Dit betekent dat dat er een akkoord moet zijn tussen werkgever en werknemer.

Medisch attest

Een werknemer die gebruik wil maken van deze nieuwe regeling, moet u een geneeskundig getuigschrift voorleggen. Zonder medisch attest blijven het vakantiedagen. Uw werknemer moet het medisch attest afleveren binnen de voorgeschreven termijn (binnen een redelijke termijn bij overmacht).

Opgelet: de vrijstelling om tot driemaal per kalenderjaar geen ziektebriefje voor te leggen, is hier niet van toepassing!

Een koninklijk besluit van 22 december 2023 voorziet nu een specifiek model van medisch attest voor de arbeidsongeschiktheid die zich voordoet tijdens een periode van jaarlijkse vakantie. Het gebruik van dit model is louter facultatief (en dus niet verplicht).

Dit attest is beschikbaar in vier talen en te verkrijgen bij ons kantoor.

Verblijfplaats

Uw werknemer moet u ook onmiddellijk op de hoogte brengen van zijn verblijfplaats als hij zich niet op zijn thuisadres (domicilieadres/gewoonlijk verblijfadres) bevindt. 

Gewaarborgd loon

Voor de arbeidsongeschiktheidsdagen die zich voordoen tijdens een vakantieperiode, wordt het recht op gewaarborgd loon bepaald volgens de normale regels.

Als gevolg hiervan hebben arbeiders bij arbeidsongeschiktheid tijdens een collectieve vakantieperiode geen recht op gewaarborgd loon. Zij ontvangen dan een uitkering via het ziekenfonds. Maar de FOD WASO stelt dat er wél gewaarborgd loon verschuldigd is. In de praktijk zal vooral het standpunt van de FOD WASO gevolgd worden. Het gewaarborgd loon valt ten laste van u als werkgever.

Verlies van gewaarborgd loon kan optreden wanneer uw werknemer u zijn attest laattijdig bezorgt en/of een medische controle onmogelijk maakt. Die dagen blijven dan wel gekwalificeerd als dagen arbeidsongeschiktheid, weliswaar zonder recht op gewaarborgd loon.

Arbeidsreglement

Het arbeidsreglement moet verwijzen naar de formaliteiten die uw werknemer moet vervullen in geval van arbeidsongeschiktheid tijdens een vakantieperiode. Bovendien is het aangewezen om een bepaling over de vertaling van het medisch attest in een vreemde taal toe te voegen in het arbeidsreglement.

De wijziging van het arbeidsreglement kan gebeuren zonder dat de normale procedure voor wijziging van het reglement gevolgd wordt.

Wanneer tijdens het vakantiejaar 2024 een bediende van werkgever verandert, zal het enkel vertrekvakantiegeld, dat ontvangen werd van de vorige werkgever, op een andere manier worden verrekend bij de nieuwe werkgever. Namelijk niet langer op een vast moment in het jaar, maar in twee stappen:

• 1ste stap: wanneer uw nieuwe werknemer een vakantiedag opneemt, waarvoor het recht werd opgebouwd bij een vorige werkgever, wordt 90% van het brutodagloon van de betrokken maand afgetrokken. Uw bediende ontvangt dus voor elke opgenomen vakantiedag slechts 10% van zijn brutodagloon.
• 2de stap: in de maand december, of ten vroegste in de maand van uitdiensttreding – als uw nieuwe werknemer vroeger vertrekt –, moet u een definitieve eindverrekening maken, waarbij wordt vergeleken met wat er tijdens het vakantiejaar al werd ingehouden.

Opgelet: het inhouden van teveel betaald vakantiegeld van het loon in december of de maand van uitdiensttreding kan slechts tot maximaal 20% van het loon. Dit is een gevolg van de loonbeschermingswet. Met andere woorden: u moet de inhouding van loon gespreid uitvoeren, tenzij uw bediende uitdrukkelijk zijn akkoord geeft om het volledige bedrag in één keer in te houden.

Als er teveel is ingehouden gedurende het jaar, wordt in december extra enkel vakantiegeld betaald.

Vanaf 2024 worden deze nieuwe regels op het vakantieattest vermeld.

Enkel de wijze van verrekening van het enkel vakantiegeld wijzigt.

