Extra verplichtingen inzake UBO-registratie

Sinds 31 oktober 2018 is elke vennootschap, VZW en stichting verplicht om haar uiteindelijke begunstigden te registreren in het UBO-register. Deze registratieplicht is nu verder uitgebreid. Deze bijkomende verplichtingen gelden ook voor alle bestaande UBO-registraties. Wat deze nieuwe verplichtingen precies voor u betekenen, leest u hier. 

Het koninklijk besluit van 23 september 2020 heeft de verplichtingen omtrent de UBO-registratie uitgebreid. Niet alleen moet bijkomende informatie verstrekt worden, bij elke UBO-registratie moeten nu ook documenten worden toegevoegd. Belangrijk is dat deze wijzigingen gelden voor elke registratie na de inwerkingtreding van dit KB, maar ook voor alle reeds geregistreerde UBO’s.

Een eerste belangrijke wijziging is de verplichting om in het UBO-register een document toe te voegen, dat aantoont dat de informatie m.b.t. de uiteindelijke begunstigden “adequaat, nauwkeurig en actueel” is. Het KB bepaalt echter niet specifiek welke documenten moeten worden toegevoegd. De FOD Financiën verduidelijkt op haar website dat het kan gaan om de volgende documenten: een kopie van het aandelenregister, de statuten, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte of elk ander document (gelegaliseerd als afkomstig uit een derde land). De beoordeling of een bepaald document aantoont dat de geregistreerde informatie “adequaat, nauwkeurig en actueel” is, wordt overgelaten aan de informatieplichtige zelf. 

Voor de entiteiten waarvan de uiteindelijk begunstigden makkelijk te identificeren zijn, zal deze documentatieplicht eenvoudig na te leven zijn. Denken we bijvoorbeeld aan een vennootschap met aandeelhouders (natuurlijke personen) die elk 50% van de aandelen bezitten. Een kopie van het aandelenregister geldt hier als voldoende bewijs. Maar aandeelhouders zijn niet altijd natuurlijke personen, vaak is er sprake van een holding of zelfs van een hele cascade aan tussenliggende entiteiten. In zo’n geval moet niet alleen die hele cascade aan tussenliggende entiteiten worden geregistreerd, maar zal men ook m.b.t. deze hele structuur de nodige documenten moeten toevoegen. De vraag is of in dat geval bv. een organigram van de groep volstaat.

Een andere praktische vraag is welke documenten moeten worden aangeleverd wanneer de uiteindelijk begunstigden van een vennootschap behoren tot de derde categorie (hoger leidinggevend personeel). Vaak kwalificeren de bestuurders als het hoger leidinggevend personeel. Hun benoeming blijkt dan uit de inschrijving in de KBO van de vennootschap. Moeten er dan nog wel extra documenten worden toegevoegd? Navraag bij de FOD Financiën leert dat men vereist dat ook het bewijs wordt geleverd dat er niemand als UBO in de eerste categorie (meer dan 25% van kapitaal en/of stemrechten) en/of de tweede categorie (zeggenschap via andere middelen) kwalificeert. Is het toevoegen van een kopie van het aandelenregister waaruit blijkt dat niemand meer dan 25% van de aandelen in bezit heeft dan een oplossing? In theorie wel, maar anderzijds bent u niet verplicht om de gegevens mee te delen van aandeelhouders die niet kwalificeren als UBO. En wellicht wensen deze aandeelhouders ook niet dat hun gegevens meegedeeld worden. Mogelijks biedt het anonimiseren van bepaalde documenten hier een oplossing.

Kortom, een nieuwe bijkomende verplichting die nog heel wat praktische vragen oproept. Verwacht wordt dat de FOD Financiën haar FAQ omtrent deze materie verder zal aanvullen (zie: https://financien.belgium.be/nl/E-services/Ubo-register). Op heden heerst echter nog veel onduidelijkheid.

Hoe dan ook, is er nu toch actie vereist. Alle entiteiten die hun UBO’s hebben geregistreerd vóór 11 oktober 2020, hebben nog tot 30 april 2021 de tijd om aan deze verplichting te voldoen. Voor nieuwe registraties of wijzigingen na 11 oktober 2020 hadden deze documenten in principe onmiddellijk moeten toegevoegd worden. Heeft u dit nog niet gedaan, is het aangewezen dit alsnog zo spoedig mogelijk in orde te brengen. Overtredingen van de UBO-regelgeving kunnen aanleiding geven tot een boete voor de bestuurders van de desbetreffende entiteit tussen 250 en 50.000 EUR. 

De praktische modaliteiten van het opladen van dergelijke documenten zijn beschreven in de gebruikshandleidingen voor wettelijke vertegenwoordigers of mandatarissen op de website:

• ­    Voor vennootschappen: https://financien.belgium.be/sites/default/files/Wettelijke_Vertegenwoordiger_0.pdf 
• ­    Voor VZW’s en stichtingen: https://financien.belgium.be/sites/default/files/Wettelijke_Vertegenwoordiger_VZW_0.pdf.

Goed om weten is dat de toegevoegde documenten enkel zichtbaar zijn voor de bevoegde autoriteiten. 

Een tweede belangrijke wijziging geldt voor vennootschappen met onrechtstreekse uiteindelijke begunstigden, d.i. de situatie waarbij de UBO (natuurlijke persoon) via één of meer tussenliggende entiteiten meer dan 25% van het kapitaal en/of de stemrechten beschikt. Het KB vermeldt nu uitdrukkelijk dat al deze tussenliggende entiteiten zich moeten registreren in het UBO-register (i.p.v. een registratie met vermelding van een gewogen gemiddelde). Gezien in de FAQ van de FOD Financiën reeds werd bepaald dat elke tussenliggende entiteit moest geregistreerd worden, zal dit in de praktijk voor weinig entiteiten een aanpassing betekenen.

Nieuw is ook dat wanneer een vennootschap UBO’s registreert in de tweede categorie (zeggenschap via andere middelen) nu uitdrukkelijk moet worden aangegeven hoe deze zeggenschap precies wordt uitgeoefend.  

Sinds de invoering van het UBO-register kan een UBO vragen dat de informatie die op hem betrekking heeft, volledig of gedeeltelijk verborgen wordt gehouden. Dit verzoek wordt enkel toegekend in specifieke omstandigheden. In geval dit verzoek geweigerd wordt door de bevoegde administratie, kan een UBO op basis van de gewijzigde wetgeving nu reeds twee maanden na ontvangst van de negatieve beslissing van de Administratie van de Thesaurie een nieuw verzoek indienen via elektronische weg of via aangetekend schrijven. Desgevallend kan de UBO verzoeken om eveneens mondeling gehoord te worden. 

Tot slot mag men niet uit het oog verliezen dat elke wijziging m.b.t. een UBO binnen de maand moet worden geregistreerd. Ook moeten de informatieplichtigen jaarlijks hun geregistreerde gegevens bevestigen. Om technische redenen heeft de FOD Financiën voor 2020 alle informatie automatisch bevestigd. Indien de UBO-registratie in tussentijd geen wijzigingen heeft ondergaan, moet de eerstvolgende jaarlijkse bevestiging dus uiterlijk op 30 april 2021 gebeuren. Een maand voor de uiterste datum van jaarlijkse bevestiging zal er door de administratie een herinnering naar de informatieplichtige entiteit worden gestuurd via de eBox (te raadplegen via MyMinfin).

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Liesbet Uyttenhove, Legal Director, of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.