Ruimere ficheverplichting op komst voor kosten eigen aan de werkgever

Vakartikels

Vanaf 1 januari 2022 zal steeds via individuele fiches het totale bedrag van de terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever moeten worden verantwoord. Dit betekent dat niet alleen de forfaitaire kosten, maar ook de terugbetalingen op basis van bewijsstukken zullen moeten worden vermeld op de fiches. Deze maatregel is van toepassing voor zowel werknemers (fiche 281.10) als bedrijfsleiders (fiche 281.20). 

Kosten eigen aan de werkgever zijn kosten die de werknemer maakt in het kader van zijn arbeidsovereenkomst, maar in principe ten laste vallen van de werkgever. De werkgever heeft voor de terugbetaling van dergelijke kosten de keuze tussen het terugbetalen van het werkelijke bedrag van de kost (bijvoorbeeld aan de hand van facturen) of op forfaitaire wijze. In het eerste geval gaat het over variabele vergoedingen. Wanneer de kosten op forfaitaire wijze worden terugbetaald, spreekt men van vaste vergoedingen

Vandaag bepaalt artikel 57 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992 (hierna: WIB92) dat vaste vergoedingen (kosten terugbetaald op forfaitaire wijze) slechts als beroepskosten worden aangenomen wanneer ze worden verantwoord door individuele fiches (lees: fiche 281.10 voor werknemers en fiche 281.20 voor bedrijfsleiders). Voor de terugbetaling van kosten op basis van bewijsstukken was het tot nu toe voldoende om op de fiche te vermelden “JA bewijsstukken”.

Aan artikel 57 WIB92 wordt door de wet van 27 juni 2021 (BS 30 juni 2021) een tweede lid toegevoegd: variabele vergoedingen (kosten terugbetaald op basis van bewijsstukken) toegekend vanaf 1 januari 2022 zullen ook moeten worden verantwoord door de werkgever aan de hand van individuele fiches. Dit betekent dat vanaf die datum het bedrag van de terugbetaling zal moeten worden vermeld. Het niet verantwoorden heeft geen impact op de niet-aftrekbaarheid in hoofde van de werkgever, zoals bij de forfaitaire kosten. Er kan echter een administratieve boete tussen 50 EUR en 1.250 EUR opgelegd worden voor de niet- naleving van de ficheverplichting.

Verder bepaalt de circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever in het kader van thuiswerk dat vanaf diezelfde datum het volledige bedrag van alle kostenvergoedingen (zowel forfaitair als variabele kostenvergoeding) moeten worden gemeld op de fiscale fiche. Vandaag is dit enkel het geval voor forfaitaire vergoedingen die niet gebaseerd zijn op ernstige normen. 

Ook variabele vergoedingen moeten vanaf 2022 verantwoord worden. 

Deze wetswijziging past in het breder kader van de anti-witwaswetgeving en de huidige context waarin thuiswerk en de terugbetaling van de daaraan verbonden eigen kosten van de werkgever steeds belangrijker worden. Op die manier is er een wettelijke basis voor het meedelen van zowel vaste als variabele onkostenvergoedingen aan de belastingadministratie. Dit zal er uiteraard ook toe leiden dat een controle op eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen en terugbetalingen van kosten op grond van werkelijke bewijsstukken eenvoudiger zal verlopen.  

Meer weten?

Als klant van Baker Tilly kunt u contact opnemen met Audrey De Bevere, Individual Tax Partner, Yves Coppens, Individual Tax Partner of uw dossierverantwoordelijke.
Nog geen klant? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.