Aan de verrekening van het dubbel- en aanvullend vertrekvakantiegeld wijzigt niets: dit gebeurt eenmaal per jaar, doorgaans wanneer de bediende zijn hoofdvakantie opneemt bij de nieuwe werkgever. Ook voor arbeiders blijft alles hetzelfde.

Als werkgever kunt u een kilometervergoeding toekennen aan werknemers die met hun wagen professionele verplaatsingen maken.
Deze kilometervergoeding wordt ieder kwartaal aangepast. 

Voor de periode van 01.01.2024 tot 31.03.2024 (Q1/2024) wordt deze kilometervergoeding vastgesteld op 0,4269 EUR/km. Voor Q4/2023 bedroeg dit tarief 0,4259 EUR/km.

Overzicht kalenderjaar 2023:

• Q1/2023:  0,4259 EUR
• Q2/2023:  0,4246 EUR
• Q3/2023:  0,4237 EUR
• Q4/2023:  0,4259 EUR

De collectieve loonbonus mag in 2024 maximum 4.020 EUR per jaar/werknemer bedragen op sociaal vlak en 3.496 EUR per jaar/werknemer op fiscaal vlak. Als werkgever moet u een bijzondere bijdrage van 33% op deze bonus betalen. Uw werknemer is een solidariteitsbijdrage verschuldigd van 13,07%.

Via het bonussysteem van cao nr. 90 is het voor u als werkgever gunstiger en voordeliger om bonussen toe te kennen aan uw werknemers. Deze bonussen zijn voordelen die gebonden zijn aan de collectieve resultaten van een onderneming, een groep van ondernemingen of een (welomschreven) groep van werknemers, op basis van objectieve criteria.

Hieraan zijn een aantal voorwaarden gekoppeld. U moet rekening houden met de volgende sleutelcriteria:

• het hele systeem moet transparant zijn (zowel intern als extern);
• er moet onzekerheid bestaan over de realisatie van de doelstelling;
• er moeten collectieve resultaten worden beoogd;
• het voordeel wordt collectief uitgekeerd;
• het systeem moet objectiviteit nastreven (antidiscriminatiewet).

  
Bovendien is dit voordeel niet recurrent. Dit betekent dat uw werknemers geen verworven rechten kunnen doen gelden na het einde van de regeling, omdat de voordelen telkens eenmalig worden vastgesteld. Ze worden toegekend via een variabel systeem en hebben dus geen vast en bestendig karakter.

Vooraleer gebruik te kunnen maken van het systeem van niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen, moet u een hele procedure afronden én een specifiek plan opmaken.

Wilt u als werkgever in 2024 gebruikmaken van de loonbonus cao nr. 90? Dan moet u tijdig het bonusplan indienen (uiterlijk eind april 2024 voor bonusplannen voor 2024). Daarna controleren de bevoegde instanties de plannen op inhoud en na te leven modaliteiten. Wij kunnen u hierin zeker ondersteunen.

Sinds 1 december 2023 bedraagt de maximale telewerkvergoeding 151,70 euro per maand.

Als er sprake is van structureel en regelmatig telewerken, dan is deze vergoeding vrijgesteld van belastingen en socialezekerheidsbijdragen.

Door de toekenning van dit bedrag kunt u als werkgever tussenkomen in de kosten die uw werknemer maakt voor gebruik van kantoorruimte thuis, verwarming, elektriciteit, kleine kantoorbenodigdheden, water, koffie,...

De vermindering van deze doelgroepvermindering verlaagt vanaf 1 januari 2024 voor de eerste werknemer van maximaal 4000 EUR per kwartaal naar maximaal 3.100 EUR per kwartaal. De vermindering is al van toepassing voor werknemers aangeworven voor januari 2024. 

Daarnaast moet u ook rekening houden met de afschaffing van de verminderingen voor de aanwerving van een 4de, 5de en 6de werknemer.

Wij verwijzen hierbij ook graag naar onze nieuwsbrief van december 2023.

Sinds 1 januari 2024 bedraagt de fiscaal en sociaal vrijgestelde fietsvergoeding 0,35 EUR per getrapte kilometer (voordien was dit 0,27 EUR).

