Telewerk: kosten eigen aan de werkgever

De versnelde toename van telewerk is ongetwijfeld een van de meest ingrijpende gevolgen van de overmachtssituatie die het coronavirus heeft gecreëerd. Van 15 maart tot 3 mei 2020 was telewerk verplicht in alle niet-essentiële sectoren. In die periode hebben de medewerkers van Baker Tilly trouwens heel wat klanten geadviseerd rond de praktische modaliteiten van wat toen als ‘occasioneel’ telewerk werd beschouwd, maar nu steeds meer evolueert naar ‘structureel’ telewerk.

Ook vanaf 4 mei 2020 bleef telewerk sterk aanbevolen. Ondertussen hebben zowel werknemers als werkgevers de voordelen van thuiswerk leren kennen. Door de stijgende populariteit van telewerk kan deze werkvorm wel eens het ‘nieuwe normaal’ worden en dus steeds meer een duurzame maatregel worden. In dit artikel leert u welke vergoedingen werkgevers ten laste kunnen nemen bij structureel telewerk.

Goede afspraken maken goede vrienden. Daarom raden we elke onderneming aan om een geformaliseerd telewerkbeleid uit te werken. Op die manier ontstaat een duidelijk kader voor alle medewerkers (hr-policy, schriftelijke overeenkomst, interne communicatie,…). Voor sommige werkgevers betekent dit ook dat ze sneller moeten schakelen op het vlak van IT-investeringen en digitalisering (zoals het ter beschikking stellen van de nodige technologie, het gebruik van nieuwe tools, enzovoort).

Voor we ingaan op het ‘juridisch in orde zijn’, staan we kort even stil bij enkele andere aspecten van telewerk.

Naast de vele voordelen van telewerk (aanpak van het mobiliteitsprobleem, minder fileleed, klimaat,…) vragen we de nodige aandacht voor de volgende aspecten:

• Veel werkgevers moeten nog aan de slag gaan met het opbouwen van een vertrouwenscultuur rond telewerk, zodat dit beter aansluit bij de cultuur en de waarden binnen de organisatie.
• Het (samen)werken met teams zal op een andere manier ingevuld moeten worden, met bijvoorbeeld meer aandacht voor de betrokkenheid tussen werknemers onderling en tussen werknemers en de organisatie.
• Leidinggevenden moeten leren omgaan met ‘leiding geven op afstand’: sommigen vrezen immers de controle te verliezen over hun werknemers of hebben het moeilijk om medewerkers vanop afstand aan te sturen.
• Werkgever en werknemer moeten zorgen voor een duidelijke omkadering thuis: de werkgever zorgt voor een goede ‘connectiviteit’ (vereiste apparatuur en hulpmiddelen voor thuiswerk), terwijl - in het kader van welzijn op het werk - ook de werknemer zelf een grote verantwoordelijkheid draagt bij de inrichting van zijn thuiskantoor (met een afzonderlijke werkruimte, voldoende verlichting en verluchting, een ergonomische bureaustoel en -tafel,…).
• Extra aandacht voor de werk-privébalans van medewerkers is nodig, want velen van hen denken onterecht dat ze de klok rond beschikbaar moeten zijn.

Hieronder frissen we uw kennis op over het juiste juridische kader om thuiswerk correct vast te leggen binnen uw organisatie. Zoals we eerder al signaleerden, zijn een thuiswerkpolicy en een bijlage bij de arbeidsovereenkomst in dit kader sterk aan te bevelen.

In CAO nr. 85 wordt telewerk omschreven als een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarbij, met gebruikmaking van informaticatechnologie, werkzaamheden op regelmatige basis en niet incidenteel buiten de bedrijfslocatie worden uitgevoerd.

De werkgever moet de apparatuur beschikbaar stellen, installeren en onderhouden die noodzakelijk is voor telewerk. Bovendien neemt de werkgever alle kosten van de communicatie en de verbindingen die verband houden met het telewerk voor zijn rekening.

Gebruikt de telewerkende werknemer zijn eigen apparatuur? In dat geval zijn de aan het telewerk verbonden kosten voor de installatie, werking en onderhoud van informaticaprogramma’s voor rekening van de werkgever.

