Nieuwe ficheverplichtingen voor kosten eigen aan de werkgever of de vennootschap vanaf inkomsten 2022

Vanaf het inkomstenjaar 2022 moet u rekening houden met nieuwe ficheverplichtingen. De fiscus wil deze kostenvergoedingen veel beter kunnen controleren. Voor elk type van vergoeding zal het bedrag op de fiche moeten staan.

Vanaf het inkomstenjaar 2022 moet u alle vaste en variabele kostenvergoedingen verplicht opnemen op de fiches 281.10 (werknemers) of 281.20 (bedrijfsleiders). Deze vergoedingen zijn niet belastbaar bij de werknemer of de bedrijfsleider als ze bestemd zijn voor het dekken van de eigen redelijke kosten van de werkgever of de vennootschap en deze vergoedingen ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten besteed werden.

Er zijn drie soorten kosten eigen aan de werkgever of aan de vennootschap:

1. Forfaitaire of vaste vergoedingen volgens ernstige normen: hierbij gaat het onder meer om de forfaitaire thuiswerkvergoeding voor werknemers, de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen of de vergoeding voor verblijfskosten zoals federale ambtenaren die kunnen ontvangen (mits voldaan is aan bepaalde voorwaarden), de kostenvergoedingen die specifiek aanvaard zijn door de Dienst Voorafgaande Beslissingen en de vergoedingen die op een ernstige manier zijn vastgesteld bij herhaalde waarnemingen en steekproeven.
2. Forfaitaire of vaste vergoedingen niet overeenkomstig ernstige normen.
3. Vergoedingen op basis van bewijsstukken.
    

Op de fiches 281.10 (werknemers) en 281.20 (bedrijfsleiders) zal u deze drie verschillende categorieën, samen met het corresponderende bedrag, moeten vermelden. Bij de eerste en derde categorie zal de loutere vermelding “JA” niet meer volstaan. 

De terugbetaling kan ook gebeuren via een creditering van de rekening-courant van een bedrijfsleider bij een vennootschap. Ook deze toekenning moet u op de fiche  verantwoorden.

Daarom bevelen we aan om de kosten van de werkgever of vennootschap zoveel mogelijk te betalen met een debet- of een creditkaart van de werkgever of vennootschap. Op die manier hebt u minder zware administratieve verplichtingen bij de opmaak van de fiches.
 

Bij de derde categorie zal, op basis van een parlementaire vraag van Dhr. Christian Leysen (dd. 09/03/2022), een terugbetaling van een beroepskost bij de werkgever of de vennootschap op basis van een rechtsgeldige factuur op naam van de werkgever of de vennootschap, niet vermeld moeten worden op de fiche.

Welke mogelijke sancties riskeert u als u de fiches begin 2023 over het inkomstenjaar 2022 niet correct hebt ingediend?

Bij de vaste vergoedingen zal er in de vennootschapsbelasting, naast een administratieve boete, een aanslag als geheim commissieloon kunnen opgelegd worden (100% van de vergoeding). Bij de variabele kosten kan een niet-correcte fiche enkel aanleiding geven tot een administratieve boete.

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Herman Deprouw, Partner / Fiscaal accountant of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.