Eindejaarstips voor werkgevers 2020

Omwille van de coronacrisis zag 2020 er ingrijpend anders uit. Velen van u maakten het afgelopen jaar onzekere tijden door. Naast de zorgen om de gezondheid leidde de pandemie wellicht ook tot heel wat kopzorgen op zakelijk vlak. De coronamaatregelen hebben een zware impact op onze economie en treffen sommige van onze ondernemers midscheeps. Sommige sectoren en ondernemingen krijgen het dan ook zwaar te verduren. Bovendien is nog onduidelijk hoe lang deze situatie aanhoudt.

In de laatste rechte lijn van de eindejaarsperiode geven wij u graag nog een aantal tips mee die belangrijk kunnen zijn voor uw personeelsbeleid, inclusief enkele steunmaatregelen waarop u nog beroep kunt doen en al een vooruitblik naar een aantal nieuwigheden voor 2021.

We naderen stilaan het einde van een bijzonder jaar. Bij heel wat werkgevers zullen er in deze coronatijden ongetwijfeld werknemers zijn die nog behoorlijk wat verlofdagen moeten opnemen. Het is daarom van belang even stil te staan bij de toepasselijke regels voor het opnemen van wettelijke vakantiedagen.

De basisregel is dat wettelijke vakantiedagen niet overgedragen mogen worden naar het volgende jaar. In onderling overleg tussen werkgever en werknemer moeten alle wettelijke vakantiedagen vóór 31 december 2020 opgenomen worden!

Aangezien de werkgever de verplichting heeft erop toe te zien dat zijn werknemers hun vakantie vóór het einde van het jaar opnemen, stemt u als werkgever best tijdig af met uw werknemer(s) wanneer de vakantiedagen ingepland kunnen worden. De werkgever moet zorgen voor een goede planning.

Ook ADV-dagen (Arbeidsduurvermindering) moeten voor het einde van het jaar opgenomen worden (aangezien het gaat om verlofdagen die toegekend worden met het oog op het naleven van de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur op jaarbasis, zoals voorzien in het paritair comité of binnen de onderneming), tenzij andersluidende bepalingen in bijvoorbeeld het arbeidsreglement.

Extralegale verlofdagen (bijvoorbeeld anciënniteitsverlof, buitenwettelijke verlofdagen,…) worden altijd in overleg tussen werkgever en werknemer opgenomen, rekening houdend met de bepalingen die bestaan op het niveau van de sector of de onderneming, of de bepalingen in het arbeidsreglement.

Een werknemer die in de onmogelijkheid verkeert om vóór het einde van het jaar alle wettelijke vakantiedagen op te nemen (bijvoorbeeld door overmacht, schorsing van de arbeidsovereenkomst door ziekte,…) heeft recht op de uitbetaling (door de werkgever) van het enkel vakantiegeld voor de niet-opgenomen vakantiedagen. Bij arbeiders is het de vakantiecheque die ze ontvingen van de vakantiekas (meestal de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie) die de niet-opgenomen vakantiedagen dekt.

Tijdelijke werkloosheid: de RVA zal slechts een werkloosheidsuitkering uitbetalen voor de dagen waarop de werknemer geen recht heeft op loon. Als door tijdelijke werkloosheid niet alle wettelijke vakantiedagen opgenomen zijn vóór het einde van het jaar, is er eventueel een cumul van (niet-opgenomen) vakantiedagen met dagen van tijdelijke werkloosheid. De RVA zal voor de niet-opgenomen vakantiedagen de uitkeringen tijdelijke werkloosheid weigeren.

Werknemers moeten ook hun wettelijke feestdagen (of vervangingsdagen) voor het einde van het jaar opgenomen hebben.
 

Op 6 november 2020 besliste de federale regering tot herinvoering van de vereenvoudigde procedure tijdelijke werkloosheid wegens corona-overmacht voor alle werkgevers, en dit zowel voor arbeiders als bedienden. Daarmee herneemt men dus de procedure zoals deze bestond vóór 1 september 2020.

In die zin kunnen alle situaties van tijdelijke werkloosheid, te wijten aan het coronavirus, opnieuw beschouwd worden als tijdelijke werkloosheid wegens corona-overmacht. De werkgever moet daarvoor niet langer erkend worden als een bijzonder hard getroffen onderneming. Hij moet ook niet langer behoren tot een uitzonderlijk hard getroffen sector (wat wel het geval was voor de maand september 2020).