Onder bepaalde voorwaarden kan een werkgever een forfaitaire vergoeding toekennen als terugbetaling van kosten wanneer de werknemers regelmatig en structureel thuiswerken. Die vergoeding dient dan om de kosten te dekken die de werknemers maken en die ten laste komen van de werkgever. 

Hieronder vindt u een handig overzicht van de kosten die terugbetaald kunnen worden, inclusief de voorwaarden om vrijgesteld te worden van sociale zekerheidsbijdragen en personenbelasting (bedrijfsvoorheffing).

Als algemeen beginsel geldt dat een kostenvergoeding enkel vrijgesteld is als tegelijk de volgende voorwaarden vervuld zijn:

• de kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking (en zijn eigen aan de werkgever)
• de kosten zijn reëel
• de juistheid van de uitgaven kan door de werkgever met bewijsstukken verantwoord worden (dus de vergoeding werd werkelijk aan dergelijke kosten besteed).  

Toch kunnen een aantal kosten - eigen aan de werkgever - vergoedingen ook op forfaitaire basis toegekend worden, weliswaar binnen bepaalde grenzen die verduidelijkt werden in circulaires. Dit levert het volgende overzicht van spelregels op:

 ¹Vergoeding voor bureaukosten ter compensatie van kosten van inrichting en gebruik van een bureau, zoals nutsvoorzieningen (verwarming/elektriciteit/water), kantoorbenodigdheden, printer- en computermateriaal, verzekering, onroerende voorheffing,...

Dit betekent dat onder de huidige regeling voor thuiswerk een onbelast bedrag van 169,48 EUR per maand of 2.033,76 EUR per jaar kan toegekend worden als vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever. Als de realiteit toelaat om een hoger bedrag toe te kennen, dan is het algemeen beginsel van toepassing dat (1) de vergoeding bestemd moet zijn om de kosten eigen aan de werkgever te dekken en (2) de vergoeding ook werkelijk aan dergelijke kosten werd besteed.  

Zoals we hierboven al aankaartten, draagt de werknemer een eigen verantwoordelijkheid bij de inrichting van een comfortabel thuiskantoor (afzonderlijke werkruimte), met de nodige aandacht voor de ergonomie (goede bureaustoel, juiste verlichting,…).

Zoals steeds moet u ook hier de gebruikelijke fiscale spelregels volgen:

• de bedragen die gelden als vergoeding van kosten eigen aan de werkgever, moet u vermelden op de individuele loonfiches 281.10
• geen dubbel gebruik van forfaitair bedrag en werkelijke kost voor werkgevers en werknemers. Werknemers die een forfaitaire thuiswerkvergoeding ontvangen en in hun aangifte personenbelasting werkelijke beroepskosten bewijzen, moeten eventueel hun beroepskosten verminderen met de forfaitaire thuiswerkvergoeding
• terugbetaling van kosten met betrekking tot pc, internet en thuiskantoor zijn voor de werkgever aftrekbare kosten in de vennootschapsbelasting.   Wanneer ook andere kosten aan de werknemer terugbetaald worden (zoals bijvoorbeeld representatiekosten, parking, taxi, enzovoort), dan gelden de normale aftrekbeperkingen in de vennootschapsbelasting in hoofde van de werkgever. 

Onze afdeling HR Consultancy Services kijkt er naar uit om u hierbij te ondersteunen bij het opmaken van een ‘telewerkovereenkomst’ als addendum bij de arbeidsovereenkomst, het uitwerken van een policy structureel telewerk en andere documenten.

Dit zorgt immers ook voor duidelijke afspraken rond:

• werkrooster en werkuren
• beschikbaarheid van de werknemer(s)
• overleg tussen medewerker en leidinggevende
• momenten van fysieke aanwezigheid op kantoor
• vergoeding van eventuele kosten
• verzekering bij ongevallen op het werk (waarbij de telewerker betrokken is).

Meer weten? 

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Lieven Nissens, HR Consultancy Director, of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.