Tegelijk met deze verhoging geldt een jaarlijks plafond van 2.500 EUR. Zolang de jaarlijks betaalde fietsvergoeding onder dit plafond blijft, is deze vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. In de praktijk komt dit overeen met een (enkel) woon-werktraject van 17 kilometer, rekening houdend met 210 dagen woon-werkverkeer.
De bedragen betaald boven dit plafond zijn wél onderworpen aan sociale bijdragen en belasting.

Opgelet: er kunnen nog steeds afspraken gemaakt worden op sector- of ondernemingsniveau over de fietsvergoeding voor werknemers. Die kan ook lager zijn dan 0,35 EUR per kilometer.

Wanneer u als werkgever een voertuig ter beschikking stelt van uw werknemer dat ook voor privédoeleinden mag gebruikt worden, wordt aan de werknemer een “voordeel van alle aard” aangerekend. Dat bedrag hangt af van de catalogusprijs van de wagen, de leeftijd én de gemiddelde CO2-uitstoot van de wagen. Deze gemiddelde CO2-uitstoot wordt vergeleken met de referentie-uitstoot. Deze laatste waarde is tot vandaag nog niet gekend, waardoor de toe te passen formule voor 2024 nog onzeker is.

Door de verhoging van het aantal elektrische voertuigen zijn de emissies aanzienlijk gedaald (en dus ook de referentie-uitstoot), waardoor het voordeel van alle aard voor voertuigen met fossiele brandstoffen sterk is toegenomen.

Daarom wil minister van Financiën Vincent Van Peteghem de formule voor de berekening van de referentie CO2-uitstoot herzien om de impact op het belastbaar voordeel te beperken. De minister heeft een voorstel klaar om die belastingdruk te verminderen, maar de federale regering moet hierover nog een beslissing te nemen. Op 26 januari jl. werd er nog geen akkoord gevonden.

Voor de lonen van januari 2024 zullen vermoedelijk nog de parameters van 2023 gebruikt worden. Met de loonverwerking van februari 2024 (of maart 2024) zullen dan de nodige rechtzettingen gebeuren.

Op 22 december 2023 werd de wet houdende diverse fiscale bepaling aangenomen (BS 29.12.2023). Een aanpassing in deze wet gaat over de nettobestaansmiddelen voor kinderen ten laste.

Om als ten laste te worden beschouwd, moeten kinderen aan bepaalde voorwaarden voldoen. Een van deze voorwaarden is dat hun nettobestaansmiddelen niet hoger mogen zijn dan een bepaalde grens. Voor inkomstenjaar 2023 waren deze grenzen initieel vastgelegd op:

• Algemeen bedrag van 3.820 EUR
• Persoon ten laste van een alleenstaande: 5.520 EUR
• Kinderen met een handicap ten laste van een alleenstaande: 7.010 EUR

De nieuwe wet bepaalt dat het maximumbedrag van de nettobestaansmiddelen voor 2023 verhoogd wordt naar 7.010 EUR voor alle kinderen. Voor inkomstenjaar 2024 wordt dit 7.290 EUR voor alle kinderen.

Deze verhoging is gecreëerd om de negatieve gevolgen van de verhoging van de uren studentenarbeid op te vangen. Het gaat om een tijdelijke verhoging voor de jaren 2023 en 2024.

Voor de berekening van de nettobestaansmiddelen blijven de gewone regels van toepassing: u mag een kostenforfait toepassen om de nettobestaansmiddelen te bepalen, en de eerste 3.190 EUR voor inkomstenjaar 2023 (3.310 EUR voor inkomstenjaar 2024) van het loon van studentenarbeid moet niet meegerekend worden.

Op 1 februari 2024 voert de NMBS een jaarlijkse prijsaanpassing van treinkaarten door. Hierdoor stijgen de prijzen dit jaar met 5,9%.

Deze aanpassing kan leiden tot een hogere kost voor u als werkgever. In heel wat sectoren is de tussenkomst van de werkgever in de vervoerskosten immers gebaseerd op de prijs van de treinabonnementen.

Bekijk dus zeker de specifieke regels en bedragen in uw sector.

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Lieven Nissens, Payroll & HR Consultancy Director, of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.