Deze maatregel geldt voor de periode van 1 oktober 2020 tot en met 31 maart 2021.

De werknemer die tijdelijk werkloos is, ontvangt van de RVA een werkloosheidsuitkering die gelijk is aan 70% van het geplafonneerde loon (2.754,76 EUR per maand), vermeerderd met een bedrag van 5,63 EUR per dag, ten laste van de RVA.

Deze procedure mag ook toegepast worden bij:

• Sluiting van klas, school of kinderopvang, waardoor de werknemer afwezig moet blijven van het werk om voor de opvang van het kind te zorgen;
• Een werknemer die zelf in quarantaine geplaatst wordt;
• Een kind dat in quarantaine geplaatst wordt, waardoor de ouders de opvang van het kind moeten verzekeren.

Er werd een voorontwerp van programmawet goedgekeurd, waarbij het geboorteverlof (dit is de nieuwe benaming voor vaderschapsverlof) voor werknemers, zelfstandigen en ambtenaren vanaf 1 januari 2021 opgetrokken wordt van 10 naar 15 dagen.

Vanaf 1 januari 2023 wordt dit verder uitgebreid naar 20 dagen.

De bevestiging hiervan moet nog in het Belgisch Staatsblad verschijnen.

Deze uitbreiding betekent geen extra kost voor de werkgever. De werkgever moet enkel tijdens de eerste drie dagen van het geboorteverlof het loon uitbetalen. De overige dagen zijn ten laste van het ziekenfonds van de werknemer. De uitkering via het ziekenfonds bedraagt 82% van het geplafonneerde loon.

Al tijdens de eerste lockdown (vanaf maart 2020) moesten heel wat ondernemingen verplicht telewerk invoeren.

In toepassing van het Ministerieel Besluit van november 2020 is ‘telethuiswerk’ opnieuw verplicht voor alle werkgevers en werknemers die zij tewerkstellen, tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de functie of de continuïteit van de dienstverlening.
Indien telethuiswerk niet toegepast kan worden, moet u de nodige maatregelen nemen om de maximale naleving van de regels van social distancing te garanderen (een afstand van 1,5 meter tussen elke persoon), inclusief de nodige preventiemaatregelen. Personeelsleden die niet van thuis uit kunnen werken, moeten een attest voorleggen waarin de noodzaak van hun aanwezigheid op de werkplaats bevestigd wordt.
De ondernemingen en diensten die ‘noodzakelijk zijn voor de bescherming van de vitale belangen van de Natie en de behoeften van de bevolking’, zoals bedoeld in de bijlage van het Ministerieel Besluit, nemen alle nodige maatregelen om de regels van de social distancing in de mate van het mogelijke toe te passen.
Als er tijdens de coronacrisis al afspraken rond telethuiswerk gemaakt werden, dan is de tweede lockdown zeker het ideale moment om de gemaakte afspraken nog eens kritisch door te lichten en vast te leggen in een thuiswerkpolicy.

Ook al kan telewerk tijdens corona nog beschouwd worden als occasioneel telewerk door overmacht, toch is is het duidelijk dat dit steeds meer evolueert in de richting van structureel telewerk.

Bij het vastleggen van afspraken willen wij u vooral wijzen op de aspecten beschikbaarheid, arbeidstijd en controle, vergoeding, verzekering arbeidsongevallen en welzijn.

Ons kantoor kan u uiteraard begeleiden in het opstellen van een telewerkpolicy.

Om de financiële gevolgen van de coronacrisis te verzachten, nam de regering maatregelen ten gunste van werkgevers uit de privésector die verplicht moesten sluiten als gevolg van de ministeriële besluiten van 28 oktober en 1 november 2020 of die zwaar getroffen zijn door de coronamaatregelen.  

Het gaat om een premie die gelijk is aan de netto patronale basisbijdragen plus de patronale solidariteitsbijdragen voor studenten. Het gaat om de bijdragen die aan de RSZ verschuldigd zijn voor het derde kwartaal 2020.

Eerst wordt een voorlopige premie berekend (en toegekend) op basis van de aangiften van het eerste kwartaal 2020. 

Van zodra de aangiften voor het derde kwartaal ingediend zijn bij de RSZ, wordt de bijdrage voor dat kwartaal berekend en vergeleken met het bedrag van de voorlopige premie die eerder toegekend werd:

• Is de premie gebaseerd op het derde kwartaal lager dan de voorlopige premie, dan behoudt de werkgever de voorlopige premie. Hij moet niets terugstorten.
• Is de premie gebaseerd op het derde kwartaal hoger dan de voorlopige premie, dan wordt het verschil bijgepast.

Als werkgever kunt u zelf al nagaan of u voor deze compensatievergoeding in aanmerking komt. Dit kunt u doen via de onlinedienst ‘Check RSZ-compensatie’.
Als u via dit kanaal vaststelt dat u niet in aanmerking komt voor de premie, maar ervan uitgaat dat u daar toch aanspraak op kan maken, dan kunt u dit standpunt meedelen via een onlineformulier.
 

De regering wil vanaf 1 januari 2021 werkgevers de mogelijkheid geven om een gedeelte van de bedrijfsvoorheffing die ingehouden moet worden op het loon, niet door te storten naar de overheid. Het gaat om een nieuwe vrijstelling van doorstorting bedrijfsvoorheffing die werkgevers moet stimuleren om meer opleidingen voor hun werknemers te voorzien.

Per werknemer waarvoor ze minstens 10 bijkomende opleidingsdagen organiseren bovenop wat nu reeds wettelijk voorzien is, kan de werkgever genieten van de vrijstelling. Deze opleidingsdagen moeten binnen een periode van 30 kalenderdagen vallen. 
Voor KMO’s zijn de voorwaarden soepeler: 5 bijkomende opleidingsdagen binnen 75 kalenderdagen.

De focus ligt vooral op werkgevers die vandaag weinig of geen opleidingen aanbieden. Men wil hen aanmoedigen te investeren in de vorming van werknemers, om er op die manier voor te zorgen dat deze sterker op de arbeidsmarkt staan.

De vrijstelling bedraagt 11,75% en wordt berekend op het loon in de maand waarin de opleiding plaatsvond. Het loon waarmee rekening wordt gehouden in de berekening is geplafonneerd op EUR 3.500 (bruto).

Opgelet: de concrete modaliteiten moeten nog verder uitgewerkt worden.

Een nieuwe werkgever die vandaag een eerste werknemer aanwerft, kan genieten van een volledige vrijstelling van de patronale basisbijdragen RSZ, en dit onbeperkt in de tijd. Dit is nog steeds van toepassing voor aanwervingen die gebeuren tot uiterlijk 31 december 2020.

Het regeerakkoord voorziet dat de federale regering deze doelgroepvermindering voor eerste aanwerving zal verlengen voor aanwervingen tot uiterlijk 31 december 2021.

Tussentijds (lees: in de loop van 2021) is wel een evaluatie voorzien van deze maatregel. Wijzigingen in de toekomst zijn dus steeds mogelijk.

Deze info is dus nog steeds onder voorbehoud, in afwachting van de officiële publicatie in het Belgisch Staatsblad. Wordt dus zeker vervolgd!

Ter info geven wij u ook mee dat er ook nog steeds een vermindering van de RSZ-werkgeversbijdragen wordt voorzien voor de aanwerving van de 2de tot de 6de werknemer.

Wilt u uw medewerkers belonen voor de geleverde inspanningen tijdens de voorbije periode, en tegelijk de sectoren in crisis en lokale handelaars ondersteunen?

Dan kunt u bijvoorbeeld een consumptiecheque aanbieden aan uw personeel.

Om de handel, horeca-, sport- en cultuursector te steunen, besliste de regering eind juni 2020 immers om werkgevers toe te laten hun werknemers een (para)fiscaal interessante consumptiecheque te schenken. 

Als werkgever kunt u dus een consumptiecheque aanbieden aan uw werknemer(s). U mag deze cheques toekennen tot uiterlijk 31 december 2020.

De cheques zijn geldig tot en met 7 juni 2021. Momenteel vraagt de Nationale Arbeidsraad (NAR) om de uiterste bestedingsdatum te verlengen naar 31 december 2021.

Voor werknemers zijn deze consumptiecheques vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing als aan alle voorwaarden is voldaan (onder andere een maximale nominale waarde van 10 EUR per cheque, in totaal maximum 300 EUR per werknemer,…).

Voor u als werkgever is dit volledig fiscaal aftrekbaar als beroepskost.

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Lieven Nissens, HR Consultancy Director, of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek